Dans de nombreuses entreprises, l’employeur accorde des avantages en nature aux salariés. Ces avantages en nature peuvent porter sur différents éléments : véhicule, téléphone, ordinateur, repas… Nous vous expliquons dans ce dossier le fonctionnement complet des avantages en nature aux salariés : définition, évaluation, traitement social, comptable et fiscal.
Nous abordons ici les avantages en nature qui concernent les salariés.
Définition des avantages en nature
Les avantages en nature peuvent être définis comme les avantages (biens ou services) fournis par l’employeur à ses salariés sans contrepartie ou moyennant une participation du salarié inférieure à leur valeur réelle de la prestation et pour une utilisation privée.
On retrouve principalement dans les avantages en nature les éléments suivants : logement, véhicule, repas, téléphone et ordinateur.
La fourniture d’avantages en nature par l’employeur
L’avantage en nature peut être prévu :
- dans une convention ou un accord collectif de travail,
- dans le contrat de travail du salarié concerné,
- par un usage,
- ou par un engagement unilatéral de l’employeur.
Lorsqu’il est prévu par convention ou accord collectif , par un usage ou par un engagement unilatéral de l’employeur, tous les salariés doivent en bénéficier sauf si des conditions particulières sont fixées.
Pour attribuer un avantage en nature à un salarié uniquement, il faut généralement le prévoir dans le contrat de travail directement ou dans un avenant.
Remarque : un salarié peut être uniquement rémunéré par avantages en nature lorsque le montant global de ceux-ci respecte la limite du Smic.
Comment évaluer les avantages en nature ?
En principe, il convient d’évaluer un avantage en nature suivant la valeur réelle de l’avantage accordé au salarié.
Toutefois, des grilles d’évaluation forfaitaire sont prévues pour plusieurs éléments : véhicule, repas, logement et NTIC (ordinateur, tablette, téléphone, internet, logiciel…).
Précisions sur les avantages en nature véhicule
L’avantage en nature véhicule correspond au cas où l’employeur met un véhicule à disposition permanente d’un salarié : la quote-part d’utilisation à titre privé du véhicule est un avantage en nature.
L’avantage en nature véhicule est notamment caractérisé lorsque le salarié dispose du véhicule le weekend et durant ses congés.
Deux options d’évaluation de l’avantage en nature véhicule sont possibles :
- l’évaluation suivant les dépenses réellement engagées,
- ou l’évaluation au forfait.
Les dépenses réellement engagées
Pour un véhicule acheté, les dépenses réelles comprennent l’amortissement du véhicule (valeur TTC) sur 5 ans (ou 10 ans si le véhicule a plus de 5 ans), les frais d’entretien TTC, l’assurance.
Pour un véhicule loué, les dépenses réelles correspondent le coût global de la location, l’assurance et les frais d’entretien.
L’avantage se calcule en appliquant au total des dépenses réelles le prorata d’utilisation à titre personnel. Si des frais de carburant utilisés pour l’usage privé sont payés par l’employeur, ils doivent être ajoutés.
L’évaluation au forfait
Pour un véhicule acheté, l’avantage est égal à 9% du coût d’achat TTC du véhicule (ou 6% si le véhicule a plus de 5 ans). Si les frais de carburant sont payés par l’employeur, soit ils sont ajoutés pour leur montant réel, soit le taux est augmenté à 12% (ou 9% si le véhicule a plus de 5 ans).
Pour un véhicule loué, l’avantage est égal à 30% du coût global de la location, de l’assurance et des frais d’entretien. Si les frais de carburant sont payés par l’employeur, soit ils sont ajoutés pour leur montant réel, soit le taux est augmenté à 40%. Le montant est ici plafonné à l’évaluation qui aurait été obtenue pour un véhicule acheté.
En cas de mise à disposition en cours d’année, le montant de l’avantage doit être ajusté au prorata du nombre de mois de mise à disposition.
Précisions sur les avantages en nature logement
L’avantage en nature logement correspond à la fourniture par l’employeur d’un logement au salarié dont il est propriétaire ou locataire. La mise à disposition du logement au salarié peut être gratuite ou contre une faible participation non assimilable à un véritable loyer.
Deux options d’évaluation pour l’avantage en nature logement sont possibles :
- l’évaluation en fonction de la valeur locative servant de base pour l’établissement de la taxe d’habitation,
- ou l’utilisation du barème forfaitaire prévu par la loi.
Le barème d’évaluation forfaitaire est disponible sur le site de l’Urssaf : barème avantage en nature logement. L’eau, le gaz et l’électricité sont notamment compris dans le montant prévu par ce barème.
Remarque : le remboursement par l’employeur du loyer d’un bail conclu directement au nom du salarié n’est pas un avantage en nature. Il s’agit toutefois d’un avantage qui sera également soumis aux cotisations sociales.
Précisions sur les avantages en nature repas
La fourniture par l’employeur d’un repas à un salarié constitue un avantage en nature sauf pour les salariés en déplacement professionnel (il s’agit dans ce cas de frais professionnels).
Une évaluation forfaitaire minimale est prévu pour les avantages en nature repas : 4,80 euros par repas pour 2018. Une convention collective peut prévoir une évaluation supérieure.
En cas de fourniture par l’employeur d’un repas en cantine aux salariés, voici les règles d’évaluation :
- si la participation du salarié est inférieure à 50% du montant de l’évaluation forfaitaire (4,80 euros), l’avantage en nature est égal au montant de l’évaluation forfaitaire moins la participation du salarié ;
- si la participation du salarié est inférieure à 50% du montant de l’évaluation forfaitaire (4,80 euros), il n’y a pas d’avantage en nature.
Précisions sur les avantages en nature NTIC
La mise à disposition par l’employeur d’outils NTIC aux salariés utilisables à titre privé constitue en principe un avantage en nature.
Nous faisons le point en détail à ce propos dans ce dossier : les avantages en nature NTIC.
Traitement social, fiscal et comptable des avantages en nature
Les avantages en nature constituent un élément de salaire, voici le traitement social, comptable et fiscal applicable.
Cotisations sociales sur les avantages en nature
En tant qu’élément de salaire, les avantages en nature sont assujettis aux cotisations sociales.
La base d’imposition aux cotisations sociales des avantages en nature correspond à la valeur de l’avantage dont bénéficie le salarié, c’est-à-dire l’économie qu’il réalise.
Lorsque le salarié supporte une partie du coût du service, seule la partie supportée par l’employeur est soumise aux cotisations sociales.
Imposition des avantages en nature
Pour le salarié qui bénéficie d’un ou de plusieurs avantages en nature, le montant de l’avantage est imposable à l’impôt sur le revenu dans la catégorie des traitements et salaires.
Pour l’entreprise, la dépense préalable liée à l’avantage en nature accordé à un salarié est déductible du résultat imposable, sauf si la nature de la dépense l’exclut.
Comptabilisation des avantages en nature
Nous vous proposons sur notre site Compta-Facile un dossier complet sur le traitement comptable des avantages en nature.
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