La conservation des factures clients et des factures fournisseurs (ainsi que tous les autres justificatifs comptables) est une problématique à gérer avec précaution par les entreprises. En effet, de lourdes sanctions sont possibles pour les entreprises qui ne respectent pas les règles en matière de conservation des factures et des autres justificatifs comptables.
Dans ce dossier, nous vous expliquons les règles à connaître en matière de conservation des factures clients et fournisseurs :
- Combien de temps une entreprise doit-elle conserver les factures ?
- Comment les factures doivent-elles être conservées par une entreprise ?
- Quelles sont les sanctions liées aux règles de conservation des factures ?
Combien de temps faut-il converser les factures ?
La législation fiscale précise que les factures ainsi que toutes les autres pièces justificatives permettant de justifier l’exactitude des déclarations fiscales doivent être conservées pendant 6 ans à compter de leur date d’établissement ou de la date de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres de la société.
Par exemple, une facture relative à une immobilisation amortissable doit être conservée pendant au moins 6 ans à compter de la fin de la durée du plan d’amortissement.
L’article L123-22 du code de commerce prévoit des délais de conservation plus longs : les factures clients et fournisseurs ainsi que toutes les autres pièces justificatives comptables doivent être conservées pendant 10 ans à compter de la date de clôture de l’exercice.
Comment conserver les factures clients et fournisseurs ?
Une facture peut être conservée en format papier ou en format électronique.
Aujourd’hui, la plupart des entreprises reçoivent et transmettent des factures sous format papier et sous format électronique. Il faut donc généralement prévoir un processus d’archivage papier pour les factures en format papier et un processus d’archivage électronique pour les factures électroniques.
Pour certaines entreprises, notamment celles ayant une activité artisanale ou commerciale avec un important volume de transactions, la conservation des factures peut rapidement devenir compliquée sans un minimum d’organisation. Il est donc nécessaire de mettre en place un système d’archivage efficace.
Une entreprise qui reçoit une facture électronique peut-elle la conserver en format papier ?
Non. Une facture reçue sous format électronique doit être conservée sous ce format pendant au moins 3 ans, même si l’entreprise la conserve également en format papier après l’avoir imprimée. Passé ce délai, la facture peut être conservée, au choix, sous format papier ou sous format électronique.
Même si la facture est imprimée, l’administration fiscale peut demander la communication de la facture en format électronique.
Une entreprise qui reçoit une facture papier peut-elle la conserver en format électronique ?
Oui. Une entreprise peut numériser les factures qu’elle reçoit en format papier pour les stocker sur un support informatique. Pour cela, il faut respecter toutes les conditions prévues par les articles A102 B-1 et B-2 du livre des procédures fiscales :
- L’entreprise doit être en mesure de reproduire la facture à l’identique par rapport à l’original en image et en contenu. Les couleurs doivent être reproduites à l’identique en cas de mise en place d’un code couleur ;
- Le document numérisé doit être conservé en format PDF ou PDF A/3 assorti d’une signature électronique ou d’un cachet serveur conforme, au minimum, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile, d’une empreinte numérique ou de tout autre dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française ;
- Le document numérisé doit faire apparaître tout ajout, remarque ou information qui aurait été annoté sur le document papier.
- Les opérations d’archivage numérique des factures établies originairement sur support papier sont définies selon une organisation documentée, faisant l’objet de contrôles internes, permettant d’assurer la disponibilité, la lisibilité et l’intégrité des factures ainsi numérisées durant toute la durée de conservation.
L’archivage numérique des factures peut être effectué par l’entreprise directement ou par un tiers mandaté à cet effet.
Si l’entreprise n’est pas en mesure de respecter toutes les règles permettant la conservation numérisée d’une facture papier, elle doit la conserver en format papier.
Une entreprise peut-elle conserver des factures électroniques n’importe où ?
Non. Les entreprises doivent stocker les fichiers relatifs aux factures électroniques sur le territoire français, dans un autre État membre de l’Union européenne ou dans un pays situé en dehors de l’Union européenne à condition qu’il fournisse des garanties équivalentes à celles des autres États membres de l’Union Européenne en matière d’assistance administrative et de droit d’accès aux données.
Si les factures électroniques sont stockées sur un serveur qui n’est pas localisé sur le territoire français, l’entreprise doit le déclarer à l’administration fiscale.
Les sanctions en cas de non-respect des règles de conservation des factures
L’entreprise qui ne respecte pas les règles en matière de conservation des factures et des autres justificatifs comptables encourt plusieurs sanctions, parmi lesquelles :
- À défaut de conservation des factures clients, l’entreprise encourt une pénalité de 50 % des montants facturés.
- À défaut de conservation des factures fournisseurs, l’entreprise risque un rejet de déduction des charges, ce qui a pour conséquence d’entraîner la taxation d’un bénéfice supplémentaire.
- À défaut de conservation des documents comptables, l’entreprise risque un rejet de comptabilité. Ce rejet entraîne la mise en œuvre d’une procédure de rectification contradictoire par l’administration fiscale, qui recalculera le bénéfice de l’entreprise sur la période concernée.
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