Parallèlement à la numérisation, l’automatisation est devenue indispensable à la bonne gestion des petites structures : en tant micro-entrepreneur, vos journées sont par nature extrêmement chargées : en plus de vos rendez-vous clients et prestations, vous avez bien souvent la charge des pans administratifs de votre entreprise.
De nombreux dirigeants ont déjà opté pour l’automatisation de certaines tâches de gestion. Le plus souvent, elle est effectuée par un système informatique, logiciel ou plateforme, qui exécute les tâches répétitives et chronophages. Outre un temps précieux gagné sur votre journée de travail, l’automatisation vous « libère » de contraintes et vous permet de vous consacrer davantage à la stratégie de croissance de votre entreprise.
Quelles tâches de gestion automatiser ?
Les dirigeants de petites structures sont de véritables couteaux-suisses et doivent penser à tout, tout le temps, être sur tous les fronts. Difficile aujourd’hui de faire sans l’automatisation : inventaire, prise de rendez-vous, fichier client, facturation. En plus d’un gain de temps, l’automatisation permet d’éviter les erreurs humaines et de limiter vos coûts de gestion, puisqu’elle accomplit des tâches que d’autres professionnels auraient dû effectuer, telles que la comptabilité ou le secrétariat.
Faites le bilan des tâches administratives qui vous semblent trop rébarbatives et envahissantes, et listez les logiciels qui répondraient au mieux à vos besoins.
Quels sont les avantages de l’automatisation ?
Le premier avantage de l’automatisation est une meilleure maîtrise des opérations et gestion du temps. Et le temps, c’est de l’argent ! La programmation d’un envoi automatique de SMS à vos clients 24h avant chaque rendez-vous permet d’éviter les « no show ». Dans la même veine, l’automatisation des rappels de paiements par SMS vous évite des heures de relances pas toujours agréables à vos clients.
L’automatisation peut également conférer le don d’ubiquité ! En créant une section « Questions » sur votre site internet ou réseaux sociaux, un robot répond systématiquement aux questions les plus fréquentes de vos clients et prospects.
Ces automatisations nécessitent peu de programmation, allègent votre quotidien, et influent positivement sur votre productivité. Cela mène forcément à une meilleure rentabilité !
Autre point essentiel : choisissez un outil de gestion qui intègre les outils que vous utilisez quotidiennement, tels que Zoom, Google, Facebook, Square, Wix, Paypal ou encore WordPress. Cela permet une synchronisation des informations d’un outil à l’autre, et plus aucun risque de perte de données !
Un outil de gestion, comme vcita par exemple, permet d’automatiser toutes ces tâches.
Exemple d’automatisation de tâches administratives
Petit exercice à présent ! Imaginez combien de temps vous auriez passé, sur une période d’un mois, à relancer chaque client, soit pour obtenir un paiement, soit pour rappeler un rendez-vous ? Pensez ensuite à quelle activité plus passionnante mais aussi rentable, vous auriez pu vous consacrer en automatisant ces tâches. Conséquent, non?
Et si l’automatisation optimisait non seulement votre emploi du temps, mais aussi votre Relation client ? Par exemple, la mise en place d’un Portail client automatisé représente un réel atout pour l’image de votre entreprise. À vous de le personnaliser : prise ou report de rendez-vous, modification d’horaire, sont des musts.
De même pour la mise à jour automatique des données du CRM par vous ou votre équipe, (historique des prestations, particularités), grâce à laquelle vous avez une connaissance approfondie des comptes clients et délivrez une prestation sur-mesure. Cela crée également de la proximité et détourne de la concurrence.
En choisissant l’automatisation, vous améliorez votre Relation client, sécuriser vos processus et opérations, tout en gagnant du temps sur votre journée. De quoi vous consacrer davantage à la stratégie de développement de votre entreprise, ou pourquoi pas aussi, à votre vie personnelle !
