Le dépôt en ligne des comptes annuels : comment ça marche ?

Toutes les sociétés commerciales, à l’exception de certaines sociétés en nom collectifs, doivent déposer leurs comptes annuels au greffe du tribunal de commerce. Les entreprises individuelles à responsabilité limitée (EIRL) sont également concernées. Cette opération peut s’effectuer en ligne, c’est-à-dire en utilisant Internet. Très rapide et plus souple par rapport au dépôt papier, ce mode de transmission est de plus en plus prisé par les entreprises. Voici en quoi consiste le dépôt en ligne des comptes annuels.

Comment déposer les comptes annuels d’une entreprise en ligne ?

Le dépôt en ligne des comptes annuels par l’entreprise elle-même

La procédure de dépôt en ligne des comptes annuels s’effectue exclusivement sur le site infogreffe.fr. Elle suppose que l’entreprise dispose d’un compte utilisateur. Si ce n’est pas le cas, il faut le créer au préalable. Pour cela, il faut cliquer sur le bouton « Créer un compte » dans l’onglet « Vous n’avez pas de compte ».

Ensuite, il convient d’indiquer le numéro SIREN de l’entreprise. Une synthèse récapitule les derniers dépôts effectués. Pour déposer ses comptes, la société enregistré doit cliquer sur l’onglet « Formalités » puis se rendre dans la catégorie « Dépôt des comptes » et cliquer sur le lien « Déposer des comptes annuels en ligne ».

Un questionnaire apparaît ensuite et la société doit cocher les cases qui correspondent à sa situation, notamment en matière de confidentialité. La page suivante récapitule les documents à envoyer compte tenu des sélections effectuées. Il suffit alors de télécharger les documents demandés au format PDF.

Avant de transmettre définitivement son dossier, l’entreprise a la possibilité de le visualiser. Enfin, il ne reste plus qu’à choisir un mode de règlement et à procéder au paiement. Le dépôt des comptes est validé et l’entreprise peut accéder à un détail (état d’avancement, justficatif, facture…).

Le dépôt des comptes annuels par l’intermédiaire d’un service en ligne

Lorsqu’une entreprise a recours aux services d’une plateforme juridique en ligne pour déposer ses comptes annuels, ce n’est pas elle qui va se charger de la transmission des comptes. C’est l’outil en ligne (comme LegalPlace par exemple) qui va procéder au dépôt. Pour cela, l’entreprise doit lui donner une autorisation. On parle de mandat.

Elle doit communiquer au service en ligne l’ensemble de ses comptes annuels et certains justificatifs. Si ce dernier a géré l’approbation des comptes annuels, il dispose déjà de certaines informations (comme la résolution d’affectation du résultat par exemple).

Une fois le bilan, le compte de résultat et l’annexe comptable (le cas échéant) communiqués, la plateforme juridique va déposer les documents sur le site infogreffe.fr. L’entreprise utilisatrice n’a rien à faire à ce niveau. elle ne doit pas créer de compte sur le site du greffe..

Quand déposer les comptes annuels d’une société en ligne ?

Le dépôt en ligne offre plus de souplesse qu’un dépôt traditionnel par voie postale. En effet, tandis que ce dernier doit être effectué dans le mois suivant la date d’approbation des comptes, le délai de dépôt en ligne est, quant à lui, allongé à deux mois.

Une entreprise qui dépose ses comptes en ligne dispose donc d’un délai de 2 mois à compter de la date de tenue de l’assemblée générale ordinaire annuelle (AGOA). Passé ce délai, l’entreprise, ainsi que ses dirigeants, s’exposent à des sanctions.

Combien coûte le dépôt en ligne des comptes annuels ?

Paradoxalement, un dépôt en ligne coûte légèrement plus cher qu’un dépôt par correspondance (courrier). En effet, les émoluments du greffe sont plus importants dans ce cas de figure.

Le prix total à payer pour déposer les comptes annuels en ligne s’élève à 45,87 euros TTC (contre 45,34 euros en cas de dépôt par voie postale). La différence se situe au niveau des frais de transmission électronique facturés.

Soulignons toutefois qu’en cas de dépôt par correspondance, il faut également prévoir les frais d’affranchissement en supplément. Ils coûtent généralement quelques euros…

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