L’assemblée générale est le seul organe réellement prévu par la Loi pour une association. C’est, d’ailleurs, le plus important de tous. Cela dit, les associations disposent d’une importante liberté dans l’organisation de leurs assemblées générales. Elles peuvent prévoir plusieurs catégories d’AG, comme les AG ordinaires ou les AG extraordinaires, mais cette distinction n’est pas obligatoires. De plus, les statuts doivent prévoir les majorités applicables, ainsi que les modalités de convocation des sociétaires et de tenue des assemblées. Voici ce qu’il faut retenir au sujet des assemblées générales d’une association.
L’assemblée générale : l’organe essentiel d’une association
La Loi encadre assez peu le fonctionnement des associations dites « Loi 1901 ». Elle n’impose, par exemple, pas leur mode de direction. Cela dit, la jurisprudence a fait de l’assemblée générale l’organe essentiel d’une association.
À défaut de précision dans les statuts de l’association, c’est, en effet, la collectivité des sociétaires, réunis en assemblée, qui décide des actes ne relevant pas de la gestion courante de l’association.
Les différentes formes d’assemblées générales associatives
En pratique, on constate que les associations instaurent deux catégories d’assemblées : les AG ordinaires et les AG extraordinaires. Les AGE prennent les décisions les plus importantes et graves, comme la modification des statuts par exemple ou la dissolution de l’association. Les AGO, quant à elles, se penchent sur des questions plus courantes. Cela dit, la Loi n’impose pas cette distinction, directement inspirée du fonctionnement des sociétés commerciales.
Les assemblées générales ordinaires
Les modalités de convocation et de tenue des AGO sont prévues dans les statuts. Ces derniers peuvent les imposer selon une certaine périodicité (une fois par an, tous les semestres…). La plupart du temps, il appartient au président de l’association ou à l’un des administrateurs de convoquer l’assemblée générale. Toutefois, cette règle n’est pas d’ordre public et il est tout à fait envisageable de déléguer ce pouvoir à un autre organe (comme le trésorier par exemple). Une AG peut aussi être réunie à la demande d’un certain nombre de sociétaires.
Les AGO sont généralement compétentes pour statuer sur les comptes de l’association. C’est à cette occasion que les dirigeants de l’association présentent leurs rapports. Il s’agit du rapport moral du président et rapport financier du trésorier. Par ailleurs, les AGO décident également du sort des actes qui affecte le patrimoine de l’association. Enfin, elle se prononce généralement sur les dirigeants (nomination, renouvellement et révocation) ainsi que sur les adhérents (exclusion notamment).
Les assemblées générales extraordinaires
Les assemblées générales extraordinaires statuent, comme indiqué ci-dessus, sur les questions les plus graves. Il s’agit, en général, des opérations qui emportent la modification des statuts comme le transfert de siège (si l’adresse précise figure dans les statuts ; information non-obligatoire) ou encore le changement d’activité ou de nom.
Les AGE se caractérisent notamment par l’application de majorités renforcées. L’adoption d’une décision nécessitera, par exemple, l’accord d’au moins 75 % des sociétaires. Les statuts peuvent également prévoir un quorum. Ce dernier correspond au nombre minimum de membres présents ou représentés pour que l’assemblée puisse valablement délibérer.
Une fois encore, les modalités de convocation et de tenue des assemblées générales extraordinaires doivent obligatoirement être prévues dans les statuts de l’association.
La convocation des adhérents d’une association
Ce sont les statuts qui déterminent le mode de convocation des sociétaires. À ce sujet, les règles sont assez libres, pourvu qu’elles soient adaptées à la situation. Il est possible de prévoir des convocations individuelles ou une convocation collective, par l’intermédiaire d’un affichage dans les locaux de l’association par exemple.
À défaut de dispositions contraires dans les statuts, il convient de procéder à la convocation de tous les adhérents de l’association, y compris ceux qui ne sont pas à jour du paiement de leur cotisation. Autrement, les statuts peuvent créer des catégories de membres, ayant accès à certaines assemblés générales et pas à d’autres.
L’exercice du droit de vote des sociétaires
Sauf mention contraire des statuts, chaque sociétaire à jour du paiement de sa cotisation d’adhésion possède une voix. Également, si les statuts ne prévoient pas de disposition particulière au sujet de conditions de majorité, c’est la majorité simple des sociétaires présents ou représentés qui s’applique, pour toute décision.
Bien évidemment, les statuts peuvent – et ont intérêt – à prévoir les majorités applicables. Enfin, il faut obtenir l’accord unanime de tous les membres pour les décisions qui entraînent une modification des statuts (sauf clause contraire des statuts) et pour celles qui ont pour effet d’augmenter les engagements des sociétaires.
Le droit de vote des sociétaires peut faire l’objet d’aménagements, voire de limitations. Ainsi, les statuts peuvent valablement prévoir différentes catégories de membres : voix prépondérante, voix avec droit de veto, voix consultative, etc.
Le formalisme lié aux assemblées générales
En général, il est recommandé d’établir une feuille de présence. Les statuts de l’association peuvent imposer ce document, ou un règlement intérieur. La feuille de présence permet d’éviter tout risque de contestation et des litiges potentiels. Les informations à y faire figurer sont : le nom, le prénom et l’adresse de chaque sociétaire présent/représentée. Il est opportun de faire signer chaque intéressé.
Également, sauf clause contraire des statuts, la rédaction d’un procès-verbal n’est, en principe, pas obligatoire. Le PV reste toutefois indispensable à notre sens, pour des questions de preuve notamment. Il est d’usage de consigner les PV d’une association dans un registre spécial : le registre des délibérations. Les associations qui obtiennent des subventions publiques doivent obligatoirement établir et conserver des PV.
