La facture est un document émis par support papier ou par voie électronique, attestant de l’achat ou de la vente d’un ou de plusieurs biens ou services, et comportant un certain nombre de mentions obligatoires. Elle peut être émise pour le vendeur (ou prestataire), ou par un tiers mandaté à cet effet. Une facture, pour pouvoir être valablement émise, doit respecter un certain formalisme.
Nous verrons tout d’abord le support à utiliser pour émettre une facture, puis quand est-ce qu’il faut l’émettre et enfin les cas particuliers.
Quel support utiliser pour faire une facture ?
Il y a actuellement trois types de support qui sont utilisés pour émettre une facture : Les factures sous format papier, les factures sous format électronique et les factures dématérialisées.
Les factures sous format papier
La facture sous format papier doit être émise en double exemplaire, le premier étant pour l’émetteur et le second doit être remis au client. Elle peut être émise soit pas le vendeur ou le prestataire en question, soit par un mandataire chargé d’effectuer la facturation pour le compte de ce dernier.
Les factures sous format électronique
C’est le deuxième moyen de transmission de factures possible, les factures sont ici créées et transmises sous format électronique. Ce type d’émission de factures doit permettre de garantir l’intégrité et la pérennité du contenu des factures.
L’émission de factures électroniques est possible si :
- Le destinataire accepte ce moyen de transmission ;
- Le vendeur ou le prestataire dispose d’un certificat électronique, attribué par un prestataire de service de certification. Il s’agit la plupart de temps d’un petit programme informatique et doit être communiqué aux destinataires des factures.
- L’émetteur de la facture doit avoir une signature électronique, qui permet de garantir l’authenticité de l’origine de la facture de l’intégrité de son contenu.
Les factures dématérialisées
Il s’agit ici d’utiliser un système de télétransmission permettant d’assurer l’identité du message facture émis et reçu, la constitution d’une liste récapitulative et d’un fichier des partenaires, l’archivage des données et les restitutions des données en langage clair.
La facture doit bien évidemment comporter toutes les mentions obligatoires.
Quand faut-il faire et délivrer une facture ?
En principe, la facture doit être émise dès lors que la livraison du ou des biens a eu lieu pour une vente, ou de la fin de l’exécution dans le cadre de prestations de services.
Lorsqu’un client retire la marchandise à la commande, la facture est donc en principe émise immédiatement. En revanche, lorsque la livraison intervient ultérieurement à la commande, la facture est émise à la livraison de la marchandise.
Il est néanmoins possible de faire des factures périodiques et de ne pas émettre un facture à chaque livraison.
Les factures d’acomptes
Chaque versement d’acompte ayant lieu avant la réalisation de la livraison de biens ou de la prestation de services doit donner lieu à l’émission d’une facture par le prestataire ou le vendeur.
Néanmoins, pour les prestations de services, deux cas sont à distinguer : Les prestations à exécution successive pour lesquelles il n’est pas obligatoire d’émettre une facture, et les prestations ponctuelles qui elles doivent obligatoirement donner lieu à l’émission d’une facture.
Quelle solution utiliser pour faire une facture ?
Les factures peuvent être établies manuellement, au moyen d’un tableur ou d’un éditeur de texte, ou plus généralement grâce à une application professionnelle. Idéalement, cette application doit être reliée à votre application de comptabilité pour vous permettre de basculer automatiquement vos factures de vente en comptabilité.
L’utilisation d’une application permet de disposer de modèles de facture dont le contenu respecte le législation applicable et de gagner un temps précieux dans le gestion administrative de votre entreprise (édition des factures, suivi des paiements, transfert en comptabilité…).
A lire également sur les factures :
- Mentions obligatoires sur une facture
- Les conditions générales de vente (CGV)
- Les avantages d’une facturation rapide
