Comment gérer la comptabilité de son entreprise ?

Une fois que vous avez créé votre entreprise, vous allez devoir décider de la manière dont va être gérée la comptabilité : Par soi-même totalement ou partiellement ? En sollicitant un expert-comptable ? Comptabilité de trésorerie ou comptabilité d’engagement ? Quel logiciel choisir ?…

Nous vous proposons un guide pratique sur la gestion de la comptabilité et sa mise en place.

Les règles à connaître en matière de comptabilité

Les obligations comptables à respecter

En fonction de la structure juridique choisie et de ses caractéristiques, des obligations comptables doivent être respectées. Nous avons abordé en détail ces obligations dans les publications suivantes :

• les obligations comptables des EIRL
• les obligations comptables des SASU
• les obligations comptables des EURL
• les obligations comptables des SAS
• les obligations comptables des SARL

Comptabilité de trésorerie ou comptabilité d’engagement ?

La comptabilité de trésorerie consiste à ne comptabiliser que les encaissements et les décaissements, et à ne constater les créances et les dettes qu’à la clôture de l’exercice. Ce système est ouvert aux entreprises relevant des BNC ainsi qu’à celles relevant des BIC et qui relèvent du régime réel simplifié d’imposition.

Pour plus d’informations : la comptabilité de trésorerie.

La comptabilité d’engagement consiste à comptabiliser les recettes dès qu’elles sont acquises et les dépenses dès qu’elles sont engagées, peu importe qu’elles soient payées ou non.

Voici quelques conseils pratiques pour choisir entre ces deux systèmes :

• La comptabilité de trésorerie est plus simple, notamment pour les activités faciles à gérer (consultants, prestataires et autres free-lance travaillant seuls) ;
• La comptabilité d’engagement offre, à chaque instant en dehors de la date de clôture, une meilleure visibilité à l’entrepreneur car les créances et dettes non payées sont prises en compte. C’est également mieux pour le suivi de la trésorerie ;
• La comptabilité d’engagement est plus adaptée pour suivre vos créances et dettes : suivi des règlements fournisseurs, suivi des règlements clients… Les activités de négoce et les entreprises de moyenne ou grande taille utilisent nécessairement la comptabilité d’engagement.

Nous expliquons également la différence entre ces deux méthodes ici : comptabilité de trésorerie ou d’engagement ?

Les pièces comptables, des justificatifs essentiels pour la comptabilité

Chaque écriture enregistrée en comptabilité doit être appuyée par une pièce justificative (relevés bancaires, factures d’achat, factures de vente, notes de frais…). Les pièces comptables doivent être classées de manière à ce que vous soyez en mesure de retrouver facilement vos justificatifs.

Les solutions possibles pour gérer la comptabilité

Un entrepreneur dispose de plusieurs options pour gérer sa comptabilité :

1. la gérer lui-même en intégralité,
2. la sous-traiter en intégralité à un expert-comptable,
3. se charger d’une partie des travaux et de confier le reste à un expert-comptable,
4. embaucher un comptable en interne.

Remarque : aucune loi ne vous oblige à recourir aux services d’un expert-comptable pour tenir la comptabilité de votre entreprise et établir les comptes annuels.

Gérer soi-même la comptabilité de l’entreprise

Si vous décidez de gérer vous-même votre comptabilité, voici les grandes étapes liées à sa mise en place et à sa gestion :

1. Vous allez devoir vous procurer un logiciel de comptabilité qui respecte les normes en vigueur et qui correspond à vos besoins. Il peut être intéressant de s’équiper d’un logiciel permettant également d’établir les devis et factures afin de pouvoir les intégrer directement dans la comptabilité ;
2. Ensuite, il faut mettre en place un classement de vos pièces comptables, chaque écriture comptable devant être appuyée par un justificatif ;
3. Une fois que vous avez votre logiciel de comptabilité, vous allez devoir le paramétrer correctement : informations sur l’entreprise, type de comptabilité, plan comptable, journaux comptables…
4. Lorsque tout est en place, vous pouvez enregistrer vos écritures comptables. Il est conseillé de tenir votre comptabilité régulièrement pour éviter de prendre trop de retard. A chaque enregistrement, vous devez penser à lier les pièces comptables avec les écritures (par exemple en reportant sur la facture le numéro attribué par le logiciel ou manuellement à l’écriture comptable) ;
5. A chaque clôture d’exercice, il sera nécessaire de procéder à une révision de la comptabilité (justification des soldes, apurement des comptes d’attentes…), à la comptabilisation des écritures d’inventaire (dotation aux amortissements, constatation du stock…) et à l’établissement des comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe) ;
6. Une fois que vos comptes annuels définitifs sont établis, il faut éditer les livres comptables obligatoires, les comptes annuels et enregistrer le fichier des écritures comptables ;
7. Lorsque les opérations de clôture et d’établissement des comptes annuels sont terminées, vous devrez clôturer l’exercice comptable et ouvrir le suivant. En général, l’exercice suivant est ouvert avant que la clôture ne soit terminée, afin de pouvoir enregistrer les écritures liées à l’exercice suivant sans attendre la clôture définitive des comptes.

Confier la comptabilité à un expert-comptable

La plupart des entrepreneurs confient la gestion de leur comptabilité à un expert-comptable pour plusieurs raisons  : faute de temps, manque de compétences sur ce domaine, besoin de conseils… En effet, un expert-comptable délivre normalement une prestation de conseil afin d’accompagner l’entrepreneur tout au long de la vie de leur entreprise, en plus de la gestion de sa comptabilité.

Même si vous souhaitez tenir vous-même votre comptabilité, vous pouvez très bien décider de confier la révision, l’établissement du bilan et des déclarations liées à un expert-comptable. En effet, ces travaux peuvent être délicats à gérer en l’absence de connaissances solides et le recours à un professionnel vous permet également d’obtenir des conseils.

Le choix du logiciel de comptabilité

Si vous vous chargez vous-même de tout ou partie de la comptabilité, il faut nécessairement s’équiper d’un logiciel comptable respectant toutes les normes en vigueur.

Voici quelques conseils pratiques pour choisir un logiciel de comptabilité :

• Pensez à vérifier que le logiciel de comptabilité qui vous intéresse permet d’éditer le fichier informatique des écritures comptables (l’administration fiscale peut le réclamer à tout moment) ;
• Vérifiez que le logiciel permet d’envoyer les écritures comptables en format dématérialisé vers d’autres applications (par exemple vers le logiciel de votre expert-comptable si celui-ci établit votre bilan annuel) ;
• Renseignez-vous sur l’éditeur du logiciel afin de vous assurer qu’il soit fiable et suffisamment solide pour proposer une maintenance sérieuse en cas de problème ainsi qu’une mise à jour systématique de l’application à chaque changement de législation.

Faut-il adhérer à un centre de gestion agréé ?

L’adhésion à un centre de gestion permet aux entrepreneurs individuels et aux associés de sociétés de personnes de ne pas subir une majoration de 25% de leur part ou quote-part de bénéfice imposable.

Si c’est votre cas, vous devez adhérer à un centre de gestion dans les 5 mois qui suivent la création de votre entreprise pour bénéficier de la dispense de majoration dès le premier exercice.