Quand faut-il clôturer l’exercice social d’une société ?

Toutes les sociétés doivent obligatoirement avoir une date d’ouverture et une date clôture pour chaque exercice social. Ces informations doivent être spécifiées dans les statuts de la société. Le choix de la date de clôture de l’exercice social constitue l’un des nombreux sujets à traiter pour créer une nouvelle société.

Dans ce dossier, Le Coin des Entrepreneurs vous renseigne au sujet des règles sur la date de clôture de l’exercice social, sur les travaux à réaliser après la clôture d’un exercice social et sur les informations qu’il faut indiquer dans les statuts.

Les travaux à réaliser à la clôture de l’exercice social

Le dirigeant de la société va devoir se charger de finaliser la comptabilité de l’exercice et de réaliser les opérations qui permettront d’établir les comptes annuels de la société (bilan, compte de résultat et annexe comptable). Pour cela, il dispose d’un peu de temps, car l’essentiel consiste à respecter les échéances légales pour :

• Le dépôt de la déclaration des résultats à l’administration fiscale et la liquidation de l’impôt sur les sociétés (IS). Pour l’IS, le solde est à verser au plus tard 3 mois et demi après la clôture et, par exception, le 15 mai de l’année suivante pour les sociétés qui clôturent au 31 décembre.
• La tenue de l’assemblée générale annuelle des associés pour approuver les comptes de l’exercice et décider de l’affectation du résultat. Cette réunion doit se dérouler dans les six mois qui suivent la clôture de l’exercice social.
• Le dépôt des comptes annuels au registre du commerce et des sociétés (RCS) dans les 2 mois suivant l’approbation des comptes pour le dépôt par voie électronique (et dans le mois en cas de dépôt papier).

Quelle date choisir pour la clôture de l’exercice social ?

À ce niveau, il n’y a qu’une seule règle à respecter : l’exercice social de la société doit avoir une durée de 12 mois (nous verrons tout de même qu’il y a une exception pour le premier exercice social d’une nouvelle société, et en cas de changement de date de clôture). Pour des raisons de simplicité, de nombreuses sociétés calent les périodes de leur exercice social sur l’année civile, avec un exercice qui commence début janvier et qui se termine le 31 décembre de chaque année. Toutefois, vous êtes libre de fixer les dates comme vous le souhaitez, l’essentiel étant de respecter la durée de 12 mois.

Si vous avez une activité saisonnière, il est peut-être préférable d’éviter de placer la date de clôture de l’exercice social de votre société pendant ou juste avant une période de forte activité. Dans une telle situation, il est préférable de privilégier une période calme pour que vous ayez le temps de vous charger des travaux de clôture.

Pour le premier exercice social de votre société, vous pouvez avoir un exercice social d’une durée supérieure ou inférieure à 12 mois. Toutefois, il existe une limite à ne pas dépasser : l’exercice social ne peut pas s’étaler sur une période s’étalant sur plus de deux années civiles.

Enfin, sachez que les dates d’ouverture et de clôture d’exercice comptable choisies initialement peuvent être modifiées ultérieurement si vous en exprimez le besoin. Pour cela, vous devez respecter la procédure pour les changements qui entraînent une modification des statuts.

L’indication à inscrire dans les statuts de la société

Les statuts d’une société doivent apporter des précisions sur l’exercice social d’une société. La clause insérée dans les statuts qui traite de l’exercice social doit indiquer :

• la date d’ouverture et la date de clôture de chaque exercice social (par exemple du 1^er janvier au 31 décembre de chaque année),
• et la date de clôture du premier exercice social lorsqu’il est prévu un premier exercice avec une durée spécifique. C’est notamment le cas lorsque l’on souhaite effectuer un premier exercice d’une durée supérieure à 12 mois.

Voici quelques exemples utilisés dans des statuts de société concernant la clôture de l’exercice social :

• Si l’exercice social coïncide avec l’année civile, vous pouvez indiquer la mention suivante : « L’exercice social commence le 1^er janvier de chaque année et se termine le 31 décembre de chaque année. »
• Si l’exercice social ne coïncide pas avec l’année civile, vous pouvez indiquer la mention suivante : « L’exercice social commence le (à compléter) et se termine le (à compléter) de l’année suivante ».