Lorsqu’une entreprise embauche son premier salarié, elle acquiert la qualité d’employeur. À ce titre, l’entreprise a de nouvelles obligations à respecter. L’entreprise va devoir s’affilier au régime général et auprès des caisses. Des formalités propres à l’embauche sont également nécessaires : déclaration préalable à l’embauche, contrat de travail…
Dans ce dossier, Le Coin des Entrepreneurs fait le point sur les principales démarches à accomplir dans le cadre de l’embauche d’un premier salarié.
- Réaliser les formalités liées à l’embauche
- Conclure le contrat de travail du salarié embauché
- Mettre en place les documents et les registres obligatoires
- Mettre en place la gestion de la paie au sein de l’entreprise
Réaliser les formalités liées à l’embauche
Tout d’abord, pour embaucher son premier salarié, le nouvel employeur doit le déclarer en complétant et en transmettant aux organismes sociaux une déclaration préalable d’embauche (DPAE). Par cette formalité, l’employeur va également s’affilier auprès du régime général de la sécurité sociale et de l’assurance chômage. La DPAE s’effectue en ligne sur le site internet de l’Urssaf, avant l’embauche du salarié et 8 jours au plus tôt.
L’utilisation du service TESE (Titre Emploi Service Entreprise) permet à l’entreprise de simplifier les formalités administratives liées à l’embauche d’un salarié. Une seule démarche permet de réaliser la déclaration préalable à l’embauche et le contrat de travail du salarié.
Conclure le contrat de travail du salarié embauché
Les relations entre un employeur et un salarié sont encadrées par un contrat de travail. La nature du contrat de travail à utiliser va dépendre de ce qui a été convenu avec le salarié recruté. Il pourra s’agir d’un CDI, Contrat à Durée Indéterminée, ou d’un CDD, Contrat à Durée Déterminée.
Dans le cas d’un CDD, un contrat de travail écrit est obligatoire. Ce n’est pas le cas lorsqu’il s’agit d’un CDI, mais cela est fortement recommandé en pratique. La rédaction du contrat de travail peut être effectuée par l’entreprise, ou déléguée à un professionnel (l’expert-comptable de l’entreprise en général).
Mettre en place un registre unique du personnel
En tant qu’employeur, l’entreprise doit mettre en place un registre unique du personnel. Il s’agit d’un document sur lequel doivent figurer tous les salariés en CDI et en CDD de l’entreprise. Les stagiaires, les apprentis et les personnes en contrat de professionnalisation doivent également y être mentionnés. Sur ce document, il faut inscrire les informations suivantes :
- L’identité du salarié : nom, prénom, date de naissance, nationalité et sexe.
- Les fonctions exercées : poste occupé et qualification.
- Les dates d’entrée et de sortie de l’établissement.
- Le type de contrat signé avec l’entreprise.
Des informations spécifiques supplémentaires sont parfois nécessaires. Il conviendra de le mettre à jour à chaque changement intervenant dans l’entreprise.
Mettre en place la gestion de la paie au sein de l’entreprise
Un employeur est tenu de remettre au salarié un bulletin de paie à l’occasion du versement de chaque salaire. Le bulletin de paie est un document obligatoire donc le contenu est encadré par la loi. Un exemplaire doit être conservé au sein de l’entreprise pendant une durée de 5 ans.
Ensuite, en tant qu’employeur, l’entreprise aura l’obligation d’effectuer une déclaration sociale nominative (DSN) chaque mois. La DSN est une déclaration qui transmet les informations concernant chacun des salariés de l’entreprise. Cette déclaration s’effectue par l’intermédiaire du service net-entreprises.fr.
La gestion de la paie en interne au sein de l’entreprise implique d’avoir un minimum de connaissances en la matière. En effet, cette discipline est très réglementée et des contrôlées sont fréquents. Dans le doute, il sera préférable de contacter un cabinet pour obtenir un accompagnement à ce niveau, et également sur l’ensemble des formalités propres à l’embauche d’un salarié.
