Prévisionnel : budgétiser les achats et les charges externes

Créer mon entrepriseLa réalisation de la partie financière d’un business plan nécessite de travailler sur l’estimation des charges prévisionnelles liées au projet.

L’équipe du Coin des entrepreneurs vous propose un dossier spécial en deux parties pour vous aider dans le cadre de l’estimation des charges prévisionnelles de votre projet.

L’importance de l’estimation des charges prévisionnelles

L’estimation de vos charges prévisionnelles est aussi importante que l’estimation de votre chiffre d’affaires prévisionnel. Une mauvaise appréciation de plusieurs postes de charges importants fausse votre calcul de la rentabilité, vos prévisions de trésorerie et votre plan de financement.

D’apparence simple, on retrouve des erreurs significatives d’estimation de charges, par omission ou par mauvais chiffrage, dans la plupart des business plan établis.

Notre objectif est de vous aider dans l’appréciation de vos charges prévisionnelles et de vous sensibiliser afin de veiller à prendre en compte toutes les charges prévisibles liées au projet.

Pour cela, nous vous proposons un dossier en plusieurs parties :

• Etapes 1 et 2 : la marge prévisionnelle et les charges externes
• Etapes 3 et 4 : les salaires et les charges sociales des dirigeants et des salariés
• Etape 5 : les charges financières 
• Etapes 6 et 7 : les amortissements et les autres charges
• Etape 8 : les impôts et taxes

Etape 1 : la marge prévisionnelle

Le premier travail au niveau des charges prévisionnelles consistent à étudier la marge prévisionnelle : quels sont les achats directs que je dois effectuer pour parvenir à réaliser le chiffre d’affaires prévu ?

En fonction de votre secteur d’activité, vous n’êtes pas forcément concerné par cette étape :

• Pour les activités de négoce, il s’agit des achats de marchandises nécessaires à la réalisation des ventes prévues ;
• Pour les activités de production, il s’agit des achats nécessaires à la réalisation de la production prévue ;

Exemple : une activité de boulangerie nécessite d’acheter des matières premières pour fabriquer le pain et les pâtisseries (farine, levure, sucre, eau…).

• Pour les activités de travaux, il s’agit des achats nécessaires à la réalisation des chantiers prévus… ;
• Pour beaucoup de prestataires de services, il n’y aura par contre aucun achat préalable à effectuer pour réaliser une prestation.

Pour parvenir à estimer correctement ce poste d’achat, il y a plusieurs méthodes :

Se baser sur le taux de marge du secteur d’activité

Les achats prévisionnels sont ici estimés grâce au taux de marge du secteur (qui peut être minoré ou majoré suivant les projets). Pour cela, il convient de bien connaître le métier et d’être certain de pouvoir atteindre ce taux.

Il faut idéalement s’être préalablement rapproché de ses futurs fournisseurs pour obtenir un catalogue de prix voir des devis, et avoir une expérience dans le domaine d’activité. Le taux du secteur d’activité doit être idéalement local car il peut y avoir des disparités à l’échelle nationale.

Lorsque plusieurs activités sont prévues, il convient de les segmenter et de ne pas pratiquer un taux de marge global.

Exemple : pour une activité de bar – brasserie, il convient de scinder la partie vente de plats, vente de boissons alcoolisées, vente de boissons non alcoolisées et ventes de desserts, qui ont souvent un taux de marge différent.

Analyser l’opération unitairement par produit ou service

Ici, l’approche est différente. Plutôt que de s’appuyer sur le taux de marge prévu, on analyse unitairement une opération de vente, de production ou de prestation. Une analyse par étape doit être menée pour chaque catégorie de vente, de production ou de prestation prévue :

1. lister tous les éléments nécessaires à la réalisation d’une vente, d’une production ou d’une prestation,
2. allouer la quantité d’éléments nécessaires pour une unité,
3. et affecter le coût d’achat hors taxes pour obtenir chaque élément.

Prenons l’exemple d’une entreprise de construction de vélo : pour réaliser un vélo, j’ai besoin d’acheter un cadre à 30 euros hors taxes, deux pneus à 10 euros hors taxes, une chaîne à 5 euros hors taxes, un guidon… L’ensemble des éléments nécessaires à sa réalisation implique un achat global de X euros hors taxes.

