Prestige, visibilité optimale, protection de la vie privée…, la domiciliation commerciale a tout pour plaire aux entrepreneurs. Toutefois, toutes les offres sur le marché ne se valent pas. Ainsi, pour éviter les mauvaises surprises, bien choisir sa domiciliation se révèle essentiel.
Découvrez justement dans cet article 10 conseils d’experts qui vous permettront de sélectionner votre société domiciliataire pour y fixer le siège de votre entreprise. Ce dossier vous est proposé par Kandbaz, partenaire du Coin des Entrepreneurs.
1. Vérifier l’agrément préfectoral
L’agrément préfectoral témoigne du sérieux et de la fiabilité d’une entreprise de domiciliation commerciale. En effet, cette autorisation apporte la preuve que cette dernière peut exercer son activité de domiciliation en toute légalité. Délivré par la Préfecture territorialement compétente, cet agrément s’avère ainsi primordial pour lui permettre de proposer ses services à des entreprises, professions libérales et associations.
D’ailleurs, le numéro d’agrément préfectoral tient un rôle crucial dans la réalisation des formalités auprès du greffe du Tribunal de commerce. Effectivement, depuis 2012, fournir ce numéro devient une obligation pour toute procédure d’immatriculation ou de changement d’adresse. Sans quoi, vous risquez le rejet de votre dossier par le greffier.
2. Vérifier que le centre dispose bien d’une salle de réunion
La mise à disposition par l’entreprise domiciliataire d’une salle de réunion confidentielle est obligatoire. C’est d’ailleurs une des conditions qui permet l’obtention de l’agrément.
Parallèlement l’existence d’espaces de travail vous permettra :
- La réception de vos clients, fournisseurs, investisseurs…
- L’accueil de vos réunions d’équipe
- La réalisation de vos entretiens d’embauche
- Etc.
En général, les sociétés domiciliataires proposent des salles de réunion en location. Vérifiez donc auprès de votre centre de domiciliation si celui-ci vous permet de louer ces espaces professionnels de manière ponctuelle ou permanente.
3. Ne pas hésiter à visiter le centre
Sautez le pas et rendez-vous sans hésiter auprès de l’entreprise de domiciliation qui a su susciter votre intérêt. Cela vous permet de savoir si elle répond effectivement à vos exigences et vos attentes. En accomplissant une visite sur le terrain, vous pouvez même vous assurer de la conformité des lieux et du confort offert. De l’aménagement aux équipements et mobiliers mis à disposition, ne négligez rien. Aucun détail ne doit vous échapper.
Par la même occasion, n’oubliez surtout pas de jeter un coup d’œil au mode de fonctionnement du centre. Dans cette optique, pensez à regarder comment sont classés les courriers. L’organisation vous convient-elle ? De votre point de vue, le service est-il efficace ? Rappelez-vous, la société domiciliataire doit vous simplifier la vie en ce qui concerne la gestion de votre correspondance.
4. Vérifier les options d’expédition du courrier
Votre entreprise de domiciliation commerciale peut vous libérer de certaines tâches chronophages comme la gestion du courrier. De la réception à la réexpédition, en passant par le tri, le stockage et éventuellement la numérisation de votre courrier, la structure peut se charger de tout suivant vos besoins. Néanmoins, l’offre de gestion de correspondance peut différer d’une société à l’autre. Raison pour laquelle vous devez vous informer sur les options présentées, notamment en matière d’expédition du courrier :
- Réexpédition partielle ou intégrale
- Fréquence de la réexpédition postale : par semaine, tous les 15 jours, etc.
- Renvoi anticipé
- Réexpédition postale pendant les vacances ou congés
Vérifiez aussi que l’envoi par mail des courriers est proposé (scan to mail).
5. Vérifier les services additionnels
Outre son activité de domiciliation et son offre de gestion de courrier, une entreprise domiciliataire peut également vous proposer d’autres prestations supplémentaires :
- Permanence téléphonique
- Secrétariat
- Mise à disposition de bureaux
- Assistance juridique
- Etc.
Disponibles en option, ces services additionnels varient en fonction de la société. Ainsi, un centre en particulier peut vous proposer les prestations, dont vous avez réellement besoin.
6. Discuter avec le ou la responsable de centre
Toujours dans le but de vous faire une idée du sérieux d’une société de domiciliation, prenez le temps de rencontrer et de discuter avec son responsable. Celui-ci doit alors pouvoir apporter des réponses à vos interrogations et dissiper vos doutes. En outre, comme il va devenir l’un de vos principaux interlocuteurs au sein du centre, vous devez bâtir une bonne relation avec lui. Cela contribue en plus à votre sérénité d’esprit d’avoir une personne de confiance prête à vous aider tout au long du processus de domiciliation.
7. Privilégier les centres de domiciliation qui proposent un espace client en ligne
Dans un souci de praticité et d’efficacité, mieux vaut opter pour un centre de domiciliation qui vous permet de disposer d’un espace client dédié. Effectivement, à l’heure actuelle, vous avez tout à fait la possibilité de domicilier votre entreprise en ligne. De même, vous pouvez parfaitement bien gérer votre domiciliation sans vous déplacer, car cela s’opère de manière dématérialisée. De nombreuses démarches peuvent d’ailleurs s’opérer depuis votre espace client en ligne :
- Accès au courrier numérisé
- Réservation d’une salle de réunion
- Demande d’une copie du contrat de domiciliation commerciale
- Etc.
8. Regarder les avis Google ou Avis vérifiés
Pour ne rien rater du choix de votre domiciliation, vous avez tout intérêt à consulter les avis laissés sur internet. Cela vous permet de connaître les opinions des autres domiciliés du centre. Que ce soit sur Google, Avis Vérifiés ou un autre site de confiance, leurs retours d’expérience vous donnent l’opportunité d’en savoir davantage sur une société domiciliataire, ses points forts et ses points faibles. De quoi vous aider dans votre décision !
9. S’informer sur le mode de paiement
Le règlement de vos frais de domiciliation et du coût de votre souscription à des services additionnels peut s’effectuer de différentes façons : virement bancaire, carte bancaire… Quoi qu’il en soit, les paiements de votre domiciliation sont la plupart du temps mensuels. Dès lors, pour vous faciliter autant que possible la tâche, vérifiez que vous pouvez mettre en place un prélèvement automatique.
10. Vérifier que les conditions générales de vente sont bien disponibles sur le site du centre
Une entreprise de domiciliation commerciale qui se respecte dispose d’un site sur lequel vous pouvez souscrire au service mais également gérer votre domiciliation de A à Z depuis votre espace client. Cependant, un site fiable doit afficher les conditions générales de vente (CGV). En effet, celles-ci encadrent vos relations avec le centre et vous fournissent des informations essentielles, notamment sur vos responsabilités en cas de litiges.
