Contacter un comptableL’entreprise qui embauche un salarié doit obligatoirement transmettre à l’administration une déclaration préalable à l’embauche (DPAE). Comme nous le verrons ci-dessous, d’autres déclarations peuvent également être nécessaires en fonction des cas.
L’obligation de déclaration préalable à l’embauche
Chaque employeur doit obligatoirement effectuer une déclaration préalable à l’embauche pour chaque recrutement d’un salarié relevant du régime général de la sécurité sociale.
Il existe quelques exceptions pour lesquelles il n’est pas nécessaire d’effectuer cette déclaration. C’est le cas pour les stagiaires en entreprise et les adhérents au TESE (Titre Emploi Service Entreprise), au TFE (Titre Firme Étrangère) ou au CEA (Chèque Emploi Associatif).
L’employeur qui ne respecte pas cette obligation peut être sanctionné par une amende égale à 300 fois le taux horaire du SMIC applicable. Il court également des risques, notamment en cas d’accident de travail du salarié.
Les informations dans la déclaration préalable à l’embauche
La déclaration préalable à l’embauche contient :
- Des informations sur l’employeur : dénomination sociale (ou nom et prénom pour les entreprises individuelles), numéro SIRET, code APE, adresse de l’établissement et service de santé du travail dont dépend l’employeur.
- Des informations sur le futur salarié : nom, prénom, date et lieu de naissance, sexe et numéro de sécurité sociale.
- Des informations sur le futur poste : date et heure d’embauche, nature du contrat (CDI, CDD), durée du contrat, et, le cas échéant, durée de la période d’essai.
Utilité de la déclaration préalable à l’embauche
En transmettant la déclaration préalable à l’embauche, l’employeur :
- s’immatricule au régime de la sécurité sociale en cas de première embauche,
- s’affilie à l’assurance chômage en cas de première embauche,
- immatricule le salarié à la caisse primaire d’assurance maladie (CPAM) ou, le cas échéant, à la mutuelle sociale agricole (MSA),
- effectue sa demande d’adhésion à un service de santé du travail (sauf si salarié agricole),
- effectue sa demande de visite médicale d’embauche pour le salarié,
- et transmet la liste des salariés embauchés pour le pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS).
Cela permet à l’employeur d’être couvert en cas d’accident de travail, de bénéficier de ses droits éventuels à des exonérations et d’être en conformité avec la législation.
Quand et comment faire sa déclaration préalable à l’embauche ?
La déclaration doit être transmise à l’Urssaf dont relève l’établissement concerné, dans les 8 jours qui précèdent l’embauche du salarié (période d’essaie comprise).
L’employeur peut effectuer une déclaration préalable à l’embauche sur le site internet proposé par l’Urssaf à cet effet : https://www.due.urssaf.fr/declarant/index.jsf
Les logiciels de gestion de la paie propose également des modules permettant d’établir et de transmettre les déclarations préalables à l’embauche.
Les autres déclarations liées à l’embauche
L’embauche d’un salarié nécessite également une affiliation de ce dernier auprès du régime de retraite complémentaire obligatoire. De plus, une déclaration préalable est nécessaire en cas de première embauche.
L’affiliation au régime de retraite complémentaire obligatoire
A chaque embauche, l’employeur doit accomplir les formalités d’affiliation du salarié concerné à l’institution relevant de l’Arrco (pour chaque salarié) ou de l’Agirc (pour les cadres).
La déclaration de première embauche
En plus de la déclaration préalable à l’embauche, tout employeur qui embauche un premier salarié est tenu d’effectuer une déclaration préalable à envoyer par lettre recommandée avec accusé de réception auprès de l’inspection du travail.
Cette obligation concerne également les employeurs qui ont cessé d’employer des salariés pendant au moins 6 mois et qui souhaitent en embaucher à nouveau.
Ensuite, comme nous l’avons indiqué ci-dessus, l’immatriculation de l’employeur auprès des organismes sociaux (Urssaf, assurance chômage…) en cas de première embauche s’effectue par l’intermédiaire de la déclaration préalable à l’embauche.
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