Pour les entreprises qui emploient des salariés, le prix d’une fiche de paie est un élément important. Il est souvent calculé, puisqu’il vient alourdir le coût global des charges de personnel. Il s’agit, en effet, d’un budget – parfois conséquent – à prévoir en plus des charges sociales. Alors concrètement, combien coûte une fiche de paie ? En pratique, cela dépend de la personne qui la réalise. Le prix avoisine généralement les 30 € hors taxes par mois et par salarié lorsqu’un expert-comptable se charge du travail. Avec les solutions de gestion de la paie en ligne, le tarif peut descendre jusqu’20 €. Cela dit, il faut étudier les prestations comprises dans la formule. Voici un dossier sur le coût d’un bulletin de salaire.
Les éléments qui composent le prix d’une fiche de paie
Le tarif d’un bulletin de paie dépend de plusieurs éléments. Logiquement, il varie en fonction du degré d’externalisation de la paie. Au plus le processus sera sous-traité à un prestataire extérieur, au plus le coût est susceptible d’être important pour l’entreprise.
Un expert-comptable peut notamment gérer la paie de ses clients. Son travail consiste alors à établir les bulletins de paie des salariés, mais pas seulement. Il doit également se tenir constamment informé sur l’évolution de la législation (veille sociale), effectuer les déclarations sociales nominatives (DSN) et gérer le prélèvement à la source.
Cela dit, l’entreprise peut également, de son côté, se doter d’un service « RH » (ressources humaines) en interne et gérer elle-même ses paies et ses charges sociales. Il lui faudra notamment trouver un bon logiciel de paie et former une équipe à son utilisation. Cette solution permet de limiter le coût. Elle n’est toutefois pas sans risque…
Attention, gérer la paie ne se limite pas uniquement à faire les bulletins de salaire. Il convient également de gérer les entrées/sorties, les plannings, les demandes de congés, etc. Ces missions font l’objet d’une facturation complémentaire lorsqu’elles sont effectuées par un prestataire externe à l’entreprise.
Un bulletin de paie coûte environ 30 € lorsqu’un expert-comptable gère la paie
Différentes méthodes de facturation existent. Au final, elles aboutissent presque toutes au même coût par fiche de paie. En effet, certains professionnels facturent distinctement la réalisation du bulletin et l’établissement des déclarations sociales (DSN) et fiscales (PAS – prélèvement à la source). D’autres regroupent tous les travaux au sein d’un tarif unique.
Bon à savoir : les prestations d’un expert-comptable sont généralement assez complètes. Elles comprennent également un accompagnement en matière social : assistance en droit du travail, édition d’états de paie à la demande, simulations de bulletin de salaire, etc. Pour qu’un expert-comptable fasse les paies d’une entreprise, il faut toutefois qu’il exerce une mission comptable sur le dossier.
Cela dit, voici le prix moyen de chaque prestation :
| Prestation | Périodicité | Coût par mois |
|---|---|---|
| Réalisation d’un bulletin de salaire | Mensuelle | 25 € hors taxes |
| Déclaration des charges sociales | Trimestrielle ou mensuelle | 4 € hors taxes |
| Gestion du prélèvement à la source | Mensuelle et annuelle | 1 € hors taxes |
| Coût total mensuel d’une fiche de paie | 30 € hors taxes |
Enfin, le tarif peut varier en fonction du secteur d’activité de l’entreprise et du nombre de fiches de paie à effectuer. En général, le prix diminue avec un volume élevé de bulletins. Parfois, la remise atteint même 50% du tarif de base. L’externalisation de la paie apporte également un avantage indéniable : la flexibilité. La mission peut s’arrêter à tout moment, et évoluer également.
Une fiche de paie peut coûter moins cher si l’entreprise s’en occupe elle-même
Une entreprise peut s’occuper elle-même de son processus « paie ». Elle doit, pour cela, s’équiper du matériel nécessaire et former son personnel à son utilisation. Bien évidemment, cette stratégie n’exonère pas l’entreprise de coût, mais ce dernier est généralement moins important que dans la première solution, surtout en présence de nombreux salariés.
Voici la liste des coûts à prévoir :
- Frais de recrutement et de rémunération du collaborateur en charge de la paie ;
- Licence du logiciel de gestion de la paie (Sage, Cegid, Silaexpert) et coûts de mise à jour ;
- Dépenses de formation du collaborateur nécessaire à l’utilisation du logiciel et à la veille sociale ;
- Frais administratifs et d’organisation interne de l’entreprise.
L’embauche d’un collaborateur exclusivement dédié à la gestion de la paie génère un surcoût assez important pour l’entreprise. Il est de l’ordre 35 000 euros par an, minimum.
Pour cette raison, il nécessite un nombre de salariés – et donc de bulletins de paie – assez conséquent pour que la stratégie soit économiquement viable pour l’entreprise (100).
Un compromis intéressant consiste à embaucher un salarié polyvalent qui pourra, par exemple, s’occuper également de la comptabilité de l’entreprise et de l’administratif.
Des solutions en ligne permettent de limiter le budget global consacré à la paie
Une solution alternative au logiciel de paie traditionnel a fait son apparition ces dernières années : les logiciels de paie assistés en mode SaaS. Leur principe est simple : pas d’installation en monoposte ou sur un réseau, le logiciel est accessible en ligne, directement sur le net. L’utilisateur effectue la saisie lui-même, tout en étant assisté et guidé.
Les fiches de paie se génèrent en temps réel et l’application déclare automatiquement les DSN. En cas de besoin, certaines solutions proposent même l’intervention d’un expert dédié.
Au niveau du prix, il existe différentes formules. Certains éditeurs proposent un tarif à la fiche de paie tandis que d’autres optent pour une forfait fixe augmenté d’un montant qui varie en fonction du nombre de fiches de paie :
- Le « module Paie » de Sage Business Cloud est, par exemple, facturé 20 € HT par mois pour 1 salarié (75 € pour 5 salariés),
- Le logiciel Payfit propose un pack « Starter » à 39 € HT par mois plus 20 € par fiche de paie (avec gestion des notes de frais).
L’avantage des solutions en ligne réside dans l’exhaustivité de l’offre. En général, elles permettent de tout faire, y compris le suivi du temps de travail et des demandes / validations de congés. Ce sont de véritables outils de gestion RH en ligne. Toutes les informations sont centralisées dans une seule et unique application.
En pratique, il faut souligner que ce type de solution est essentiellement adapté aux entreprises qui réalisent des bulletins de paies non-complexes et sans particularité notable. Quelques contrôles peuvent cependant s’avérer utiles. L’expert-comptable en place pour la comptabilité peut, dans le pire des cas, s’en charger une fois par an.
