En principe, les sociétés doivent déposer leurs comptes annuels au greffe du tribunal de commerce dans le mois suivant leur approbation. La loi accorde un délai d’un mois supplémentaire en cas de dépôt en ligne, sur le site infogreffe.fr. Par ailleurs, lorsqu’une société n’arrive pas à respecter le délai d’approbation des comptes, elle peut demander une prorogation. Cela aura pour effet d’augmenter d’autant le délai de dépôt des états financiers au greffe.
Le délai légal de dépôt des comptes annuels au greffe
Les sociétés tenues de déposer leurs comptes annuels au greffe du tribunal disposent d’un délai d’un mois pour le faire. Ce délai commence à courir à partir de la date d’approbation par l’assemblée générale ordinaire annuelle. Rappelons qu’une assemblée générale doit se réunir afin de se prononcer sur l’approbation des comptes annuels dans les six mois de la clôture de l’exercice comptable.
Le délai maximum à respecter pour déposer les comptes annuels ne peut donc, en principe, dépasser sept mois à compter du dernier jour de l’exercice social. Une société qui clôture ses comptes le 31 décembre N a jusqu’au 30 juin N+1 pour les faire approuver. Elle doit les déposer 1 mois après la date de tenue de l’assemblée générale, et donc au plus tard le 31 juillet N+1.
Toutefois, lorsque des dispositions légales apportent des modifications au délai d’approbation des comptes, le dépôt de dépôt au greffe se prolonge d’autant. Par exemple, une ordonnance de mars 2020 a prolongé de 3 mois le délai pour approuver les comptes, pour les sociétés qui clôturent leur exercice entre le 30 septembre 2019 et le 10 août 2020. Pour ces sociétés, le délai légal maximal de dépôt des comptes peut donc être de 10 mois.
Le délai supplémentaire accordé pour un dépôt des comptes en ligne
Le délai d’un mois s’applique aux dépôts de comptes effectués par voie postal. Si le dépôt se fait par voie électronique, il est augmenté d’un mois. Il est donc porté, au total, à deux mois. Il s’effectue sur le site infogreffe.fr.
Ce mode de transmission nécessite de numériser un certain nombre de documents, au lieu de les envoyer en format papier. Le format PDF est la norme. Le paiement s’effectue sur Internet par carte bancaire.
La société qui a choisi de déposer ses comptes annuels en ligne reçoit, une fois l’opération validée, un certificat de dépôt électronique ainsi qu’une facture.
La demande exceptionnelle de report au président du tribunal de commerce
Il peut arriver, pour diverses raisons, qu’une société ne parvienne pas à respecter le délai d’approbation de ses comptes annuels. Dans ce cas de figure, elle doit anticiper cette difficulté et demander une prorogation du délai d’approbation des comptes.
Pour cela, elle doit déposer une requête auprès du président du tribunal de commerce territorialement compétent. Il est généralement recommandé de faire la demande avant l’expiration du délai légal de six mois. La requête doit comprendre :
- Un courrier précisant les motifs du report et proposant une nouvelle date butoir,
- Une copie du bilan et du compte de résultat de l’année précédente,
- Et le bilan prévisionnel du dernier exercice clos (si possible).
A lire également sur le thème de l’approbation des comptes annuels :
- L’obligation de faire approuver les comptes annuels
- La convocation des associés à l’assemblée générale annuelle
- L’approbation des comptes d’une EURL
- L’approbation des comptes d’une SASU
