Certaines formes d’entreprises doivent déposer leurs comptes au greffe du tribunal de commerce, chaque année. Les modalités de ce dépôt ont été modifiées par un décret d’octobre 2022. À compter du 1er janvier 2023, les entreprises devront obligatoirement déposer leurs comptes annuels par voie dématérialisée, sur le site du guichet unique géré par l’INPI. Auparavant, le dépôt pouvait prendre 3 formes : au guichet, par courrier ou en ligne. Le dépôt en ligne s’effectuait sur le guichet unique ou sur le site des greffiers des tribunaux de commerce (infogreffe.fr). Voici ce qu’il faut retenir au sujet des modalités de dépôt des comptes annuels.
Le dépôt des comptes annuels : une obligation pour certaines sociétés
L’obligation de dépôt des comptes annuels ne concerne pas toutes les formes juridiques d’entreprises. En pratique, seules certaines sociétés commerciales sont concernées. C’est notamment le cas des sociétés par actions (les SA, les SAS et même les SASU) et des sociétés à responsabilité limitée (SARL et EURL). Certaines sociétés assimilées à des sociétés commerciales – comme les SELARL, les SELAFA ou les SELAS par exemple – sont aussi soumises à cette obligation. Les EIRL (entreprises individuelles à responsabilité limitée, statut supprimé depuis le 16 février 2022) le sont également. Par différence, les entreprises individuelles et les sociétés civiles (SCI notamment) échappent pour leur part à cette obligation.
Attention à ne pas confondre « dépôt des comptes » et « approbation des comptes ». Ainsi, les sociétés civiles bénéficient d’une dispense de dépôt au greffe de leurs comptes annuels, mais elles doivent tout de même les faire approuver par leurs associés. Au passage, soulignons que les associés peuvent décider d’approuver les comptes annuels ou de les rejeter. Dans ce dernier cas, les états financiers ne doivent pas faire l’objet d’un dépôt. Seule la résolution d’affectation du résultat proposée et refusée doit l’être. Enfin, pour les sociétés unipersonnelles (SASU ou EURL), le dépôt des comptes peut valoir approbation.
Dépôt des comptes annuels en 2022 : au guichet, en ligne ou par courrier
Une société peut, jusqu’au 31 décembre 2022, déposer ses comptes annuels de 3 façons différentes. Son représentant légal peut, tout d’abord, se déplacer au guichet du tribunal de commerce dont la société dépend pour procéder physiquement au dépôt du dossier au format papier. Également, la loi autorise un dépôt par correspondance, c’est-à-dire par voie postale. En cas d’envoi par courrier, il est préférable d’utiliser une lettre recommandée avec demande d’avis de réception. Enfin, un dépôt électronique peut être effectué sur le site infogreffe.fr ou sur le site du guichet unique. La société bénéficie, en cas de dépôt en ligne, d’un délai supplémentaire d’un mois. Elle dispose alors d’un délai global de 2 mois à compter de la date d’approbation des comptes pour les déposer. Le coût du dépôt des comptes annuels dépend du canal choisi.
À compter du 1er janvier 2023, le dépôt des comptes en ligne est obligatoire
Toutes les entreprises astreintes au dépôt de leurs comptes annuels devront, à compter de 2023, effectuer cette formalité par voie dématérialisée (en ligne). Autrement dit, le dépôt au greffe ainsi que le dépôt par courrier ne seront plus autorisés. De plus, le dépôt s’effectuera sur le guichet unique électronique uniquement, accessible depuis le site formalites.entreprises.gouv.fr. Les entreprises peuvent, sans attendre le 1er janvier 2023, utiliser le nouveau guichet unique. La fonctionnalité est ouverte depuis le 5 novembre dernier. Le greffe du tribunal de commerce reste l’organisme compétent pour traiter le dépôt. C’est lui qui va délivrer le certificat de dépôt électronique à l’entreprise déclarante. Il communique également les documents à l’INPI et procède à la publication au BODACC, sauf si la mesure de non-publication s’applique. Cette dernière permet d’assurer la confidentialité des états financiers…
