L’approbation et le dépôt des comptes annuels sont deux notions différentes. La seconde représente, en réalité, le prolongement de la première : il faut d’abord approuver les comptes annuels avant de les déposer au greffe du tribunal de commerce. Sans approbation préalable, il n’y a pas de dépôt possible, sauf quelques exceptions. Rappelons enfin que seules certaines formes de sociétés ayant approuvé leurs comptes doivent les déposer. Voici les 3 différences entre l’approbation et le dépôt des comptes annuels.
Les sociétés ayant approuvé leurs comptes ne doivent pas toutes les déposer
Le dépôt des comptes annuels est une obligation qui concerne essentiellement les sociétés commerciales. Sont expressément visées les sociétés par actions (SAS, SA, SCA) et les sociétés à responsabilité limitée (SARL) y compris celles à forme unipersonnelle (SASU ou EURL). Des aménagements existent toutefois pour ces dernières. De même, les sociétés d’exercice libérale assimilées à des sociétés commerciales (SELARL, SELAFA, SELAS…) et certaines sociétés en nom collectif (SNC) entrent dans le champ d’application de cette obligation. Dans ce cas, les comptes doivent être soumis à l’approbation des associés avant d’être déposés.
D’autres sociétés, en revanche, doivent faire approuver leurs comptes mais n’ont aucune obligation de les déposer ensuite. Cela concerne notamment les sociétés civiles immobilières (SCI) ou les sociétés civiles patrimoniales (holdings). En effet, ces sociétés civiles établissent également des comptes de fin d’année et elles peuvent choisir, par sécurité ou par respect des dispositions statutaires/légales, de les faire approuver par les associés. Les objectifs divergent mais ils consistent généralement à prouver la non-fictivité de la société. Dans ce cas, l’approbation n’est pas suivie du dépôt.
Il faut d’abord faire approuver les comptes annuels puis les déposer au greffe
En principe, les comptes annuels d’une société ne peuvent faire l’objet d’un dépôt au greffe que s’ils ont été préalablement approuvés. Chaque année, les dirigeants doivent convoquer les associés de la société afin qu’ils se prononcent sur les états financiers. Ces derniers comprennent notamment un bilan, un compte de résultat et, parfois, une annexe. Les associés prennent également connaissance d’un rapport établi par la direction. Dans la plupart des cas, l’approbation des comptes annuels doit s’effectuer dans les 6 mois qui suivent la clôture de l’exercice comptable.
Une fois approuvés, les comptes annuels doivent être déposés au greffe du tribunal de commerce. L’envoi comprend les comptes eux-mêmes, ainsi que la proposition d’affectation du résultat et la résolution d’affectation votée. Généralement, seul un extrait du procès-verbal de l’assemblée générale ordinaire annuelle (AGOA) est communiqué. Le rapport du commissaire aux comptes sur les comptes annuels doit également figurer dans le dossier. Le dépôt doit intervenir dans un délai d’un mois à compter de la date de tenue de l’assemblée générale (deux mois en cas de dépôt en ligne).
Si les associés refusent d’approuver les comptes, ces derniers n’ont pas à être déposés. La société doit simplement envoyer la résolution d’affectation proposée (et donc refusée) au greffe du tribunal de commerce. Le résultat restera, par ailleurs et, en l’absence de corrections, non-affecté. L’activité pourra se poursuivre normalement. Il se peut que les associés ne reviennent jamais sur les comptes non-approuvés. Cela dit, ils ont la possibilité de les approuver ultérieurement, après que les ajustements demandés aient été effectués par les dirigeants.
Dans certains cas, le dépôt des comptes annuels vaut approbation
Une exception existe en matière d’approbation et de dépôt des comptes annuels. La Loi autorise les sociétés unipersonnelles dont l’associé unique exerce également les fonctions de dirigeant à ne pas déposer la décision d’affectation du résultat. Dans ce cas, le dépôt au greffe du tribunal de commerce vaut à lui seul approbation des comptes par l’associé unique.
En pratique, cette mesure de simplification concerne uniquement les sociétés par actions simplifiées unipersonnelles (SASU) et les entreprises unipersonnelles à responsabilité limitée (EURL) dans lesquelles l’associé unique, personne physique, assume également les fonctions de président ou de gérant.
Attention toutefois, cette tolérance n’exonère pas la société du formalisme juridique lié à l’approbation des comptes. L’associé unique doit tout de même prendre une décision et la consigner dans le registre spécial prévu à cet effet. Il doit notamment prévoir la répartition du résultat de sa société. A cette occasion, il approuve également les comptes.
A lire également sur le thème des comptes annuels :
- Comment approuver les comptes annuels d’une SASU ?
- Quelle est la démarche à suivre pour demander la non-publication des comptes ?
