Lorsqu’une société change de nom – ou de dénomination sociale – elle doit accomplir des formalités légales. Obligatoires, ces dernières consistent notamment à constituer et déposer un dossier au greffe du tribunal de commerce. Il convient un certain nombre de justificatifs. À l’issue de la procédure, la société reçoit un nouvel extrait Kbis.
Voici le contenu du dossier à envoyer en cas de changement de dénomination sociale.
La copie certifiée conforme de l’acte constatant le changement de dénomination
Le changement de nom d’une société nécessite une prise de décision. Ce sont, en général, les associés qui disposent de ce pouvoir. Toutefois, dans certaines sociétés (comme les sociétés par actions simplifiées par exemple), il peut être délégué à une autre personne. Il peut, par exemple, s’agir du Président de la société ou d’un organe créé spécialement à cet effet. Pour savoir à qui revient le pouvoir de changer la dénomination sociale de la société, il faut se référer à ses statuts.
Quoiqu’il en soit, la rédaction d’un écrit est nécessaire. La plupart du temps, il s’agit d’un procès-verbal. On parle de procès-verbal d’assemblée générale extraordinaire pour les sociétés à plusieurs associés (SA, SAS, SARL, SNC…) et de procès-verbal de décisions de l’associé unique pour les associés à un seul associé (SASU ou EURL). Une copie de ce document, certifiée conforme et signée par le dirigeant, soit parvenir au greffe.
Un exemplaire des statuts mis à jour et certifié conforme par le dirigeant
La dénomination sociale est une caractéristique d’une société. C’est une information importante qui permet notamment de l’identifier. À ce titre, elle figure obligatoirement dans les statuts sociaux. Toute modification nécessite alors de rectifier les statuts sociaux. On parle de mise à jour.
En pratique, il est assez simple d’effectuer cette opération. Il suffit de remplacer l’ancienne dénomination sociale par la nouvelle. Ainsi, l’ancien nom ne figure plus dans les statuts. Il ne doit pas être tenu d’historique des dénominations sociales utilisées par la société.
Le dirigeant doit certifier conforme un exemplaire des statuts ainsi modifiés. Il doit également signer la première page et intégrer ce document dans le dossier à envoyer au greffe du tribunal de commerce. Les associés ne doivent pas procéder à une nouvelle signature de l’ensemble des statuts.
L’attestation de parution de l’avis de changement de dénomination sociale
Comme la plupart des autres modifications, le changement de dénomination sociale doit être signalé au grand public. Pour cela, la loi impose aux sociétés qui changent de nom de rédiger et de publier une annonce légale dans un support habilité à en recevoir. Il peut s’agir d’un journal d’annonces légales (JAL) ou d’un support habilité en ligne. La diffusion a un coût. Le tarif dépend de la longueur de l’annonce et du département de diffusion.
Cela dit, une fois que le support programme la publication de l’avis de changement de dénomination sociale, il remet à la société une attestation. Celle-ci, appelée « attestation de parution » fait partie des justificatifs à envoyer au greffe du tribunal de commerce. Il n’est pas nécessaire d’attendre que l’avis soit effectivement publié pour effectuer les formalités. Elles peuvent être commencées dès que l’attestation est en la possession de la société.
La déclaration de modification d’une personne morale (formulaire M2)
Pour que le changement de dénomination sociale soit pris en compte par le greffe et l’administration, il doit également être déclaré sur un formulaire officiel. Il s’agit de l’imprimé M2 (Cerfa 11682). Ce document comporte 4 pages, mais les données saisies sur les deux premières se reportent automatiquement sur les deux suivantes. Ces feuillets ne comportent pas exactement les mêmes informations, car ils ne sont, en pratique, pas destinés au même interlocuteur.
Pour compléter ce formulaire, il faut cocher la case « Dénomination, forme juridique, capital » du cadre 1. Ensuite, il convient de rappeler les informations de la société dans le cadre 2, en indiquant l’ancienne dénomination sociale. Le changement doit être déclaré dans le cadre 4, ainsi que la date d’effet. Des renseignements complémentaires peuvent être précisés dans les cadres 21 et 22. Enfin, le signataire doit préciser son identité puis dater et signer le document.
La préparation et le dépôt du dossier au greffe du tribunal de commerce
Le dossier ainsi constitué doit parvenir au greffe du tribunal de commerce dont dépend la société, avec un règlement. Il va permettre au greffier de mettre à jour les informations qui figurent dans le registre du commerce et des sociétés (RCS) et de modifier son extrait Kbis. Une société dispose de plusieurs possibilités pour envoyer ce dossier.
Elle peut, tout d’abord, l’envoyer au format papier par courrier postal. Il convient, dans ce cas, de l’adresse au Centre de Formalités des Entreprises (CFE) compétent. Cela dit, la procédure peut également s’effectuer en ligne sur Internet. Le site infogreffe.fr ou le site guichet-entreprises.fr permettent de dématérialiser intégralement les démarches.