Ensuite, il convient de scinder le chiffre d’affaires global prévu en nombre de ventes à réaliser, de produits à fabriquer ou de prestations à réaliser et par catégorie, pour parvenir à chiffrer les achats à prévoir.

Calculer sa marge commerciale prévisionnelle

Voici un complément d’information qui vous indiquera comment calculer votre marge brute, votre marge nette, votre taux de marge et votre taux de marque :

La marge commerciale de l’entreprise

Etape 2 : les charges externes prévisionnelles

On constate dans cette catégorie de charges prévisionnelles de nombreuses erreurs, que ce soit par oublis ou par mauvaises appréciations, qui peuvent sérieusement fausser le business plan.

Une démarche possible au niveau du travail sur les charges externes prévisionnelles consiste à :

1. lister l’ensemble des besoins nécessaires à votre activité (eau, électricité, local, assurance…),
2. puis chiffrer ces besoins et prévoir leur modalités de règlement (important pour les prévisions de trésorerie mais non abordé dans ce dossier).

Nous allons donc essayer de vous proposer une liste des charges externes prévisionnelles que l’on retrouve couramment puis vous fournir quelques conseils pour les estimer correctement.

Les dépenses d’eau, d’électricité, de carburant et de gaz

Ces 3 éléments peuvent représenter un coût significatif lorsque vous prévoyez d’utiliser un local important, ou que votre activité engendre un besoin accru d’énergie.

C’est par exemple le cas des activités de production avec l’utilisation de machines, les activités agricoles avec les tracteurs, les entreprises de transport…

Il s’agit d’un poste complexe à estimer, l’idéal est de pouvoir s’appuyer sur les informations d’entreprises existantes ou issues d’une expérience précédente. Sinon, il faut étudier la consommation prévisionnelle de chaque bien un par un en fonction de leur fréquence d’utilisation prévue et de leur consommation.

Les petits équipements et les fournitures

Dans votre travail de recensement des dépenses nécessaires à votre activité, il va notamment falloir lister tous les équipements et fournitures de faible valeur (moins de 500 euros hors taxes à l’unité) dont vous aurez besoin : ramette de papier, imprimante, cartouches d’encre, outillage, vêtements de travail, petit mobilier…ainsi que la fréquence annuelle de ces achats.

Ensuite, il convient d’affecter un coût d’achat hors taxes à chacun de ces éléments. Ce travail est assez simple car les prix sont facilement accessibles en magasin ou sur internet.

Les dépenses de sous-traitance et d’intérim

Lorsqu’il est prévu d’embaucher des intérimaires, notamment pour les activités saisonnières, le coût à budgétiser est une charge externe et pas une charge de personnel.

Concernant l’estimation, il convient de retenir le taux horaire brut du profil visé, de le multiplier par deux pour avoir le coût horaire de la dépense, puis de le multiplier par le nombre d’heures budgétisées.

Enfin, lorsque l’entreprise envisage de sous-traiter tout ou partie de son activité, il s’agira d’un élément important. Un début de négociation avec de futurs partenaires potentiels est indispensable pour être en mesure de chiffrer correctement le recours à la sous-traitance.

Les loyers immobiliers et les charges locatives

Une entreprise doit obligatoirement avoir un siège social. Si celle-ci n’est pas domiciliée gratuitement chez le dirigeant, l’entreprise doit procéder à l’acquisition d’un local (immobilisation), louer un local ou recourir aux services d’une société de domiciliation.

Généralement, une promesse de bail est établie avant que l’entreprise ne soit créée, ce qui permet d’avoir une estimation du coût de la location. Si le prévisionnel est établi avant que le local ne soit trouvé, il convient de déterminer le coût moyen des locations correspondants avec vos recherches dans le secteur géographique visé.

Trop souvent, on oublie de budgétiser les éléments suivants en lien avec le local :

• les travaux préalables et l’agencement du local,
• les charges locatives, il est raisonnable de prévoir entre 10 et 15% du loyer,
• et la caution à verser au démarrage (qui ne constitue toutefois pas une charge mais une immobilisation financière).

