Création d’entreprise : Quelles sont les charges à prévoir ?

Créer mon entreprise

La budgétisation correcte de toutes les charges nécessaires au lancement de votre entreprise et à l’exercice de votre activité sécurise votre projet d’entreprise et facilite son pilotage. Cette budgétisation des charges est réalisée dans le cadre de l’établissement votre prévisionnel financier.

Afin d’avoir une idée précise du montant des charges à prévoir au niveau de votre entreprise, nous vous conseillons de demander systématiquement à vos partenaires l’élaboration de devis précis et détaillés. De plus, l’œil avisé d’un expert-comptable sur votre prévisionnel ne peut que bonifier et sécuriser son élaboration.

Dans ce dossier, nous abordons par catégorie toutes les charges à prévoir pour votre création d’entreprise :

• les charges liées au lancement de votre activité
• les charges liées à l’exercice de l’activité
• les charges de fonctionnement
• les charges sociales et fiscales

Les charges liées au lancement de l’activité de l’entreprise

Les charges liées au lancement de l’activité de votre entreprise dépendent de votre métier et des conditions dans lesquelles vous avez décidé de démarrer votre projet. Il est donc difficile de vous donner une liste exhaustive de ces charges, nous nous contenterons donc d’aborder plusieurs catégories de dépenses que l’on rencontre couramment dans le cadre d’un projet de création d’entreprise.

Nous attirons ici votre attention sur le fait que certaines des dépenses présentées ne constituent par réellement des charges mais plutôt des immobilisations. Dans ce cas, la charge à prévoir dans votre compte de résultat est une dotation aux amortissements.

Ce lien vous donne accès à un très bon dossier pour comprendre la différence : la distinction charges / immobilisations et celui-ci vous explique comment calculer vos dotations aux amortissements : budgétiser les dotations aux amortissements.

Les charges relatives à la création de l’entreprise

Tout d’abord, vous pouvez avoir des frais relatifs à la construction de votre projet. Il peut par exemple s’agir :

• des frais relatifs au dépôt d’un brevet ou d’une marque,
• des dépenses relatives à la réalisation d’une étude de marché,
• des dépenses relatives à la réalisation d’un prévisionnel,
• des coûts relatifs à la recherche, au développement et à la conception de nouveaux produits ou services.

Concernant la création de l’entreprise, vous pouvez avoir plusieurs charges, notamment si vous constituez une société :

• les honoraires du professionnel qui se charge de la création de votre entreprise, notamment pour la rédaction des statuts pour les sociétés,
• les frais de publication de l’avis de constitution au journal des annonces légales,
• les frais de greffe relatifs au dépôt de votre demande d’immatriculation,
• les honoraires du commissaire aux apports (si son intervention est requise),
• et les frais d’inscription des bénéficiaires effectifs sur le registre prévu à cet effet.

Si votre projet contient une opération « spéciale », telle que l’apport ou le rachat d’un fonds de commerce, d’autres charges spécifiques à cette opération sont à prévoir.

Les charges relatives à la prise et à l’aménagement des locaux

Concernant la prise et l’aménagement de vos locaux, voici les charges auxquelles vous pouvez être confrontés :

• les dépenses relatives à l’acquisition du droit au bail, à la rédaction du bail, au dépôt de garantie,
• les dépenses d’agencement et de mise en conformité de vos locaux,
• les dépenses relatives aux loyers et aux charges locatives,
• la contribution foncière des entreprises (voir partie 4).

Pour certains projets, il se peut qu’il n’y ait pas de charges à supporter par rapport aux locaux. C’est notamment le cas des entrepreneurs qui exercent une activité de services directement chez leurs clients et qui domicilient leur entreprise chez eux.

Les charges relatives à l’informatique et à la télécommunication

Aujourd’hui, nous ne pouvons quasiment pas nous passer de l’informatique pour faire fonctionner une entreprise. Au niveau de votre entreprise, il y aura donc forcément des charges liées à l’informatique :

• les dépenses en matériel informatique (ordinateurs, serveurs, photocopieurs, supports de sauvegarde…),
• les dépenses de conception de vos sites internet (nom de domaine, hébergement, prestation de création des sites…) et/ou autres applications informatiques,
• les dépenses liées aux logiciels dont vous avez besoin pour travailler,
• les dépenses en matériel de télécommunication et les abonnements (internet, téléphonie…).

Les charges relatives au financement de l’entreprise

Lorsqu’il est prévu de solliciter des financements externes, il est nécessaire de budgétiser toutes les charges liées à ceux-ci. Il s’agit notamment : des intérêts, des frais d’assurance, des frais de dossier.

En cas d’apport en compte courant d’associé rémunéré par un intérêt, une charge financière doit être budgétisée.

Les charges directement liées à l’activité de l’entreprise

Comme dans la première partie de ce dossier, les charges liées à l’exercice de votre activité dépendent de votre métier et des conditions dans lesquelles vous avez décidé de travailler. Suivant que vous ayez une activité de négoce, de production ou de service, vos charges ne seront pas les mêmes.

Nous allons donc lister les principales catégories de charges possibles en fonction de la nature de votre activité.

Les charges pour une activité de production

Pour les entreprises qui ont une activité de production, le principal poste de charges concerne les achats des matières utilisées pour la production. Ensuite, on retrouve toutes les charges liées à l’exercice de l’activité. Il s’agit notamment :

• des dépenses de transport sur achats,
• des dépenses de livraison de la production,
• des dépenses d’énergie,
• de l’entretien du matériel et des machines,
• des dépenses de manutention et de stockage,
• des dépenses de publicité.

