Les entreprises sont entrées, depuis plusieurs années maintenant, dans un processus de transformation numérique. Ce phénomène touche aussi la gestion de la paie et des ressources humaines. Les logiciels de paie automatisée inondent le marché. Ils permettent de minimiser l’intervention humaine en supprimant les tâches chronophages dépourvues de toute valeur ajoutée. Ils promettent de faire gagner du temps. « Automatiser la paie de l’entreprise », qu’est-ce que cela signifie ? Comment fonctionne l’automatisation et quels sont ses avantages et ses inconvénients ? Voici les réponses à ces questions.
L’automatisation de la paie : définition
Automatiser la paie de son entreprise c’est utiliser une solution informatique pour produire les bulletins de paie du personnel et effectuer les déclarations sociales. Le but est de rendre le traitement le plus automatisé possible, avec une intervention humaine minimale.
La plupart du temps, cette solution facilite le paiement des salaires en générant des listes de virements. Mais l’utilité de du processus ne s’arrête pas là. De nombreuses prestations enrichissent les fonctionnalités : simulation de paie, édition de tableaux de bords périodiques, suivi de la masse salariale, etc.
Au-delà, le logiciel de paie peut permettre de centraliser la gestion des ressources humaines (gestion du temps de travail, des absences, des congés, des notes de frais…). Il s’occupe également de la tenue des documents RH (registre unique du personnel).
L’automatisation de la paie de l’entreprise est une technique qui permet de simplifier les démarches administratives en supprimant les tâches chronophages, à faible valeur ajoutée. Elle s’inscrit dans une logique de transformation numérique de la gestion des ressources humaines.
Le logiciel de paie automatisée peut faire partie d’un Système d’Information Ressources Humaines (SIRH). C’est un système informatique qui combine plusieurs logiciels – ou « briques logicielles » – et qui permet de gérer et d’automatiser les fonctions RH : paie, recrutement, évolutions de carrières, formations, prestations sociales, plannings…
L’automatisation de la paie : mise en place et fonctionnement
Avant d’automatiser la paie de l’entreprise, il convient de trouver une solution de gestion. Il en existe de nombreuses (PayFit, ADP, Cegid, Sage, Openpay, Nibelis…) et le choix est souvent difficile. La comparaison doit se baser sur plusieurs critères et le prix ne suffit pas, à lui seul, à trancher. Il faut notamment étudier les besoins de l’entreprise et vérifier l’adéquation entre ces derniers et les fonctionnalités proposées par la solution.
Après avoir choisi son logiciel de paie, l’entreprise doit se structurer pour s’assurer de l’utiliser efficacement. Cette étape nécessite une revue des processus internes : un audit. Puis, il faut définir une organisation performante : attribuer des rôles et des droits d’accès, mettre en place des outils de collecte d’informations, créer des procédures de vérification, etc. Au final, cela revient à répondre concrètement à la question « qui fait quoi, et comment ? ».
La plupart du temps, l’éditeur du logiciel assure lui-même le paramétrage global de son application. L’entreprise doit personnaliser certaines parties. Cela dit, elles ne sont généralement pas essentielles quant à son fonctionnement. L’éditeur propose également une formation à ses futurs utilisateurs, au début du contrat. Certaines formules proposent un support disponible pour répondre aux questions (Chat, Email, téléphone).
Pour le reste, le logiciel de paie automatisé fonctionne très simplement. L’entreprise recueille toutes les informations nécessaires (absences, congés, heures complémentaires/supplémentaires, primes…). Ensuite, elle les intègre elle-même dans la solution de gestion. Elle contrôle les éléments et édite les fiches de paie. L’outil calcule automatiquement les charges sociales et remplit les déclarations obligatoires (DSN) après validation de la session de paie.
L’automatisation de la paie : avantages et inconvénients
L’automatisation de la paie présente trois avantages majeurs. Tout d’abord, cette technique permet à l’entreprise de converser la maîtrise du processus RH. Elle n’est pas dépendante d’un prestataire externe comme un expert-comptable ou une société spécialisée en paie par exemple. Son organisation interne lui permet d’être plus réactive pour répondre aux besoins des salariés. Elle ne doit, en effet, pas attendre le retour du gestionnaire pour répondre aux demandes. Enfin, le coût global de cette solution est généralement moins important. On estime qu’une fiche de paie coûte environ 10 € mois cher lorsqu’elle est automatisée (plutôt qu’une paie externalisée).
Automatiser la paie n’est toutefois pas sans inconvénients. Cette solution est, en général, peu adaptée aux dossiers complexes. Également, elle nécessite des contrôles et vérifications et impose donc souvent la présence d’un gestionnaire de paie spécialisé en interne. L’enjeu est donc double : trouver la (ou les) bonne(s) personne(s) ainsi que la bonne solution informatique. Enfin, les données de l’entreprise ne sont pas centralisées : une partie d’entre elles sont hébergées chez l’éditeur du logiciel. L’entreprise n’a pas la main mise sur leur sécurisation, ce qui peut potentiellement poser un problème de confidentialité (en fonction du lieu de stockage des données).
