Le siège social est une caractéristique fondamentale des sociétés. Ainsi, toutes les sociétés doivent déclarer leur siège social (un, et un seul). Mais alors, quelles sont les formalités à accomplir pour déclarer son siège social ? En pratique, vous devez déclarer votre premier siège social lors de la constitution de votre société, à l’occasion de son immatriculation. Puis, vous avez l’obligation de déclarer tout changement d’adresse effectué au cours de l’existence de votre société. Voici les règles à respecter en matière de déclaration du siège social.
Avant de déclarer votre siège social, pensez à bien le choisir !
Vous disposez de plusieurs options pour fixer le siège social de votre société. Tout d’abord, vous pouvez l’établir dans un local que votre société possède (c’est-à-dire dont elle est propriétaire) ou qu’elle loue (des bureaux par exemple). Le local d’exploitation n’est pas obligatoirement le siège social.
Cela dit, vous pouvez aussi domicilier votre société dans un autre endroit. Vous avez, dans ce cas de figure, deux choix : la domicilier chez le représentant légal de votre société (le gérant ou le président) ou la domicilier dans une société spécialisée (une société de domiciliation commerciale).
De nombreuses règles encadrent la domiciliation chez le dirigeant. Elle peut, par exemple, être limitée à une durée de 5 années si une disposition légale ou conventionnelle s’oppose à une domiciliation illimitée (clause d’un bail, règlement de copropriété, etc.). Des dispositions plus contraignantes existent dans les grandes villes et dans certains départements.
Pour plus d’informations à ce sujet, nous vous recommandons de consulter le dossier suivant : nos conseils pour bien choisir le siège social de votre société.
La déclaration du siège social initial d’une société
La déclaration du premier siège social de votre société s’effectue lors de la démarche d’immatriculation de celle-ci. Une société dispose de la personnalité juridique. Elle bénéficie de caractéristiques qui lui sont propres et peut avoir un patrimoine. Elle peut détenir des biens (y compris immobiliers), des liquidités, et prendre des engagements pour son propre compte.
Pour créer votre société, vous devez d’abord lui attribuer ses principales caractéristiques. Le siège social en fait partie. Une fois identifiées, vous devez rédiger un projet de statuts sociaux. Ce dernier doit comporter de nombreuses mentions obligatoires.
Puis, si vous apportez de l’argent au capital social, vous devez trouver un établissement pour y déposer au moins une partie des fonds. Vous pouvez ensuite finaliser les statuts et les signez. Il ne vous reste plus qu’à publier une annonce légale de constitution de société.
Les formalités de déclaration du siège social initial s’achèvent avec le dépôt de la demande d’immatriculation de la société. Pour cela, vous devez constituer un dossier complet, remplir un formulaire M0, réunir de nombreux justificatifs) et le déposer sur le site du guichet unique.
Le greffe du tribunal de commerce instruit votre dossier. S’il est complet, il procède à l’inscription de votre société sur le registre national des entreprises (RNE). Il vous remet un extrait d’immatriculation : le Kbis. Ce document officiel récapitule les caractéristiques de votre société, dont l’adresse du siège social.
La déclaration à effectuer en cas de changement de siège social
L’adresse du siège social n’est pas figée. Vous pouvez, bien évidemment, la modifier au cours de l’existence de votre société (on parle de « vie sociale »). Ce changement s’appelle, dans le jargon juridique, un transfert de siège de social. Il occasionne, comme lors de la création de la société, de nombreuses formalités.
Vous devez, tout d’abord, consulter les statuts de votre société pour prendre connaissance des règles à respecter. Dans certaines formes juridiques, les statuts peuvent autoriser un organe (le président de SAS par exemple) à décider seul du transfert de siège. Les associés doivent ensuite ratifier cette décision lors de leur prochaine réunion.
La plupart du temps, ce sont les associés qui prennent la décision de modifier l’adresse du siège. Cette dernière est matérialisée dans un écrit appelé un procès-verbal d’assemblée générale extraordinaire (PV d’AGE). Les statuts sont alors rectifiés. La société doit ensuite faire publier une annonce légale de transfert de siège social (parfois deux).
Vous devez, enfin, constituer un dossier afin de demander une inscription modificative au registre du commerce et des sociétés (RCS). Il vous faut remplir une déclaration de modification (formulaire M2) et réunir plusieurs justificatifs afférents au nouveau siège social. Le dépôt du dossier s’effectue également sur le site du guichet unique. Un nouvel extrait Kbis est délivré.
