Lorsqu’une entreprise prévoit d’embaucher un salarié, elle doit commencer pour budgétiser le coût lié au recrutement. Les charges à prévoir concernent plusieurs éléments. Il y a tout d’abord les rémunérations et les cotisations sociales, qui constituent la majeure partie du budget. Ensuite, il faut également budgétiser toutes les dépenses additionnelles : la mutuelle collective, les équipements nécessaires pour exercer l’activité et les frais de gestion (paie, contrat de travail).
Dans ce dossier, Le Coin des Entrepreneurs vous propose des informations et des conseils pour vous aider à budgétiser le coût à prévoir au niveau de l’embauche d’un salarié :
- Le budget à prévoir au niveau de la rémunération du salarié
- Le budget à prévoir au niveau des cotisations sociales du salarié
- Le budget à prévoir au niveau de la mutuelle d’un salarié
- Les autres dépenses à prévoir pour l’embauche d’un salarié
Le budget à prévoir au niveau de la rémunération du salarié
En contrepartie du travail qu’il effectue dans l’entreprise, le salarié perçoit une rémunération. À ce niveau, il est nécessaire de distinguer deux notions importantes :
- la rémunération nette, qui correspond au salaire que vous versez au salarié,
- la rémunération brute, qui correspond à la rémunération indiquée dans le contrat de travail. Elle comprend les cotisations sociales salariales. Au niveau de l’entreprise, ce montant est donc divisé en deux : une partie reversée au salarié (le net) et une partie reversée à l’Urssaf (les cotisations salariales).
Concernant le budget au niveau de la trésorerie, un salarié perçoit généralement sa rémunération en fin de mois ou au début du mois suivant.
Le budget à prévoir au niveau des cotisations sociales du salarié
Les cotisations sociales d’un salarié sont un second élément important à prévoir dans le budget d’une embauche. Elles sont composées de deux éléments :
- les cotisations sociales salariales, qui sont prélevées sur la rémunération brute du salarié,
- les cotisations sociales patronales, qui sont prises en charge par l’employeur.
Le budget global à prévoir pour l’embauche d’un salarié (rémunération + cotisations sociales) est donc égal à la somme du montant de la rémunération brute et du montant des cotisations sociales patronales.
Pour réaliser une simulation du budget à prévoir au niveau des cotisations sociales suite à l’embauche d’un nouveau salarié, vous pouvez utiliser le simulateur ci-dessous proposé par l’Urssaf. Pour affiner vos prévisions, vous pourrez ensuite préciser quel est le type de contrat de travail (CDI, CDD, contrat d’apprentissage…) puis intégrer de nombreuses données qui impactent le calcul des cotisations sociales : tickets restaurants, heures supplémentaires, temps partiel, statut cadre ou non…
L’outil vous permet de budgétiser précisément le coût total dépensé par l’entreprise au niveau du salarié (rémunération brute + cotisations patronales) :
Concernant le budget au niveau de la trésorerie, les cotisations sociales (salariales + patronales) sont payées mensuellement ou trimestriellement, selon le choix de l’entreprise. Le paiement s’effectue en même temps que la déclaration sociale nominative (DSN) à l’Urssaf.
Le budget à prévoir au niveau de la mutuelle d’un salarié
Tout employeur du secteur privé a l’obligation de proposer une couverture complémentaire santé collective à ses salariés (quelques exceptions sont toutefois prévues). Cette couverture leur permet de bénéficier d’un régime de remboursement complémentaire des frais de santé.
Un contrat d’assurance collective est conclu par l’entreprise. Au niveau de la prise en charge, la participation financière de l’employeur doit être au moins égale à 50 % de la cotisation. Il est donc nécessaire de budgétiser ce coût pour l’embauche d’un salarié. Pour obtenir une estimation précise, il faut demander un devis auprès d’un assureur.
Les autres dépenses à prévoir pour l’embauche d’un salarié
Plusieurs autres dépenses additionnelles doivent être prises en compte pour budgétiser le coût lié à l’embauche d’un salarié. Pour commencer, il se peut que l’entreprise ait besoin de solliciter les services d’un cabinet de recrutement pour trouver des candidats. Dans ce cas, il faut budgétiser la commission facturée par le cabinet. En général, cette commission se situe entre 15% et 25% du salaire brut annuel du candidat recruté.
Ensuite, il faut également prévoir les frais de gestion. Ceux-ci comprennent tout d’abord les dépenses liées à la rédaction du contrat de travail puis à la gestion de la paie. Approximativement, vous pouvez budgétiser entre 100 et 200 euros pour la rédaction du contrat de travail, puis une trentaine d’euros chaque mois pour l’établissement du bulletin de salaire (coût d’une fiche de paie).
Ensuite, un recrutement s’accompagne généralement de plusieurs dépenses pour créer le poste de travail du nouveau salarié et lui permettre d’exercer son activité. Il peut notamment s’agir d’un bureau, d’un ordinateur, de fournitures administratives, d’équipements et d’outillage, de vêtements de travail, d’un véhicule de fonction…
Enfin, en fonction du poste du salarié, d’autres frais directement liés à son activité peuvent être nécessaires : frais de déplacement, frais de restauration, frais de télécommunication (téléphone, internet).