Les locations financières et les crédits-baux

L’exercice de votre activité peut nécessiter de prendre du matériel en location financière ou en crédit-bail.

Sur ce poste de charges, il ne faut pas oublier :

• de budgétiser l’éventuel premier loyer majoré,
• de mesurer l’impact des contrats prévus sur les autres postes de charges.

Par exemple, un contrat de crédit-bail peut prévoir que l’entretien du véhicule et son assurance sont inclus, auxquels cas il conviendra de ne pas budgétiser ces deux autres dépenses. Dans le cas contraire, il conviendra de le faire.

Le meilleur moyen de chiffrer ce poste de dépenses prévisionnelles est de se rapprocher d’un bailleur pour obtenir un devis.

Les dépenses d’entretien et de réparation

Nous avons tendance à sous-estimer ce poste qui peut être significatif à l’issue d’un exercice. En effet, chaque bien utilisé par l’entreprise et chaque local occupé peut engendrer des dépenses futures d’entretien et de réparation: révision des véhicules, entretien d’une chaudière, nettoyage des locaux, entretien du gros outillage…

Ce poste est par contre difficilement quantifiable et son importance dépend de plusieurs aléas. Nous vous conseillons d’analyser un par un chaque bien important utilisé par l’entreprise (gros outils, véhicules, engins, machines, local) et de se renseigner sur la fréquence normale d’entretien à prévoir annuellement sur chacun de ses biens.

Les assurances de l’entreprise

Afin de sécuriser l’exercice d’une activité professionnelle, il est primordial de s’assurer au niveau de la responsabilité civile professionnelle. Même si l’activité ne paraît pas risquée à première vue, nous ne sommes jamais à l’abri d’un problème.

L’exercice de certaines activités oblige l’entreprise à être assurée. C’est par exemple le cas des entreprises de construction qui doivent souscrire une assurance décennale.

De plus, certaines situations peuvent conduire une entreprise à souscrire d’autres assurances :

• une assurance véhicule,
• une assurance au niveau des locaux de l’entreprise,
• une assurance emprunteur (généralement souscrite auprès de l’établissement prêteur)…

Pour chiffrer ce poste de charges prévisionnelles, il faut effectuer des demandes de devis auprès de plusieurs assureurs.

Les honoraires comptables, juridiques, sociaux et autres

Une charge prévisionnelle doit être prévue sur ce poste lorsque :

• vous envisagez d’externaliser tout ou partie de votre comptabilité et de votre fiscalité,
• vous envisagez de confier la création de votre entreprise à un professionnel ainsi que son suivi juridique,
• vous prévoyez d’embaucher du personnel et d’externaliser la gestion de votre paie,
• vous prévoyez de vous faire accompagner par des conseillers…

Pour estimer correctement ces honoraires, il convient de solliciter des prestataires pour demander des propositions de services.

Les commissions, courtages et frais d’intermédiaires

Une activité peut nécessiter de travailler en collaboration avec des apporteurs d’affaires, qui prennent une commission au passage sur chaque vente réalisée.

Si vous prévoyez de développer votre activité par l’intermédiaire d’apporteurs d’affaires, n’oubliez pas de les incorporer dans le business plan, il est assez aisé d’obtenir leurs conditions tarifaires.

Les frais liés à la création de l’entreprise

En dehors des honoraires du professionnel qui prend en charge la création de votre entreprise, d’autres coûts peuvent s’ajouter :

• les dépenses éventuelles liées à la protection de votre projet : dépôt de marque, dépôt de brevet…,
• les dépenses liées à la réalisation de l’étude de marché, notamment lorsqu’un cabinet spécialisé est sollicité,
• les honoraires du commissaire aux apports, lorsque son intervention est nécessaire,
• le coût de l’annonce légale de création (prévoir 250 euros hors taxes) et des frais de greffe (disponible à cette adresse : infogreffe – tarifs)

Les dépenses de formation et de documentation

L’exercice de certaines professions nécessitent de suivre des formations et/ou de s’équiper d’une documentation professionnelle.

