Chaque année, les associés d’une SAS doivent délibérer sur l’approbation des comptes de l’exercice et sur l’affectation du résultat. En principe, une assemblée générale annuelle doit être réunie après la clôture de l’exercice. Toutefois, dans une SAS, une consultation est également possible. Pour prendre connaissance de la procédure à suivre, il est nécessaire de se référer aux statuts de la société.
Dans ce dossier, Le Coin des Entrepreneurs vous propose un calendrier des principales étapes liées à la tenue de l’assemblée générale annuelle des associés d’une SAS.
Quelques rappels au sujet de l’assemblée générale annuelle des associés en SAS
Chaque année, les associés d’une SAS doivent délibérer sur l’approbation des comptes de l’exercice et sur l’affectation du résultat. En principe, une assemblée générale annuelle doit être réunie après la clôture de l’exercice. Toutefois, dans ce type de société, une consultation est tout à fait possible pour délibérer sur l’approbation des comptes.
Il faut donc se référer aux statuts de la société pour prendre connaissance des règles à suivre afin de convoquer l’assemblée générale annuelle ou de réaliser tout autre mode de consultation.
Calendrier de l’assemblée générale annuelle des associés d’une SAS
Voici le calendrier à respecter pour la préparation de l’assemblée générale annuelle d’une SAS, avec les principales étapes dans l’ordre chronologique.
L’information sur les conventions réglementées
Les dirigeants de la SAS doivent informer le commissaire aux comptes sur les conventions réglementées conclues en respectant les délais prévus par les statuts.
Cette étape ne vise donc que les SAS ayant un commissaire aux comptes.
La préparation des comptes annuels
Les dirigeants de la SAS doivent établir les comptes annuels, le rapport de gestion et le texte des résolutions avant la date de convocation des associés à l’assemblée générale annuelle, car ces documents devront leur être communiqués.
En présence d’un commissaire aux apports, ce travail doit être anticipé car les dirigeants doivent préalablement adresser ces documents au commissaire aux comptes 1 mois au moins avant la date de convocation de l’assemblée générale annuelle des associés.
La convocation des associés à l’assemblée
Les statuts de la SAS déterminent les modalités de convocation des associés de la SAS à l’assemblée générale annuelle. Il convient donc de s’y référer. La convocation doit notamment préciser l’ordre du jour, la date et le lieu de l’assemblée. La convocation s’accompagne de la communication de plusieurs informations aux associés, notamment : les comptes annuels, le rapport de gestion, le texte des résolutions proposées aux associés.
En présence d’un commissaire aux apports, il est nécessaire de joindre son rapport en annexe de la convocation.
La tenue de l’assemblée générale annuelle ou de la consultation
L’assemblée générale annuelle des associés ou la consultation doit se dérouler conformément à ce qui est prévu par les statuts de la société. Il convient donc, à nouveau, de s’y référer pour prendre connaissance du processus à suivre.
À l’occasion de la réunion, les associés doivent délibérer sur les points suivants :
- L’approbation des comptes annuels, qui pourront être approuvés ou rejetés ;
- L’affectation du résultat de l’exercice (c’est ici que l’on décide de verser un dividende) ;
- L’approbation de certaines dépenses non déductibles, ;
- Et l’examen de tous les autres points inscrits à l’ordre du jour.
À l’issue de la réunion, les dirigeants de la SAS doivent rédiger un procès-verbal d’assemblée qui relatera le déroulement des débats et les décisions prises par les associés.
Le dépôt des comptes sociaux au greffe
Dans le mois qui suit la date de l’assemblée ou de la consultation, les dirigeants de la SAS doivent déposer au greffe du tribunal de commerce. Désormais, cette démarche peut s’effectuer en ligne sur la plateforme du guichet unique de l’INPI. En cas de dépôt électronique, le délai est repoussé à deux mois après la date de l’assemblée ou de la consultation.
Les règles sont identiques à celles indiquées pour la SAS sans commissaire aux comptes (voir ci-dessus) sauf qu’il est également nécessaire de déposer au greffe :
- Le rapport du commissaire aux comptes sur les comptes annuels, ;
- Le cas échéant, les observations du commissaire aux comptes sur les modifications apportées par l’assemblée sur les comptes.
La mise en paiement des dividendes
Si les associés de la SAS ont voté une distribution de dividendes lors de l’assemblée générale annuelle, la mise en paiement des montants doit intervenir au plus tard avant la fin du 9ème mois qui suit la date de clôture de l’exercice.