Les charges pour une une activité de négoce

Pour les entreprises qui ont une activité de négoce, le principal poste de charges concerne les achats de produits et marchandises. Ensuite, on retrouve toutes les charges liées à l’exercice de l’activité. Il s’agit notamment :

• des dépenses de stockage,
• des dépenses de transport et d’expédition sur les achats et sur les ventes,
• des dépenses d’emballage,
• des dépenses liées aux retours clients,
• des dépenses de publicité,
• des commissions versées aux tiers, par exemple lorsque l’entreprise travaille avec des intermédiaires,
• des charges relatives aux stocks mis au rebut.

L’acquisition du stock de départ représente un coût non négligeable pour une entreprise de négoce. Ensuite, les approvisionnements dépendront de la vitesse d’écoulement des stocks de l’entreprise et du niveau de stock que l’entreprise doit avoir systématiquement en sa possession.

Les charges pour une activité de service

Pour les entreprises qui ont une activité de service, il faut lister l’ensemble des dépenses nécessaires à la réalisation des prestations. Dans la majorité des cas, le travail consistant en une activité intellectuelle, il n’y a que très peu de charges à engager pour réaliser les prestations, si ce n’est les frais de déplacement chez les clients (que nous classons dans les charges de fonctionnement) et les dépenses en équipements informatiques et logiciels (vu dans la première partie).

Les entreprises qui sous-traitent une partie des prestations de services vendues aux clients doivent budgétiser ces charges en conséquence.

Dans les activités de services, il est courant de prévoir un budget de publicité et de communication. Il se peut également qu’il y ait des dépenses de commissions et courtages lorsque l’entreprise travaille avec des apporteurs d’affaires.

Les charges de fonctionnement de l’entreprise

Autre point important et parfois négligé, il faut prévoir toutes les charges non directement liées à l’exercice de l’activité mais qui sont nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise (les frais externes). La plupart des entreprises sont concernées par les frais de fonctionnement suivants :

• les dépenses en fournitures administratives et en petits équipements,
• les dépenses d’eau, de gaz et d’électricité,
• les dépenses d’entretien des locaux,
• les dépenses en matière d’assurance,
• les loyers relatifs aux biens, matériels et véhicules pris en location,
• les honoraires de l’expert-comptable et/ou de l’avocat,
• les frais de déplacement et de restauration,
• les frais postaux,
• les dépenses de publicité et de communication,
• les dépenses de documentation professionnelle,
• les dépenses d’abonnement internet et téléphone,
• les frais bancaires.

Les charges sociales et fiscales de l’entreprise

Les charges relatives aux salaires et aux cotisations sociales 

Les salaires et les charges sociales constituent un poste de charges important dans toute entreprise, sauf si le dirigeant ne se rémunère pas et qu’il n’y a pas de personnel.

Pour les salariés et les dirigeants affiliés au régime général de la sécurité sociale, le montant des charges sociales à acquitter dépend de la convention collective dont vous dépendez et du niveau des rémunérations versées. Pour les salariés, il existe des mécanismes de réduction de cotisations sociales mais ceux-ci s’appliquent sur les bas salaires. Il faut également prévoir les charges relatives à la mutuelle obligatoire dans toutes les entreprises qui emploient du personnel.

Pour les dirigeants affiliés au régime social des travailleurs indépendants, nous vous expliquons comment calculer vos cotisations ici :

• Le calcul des cotisations des artisans et commerçants
• Le calcul des cotisations sociales des professionnels libéraux

Remarque : si vous décidez de recourir au travail intérimaire plutôt que d’embaucher directement des salariés, les charges afférentes constituent des frais externes, il ne s’agit pas de charges sociales.

Les charges relatives aux impôts et taxes

Concernant l’imposition de vos bénéfices, les charges à prévoir au niveau de l’entreprise dépendent du régime fiscal choisi :

• Si vous êtes en entreprise individuelle à l’IR ou en société au régime des sociétés de personnes, vous supportez personnellement l’imposition des bénéfices, il n’y a donc rien à prévoir au niveau de l’entreprise.
• Si vous êtes à l’impôt sur les sociétés, il faut prévoir une charge fiscale dont le montant dépendra de votre résultat imposable. Nous vous expliquons les modalités de calcul de l’impôt ici : le calcul de l’impôt sur les sociétés.

Egalement, toutes les entreprises sont concernées par la cotisation foncière des entreprises, assise sur la valeur locative des locaux utilisés par l’entreprise. Cette cotisation est due à compter de la deuxième année civile d’activité. Nous vous expliquons les modalités de calcul ici : la CFE.

Ensuite, votre entreprise peut être concernée par d’autres impôts et taxes, parmi lesquels :

• La cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises qui concerne les entreprises réalisant plus de 500 000 euros de chiffre d’affaires par an. Nous vous expliquons les modalités de calcul ici : la CVAE.
• La taxe sur les véhicules de sociétés, qui concerne les entreprises utilisant des véhicules de tourisme. Nous vous expliquons les modalités de calcul ici : la TVS.
• Les impôts et taxes calculés sur la masse salariale de l’entreprise : la taxe d’apprentissage, la contribution à la formation professionnelle continue et la participation à l’effort construction.

Votre expert-comptable est le professionnel le mieux placé pour vous informer sur l’ensemble des impôts et taxes qui pourront vous concerner dans le cadre de votre activité.

Enfin, nous vous rappelons que la TVA ne constitue par une charge, il ne faut donc pas la budgétiser parmi vos dépenses.

A lire également sur la budgétisation des charges :

• L’optimisation du coût de création d’une société
• Les impôts et taxes prévisionnels
• Les salaires et charges sociales prévisionnels
• Les achats et les charges externes prévisionnels
• Valider son prévisionnel financier