Par exemple, les professions juridiques doivent s’abonner à de la documentation professionnelle, les métiers techniques nécessitent de se former de manière récurrente…

Le coût de la formation est généralement élevé, d’autant plus si les salariés doivent également en bénéficier. Même chose pour la documentation professionnelle dont les abonnements sont souvent assez coûteux. Ces éléments doivent être intégrés dans le business plan.

Les dépenses de communication et de publicité

Le lancement d’un projet s’accompagne généralement d’actions de communication et de publicité, qui sont mêmes récurrentes pour certaines activités.

Ce poste représente parfois des montants importants, comme dans le e-commerce par exemple. On retrouve notamment :

• les dépenses de conception des outils de communication (logo, affiches, plaquette, cadeaux publicitaires…),
• les dépenses de conception des outils internet, le site web notamment (qui est dans certains cas classé en immobilisation),
• les dépenses de publicité physique et de publicité internet,
• et les dépenses liées aux participations à des salons et des expositions.

Une fois encore, c’est par l’intermédiaire de demande de devis ou grâce à une précédente expérience que l’on parvient à obtenir une idée précise du coût à budgétiser.

Les dépenses de télécommunication, de transport et de frais postaux

Les dépenses de livraison occupent une place importante lorsque l’activité consiste à vendre des biens en dehors d’un magasin, en incluant l’envoi par voie postale (courrier, colis…) ou par l’intermédiaire d’un transporteur. Il peut également arriver de devoir payer des frais de transport dans le cadre de vos approvisionnements.

Ces coûts doivent être absolument budgétisés car ils impactent votre marge s’ils ne sont pas intégralement refacturés. Les activités de négoce et de production sont essentiellement visées.

Ensuite, il faut également penser à inclure l’ensemble des dépenses de télécommunication nécessaires à l’exercice de l’activité, notamment les abonnements téléphones et internet.

Des fourchettes de prix sont disponibles sur les sites des opérateurs.

Les frais de déplacements

Votre activité peut nécessiter des déplacements, il peut s’agir de remboursement de frais kilométriques, de séjours à l’hôtel, de frais de restauration, des péages, de billets de train et d’avion…

Il convient de faire le rapprochement entre l’activité prévue (le chiffre d’affaire prévisionnel) et les déplacements nécessaires pour pouvoir l’assurer. La répartition géographique de vos clients potentiels a ici toute son importance.

Lorsqu’il est prévu de se faire rembourser les frais de déplacements par les clients, une erreur d’appréciation a peu d’importance. Dans l’autre cas, c’est problématique car cela affecte votre rentabilité.

Les frais bancaires

Les frais bancaires sont souvent négligés dans les business plan, et c’est une erreur considérable pour les activités qui nécessitent l’utilisation massive de paiement par carte bleue ou tout autre système proposé de manière payante par la banque.

Un compte professionnel basique coûte en moyenne 25 euros hors taxes par mois. Par contre, l’utilisation de services bancaires annexes peut augmenter considérablement la note. De plus, si un emprunt est souscrit, des frais de dossier seront facturés.

Si c’est le cas pour votre activité, il convient de rencontrer votre future banque pour prendre connaissance de leurs conditions tarifaires afin de mesurer l’impact financier prévisible sur votre activité.

Conclusion sur les charges externes prévisionnelles

Les charges externes prévisionnelles sont généralement nombreuses et complexes à estimer correctement. Il est primordial d’avoir une réflexion globale sur le projet pour identifier toutes les charges prévisionnelles potentielles :

• quelles sont toutes les dépenses auxquelles je vais devoir faire face pour vendre, produire ou prester (transport, commission, énergie, publicité…) ?
• quelles sont toutes les tâches administratives et les obligations légales que l’entreprise doit respecter (paie, comptabilité, juridique, assurance…) ?
• quels sont les besoins nécessaires à la mise en place de mon activité (local, mobilier, agencement, matériel, formation…) ?

Enfin, en cas de besoin, nous vous conseillons de vous faire accompagner par un professionnel sur l’établissement de votre prévisionnel.