Une association peut, selon sa taille, la nature de son activité, son mode de financement ou, tout simplement ses statuts, se trouver dans l’obligation de tenir une comptabilité. Pour savoir comment la mettre en place et l’organiser, elle doit toutefois prendre connaissance, au préalable, de l’étendue de ses obligations. Certaines sont, en effet, tenues d’appliquer les règles du plan comptable général (PCG) adapté aux associations. D’autres n’ont pas cette obligation, mais la tenue d’une comptabilité en l’application de ces principes reste fortement recommandée. Voici comment mettre en place la comptabilité d’une association.
Prendre connaissance de l’étendue des obligations comptables de l’association
Avant de mettre en place la comptabilité au sein d’une association, il faut prendre connaissance de la nature précise de ses obligations comptables. Il faut savoir, à ce titre, que les textes qui régissent les associations – essentiellement la loi du 1er juillet 1901 – ne prévoient pas d’obligations particulières en la matière.
Il convient alors :
- D’analyser les dispositions prévues dans les statuts (ces derniers peuvent imposer la tenue d’une comptabilité),
- D’examiner les caractéristiques de l’association : nature de l’activité, taille, mode de financement, etc.
Finalement, il en ressort les conclusions suivantes :
- Certaines associations doivent appliquer le plan comptable des personnes morales de droit privé à but non-lucratif (OSBL) et respecter les dispositions prévues dans le règlement n° 2018-06 du 5 décembre 2018 de l’Autorité des Normes Comptables,
- Les autres associations n’ont pas l’obligation d’appliquer le PCG des OSBL ni le règlement 2018-06 de l’ANC, elles peuvent, au choix, tenir une comptabilité en partie simple (de trésorerie) ou une comptabilité en partie double (créances et dettes).
Les associations visées par les obligations comptables (point 1.) sont celles qui :
- Font appel à la générosité du public et collectent plus de 153 000 € de dons, legs, donations… ;
- Reçoivent plus de 153 000 € de subventions publiques ;
- Émettent des titres de créances négociables ou des obligations ;
- Dépassent 2 des 3 seuils suivants : 3 100 000 € de ressources, 1 550 000 € de bilan, 50 salariés ;
- Ont volontairement nommé un commissaire aux comptes.
Organisation de la comptabilité d’une association tenue d’appliquer le PCG
Comme indiqué ci-dessus, les associations tenues d’établir des comptes annuels doivent appliquer le PCG des OSBL. Elles doivent, par ailleurs, rédiger et conserver un document décrivant les procédures comptables et l’organisation de la comptabilité. Ce dernier doit permettre, à toute personne qui le consulte, de comprendre et de savoir utiliser le système de traitement de l’information comptable.
Également, ces associations doivent tenir des livres comptables obligatoires : un livre-journal et un grand-livre. Ces documents mentionnent l’ensemble des opérations qui affectent le patrimoine de l’association. Les opérations sont classées par ordre chronologique dans le livre-journal et par numéro de compte dans le grand-livre. L’association doit effectuer un inventaire au moins une fois par an.
Une association tenue d’appliquer le PCG doit respecter les principes comptables généraux prévus dans ce référentiel : image fidèle, régularité, sincérité, prudence, continuité de l’activité, comparabilité, permanence des méthodes, indépendance des exercices, non-compensation des actifs et passifs, etc. Elle doit également respecter les principes et adaptations prévues dans la réglementation des OSBL.
Sur le plan pratique, l’association doit classer et conserver toutes les pièces justificatives venant à l’appui de ses enregistrements comptables. Elle peut utiliser un logiciel de comptabilité et organiser sa comptabilité de façon digitalisée, c’est-à-dire dématérialiser ses processus comptables. Dans ce cas, elle doit répondre à des conditions spécifiques.
En fin d’exercice comptable, l’association doit arrêter ses comptes et établir des comptes annuels. Ces documents financiers comprennent un bilan, un compte de résultat et une annexe. Ils doivent être établis selon le système de présentation de base. Elle ne peut, en effet, opter pour la présentation simplifiée ou, au contraire, renforcer l’information avec le système développé.
Organisation de la comptabilité au sein d’une association dépourvue d’obligation
Les associations qui ne relèvent pas du PCG des OBSL bénéficient d’une certaine liberté quant à l’organisation de leur comptabilité. Il leur est toutefois recommandé d’appliquer ce plan comptable. En pratique, elles ont le choix entre la comptabilité en partie simple et la comptabilité en partie double.
Comptabilité en partie simple
L’association tient, par ordre chronologique, un livre-journal des recettes et des dépenses en cours d’année.
Puis, en fin d’année, elle réalise un inventaire de son patrimoine : dettes fournisseurs, créances, trésorerie, emprunts, immobilisations…
Elle établit , à l’issue de la procédure :
- Un bilan simplifié (qui comprend, à gauche, les actifs et, à droite les passifs),
- Et un tableau des recettes et des dépenses (reprenant les données cumulées du livre-journal).
Comptabilité en partie double
L’association doit, dans ce cas de figure, utiliser une liste de comptes et respecter les critères d’enregistrement de la partie double. L’enregistrement s’effectue de façon chronologique également, mais en deux parties. La partie de gauche comprend les comptes de trésorerie. La partie de droite est la contrepartie : une recette ou une dépense.
Pour enregistrer une dépense :
- On débite un compte de dépense (61. « Fournitures et services extérieurs » par exemple),
- Et on crédite un compte de trésorerie (51. « Banque » par exemple).
Pour enregistrer une recette :
- On débite un compte de trésorerie (51. « Banque » par exemple),
- Et on crédite un compte de recette (75. « Cotisations et dons » par exemple).
Les petites associations peuvent utiliser la liste de comptes super simplifiée annexée au règlement n° 2018-06 de l’ANC.
À la clôture de l’exercice, il convient d’enregistrer des écritures d’inventaires :
- Les créances et les dettes de l’association (factures à payer, subventions à encaisser),
- Les opérations relatives aux immobilisations (entrées/sorties, dotations aux amortissements…).
Les totaux du grand-livre sont, ensuite, regroupés sur une balance générale. C’est à partir de cette dernière que son établis les comptes financiers de l’association (bilan et compte de résultat).
