Contacter un comptableLorsque le contrat de travail d’un salarié prend fin, l’employeur est tenu de lui remettre plusieurs documents : un certificat de travail, une attestation pour pôle emploi, un état récapitulatif de l’épargne salariale et un reçu pour solde de tout compte.
Le certificat de travail
Au terme du contrat de travail, l’employeur doit remettre un certificat de travail au salarié. Ce certificat doit comporter les informations et mentions suivantes :
- l’identification de l’employeur,
- l’identification du salarié,
- la date à laquelle le salarié est entré dans l’entreprise,
- la date à laquelle le contrat de travail du salarié a pris fin,
- l’emploi occupé par le salarié, ou, le cas échéant, les emplois successivement occupés, et les périodes pendants lesquelles ils ont été tenus,
- tout autre mention utile, comme par exemple le fait que le salarié est désormais libre de tout engagement,
- la date et le lieu de délivrance du certificat, ainsi que la signature de l’employeur.
Enfin, l’employeur doit mentionner dans le certificat de travail le maintien des garanties de prévoyance « frais de santé » et « décès, incapacité de travail et invalidité ». Il doit également informer l’organisme assureur de la cessation du contrat de travail du salarié.
L’attestation pour pôle emploi
L’employeur doit délivrer au salarié une attestation lui permettant de faire valoir ses droits aux prestations de l’assurance chômage, au moment de l’expiration ou de la rupture du contrat de travail. L’employeur a également l’obligation de transmettre un exemplaire de cette déclaration à Pôle emploi.
L’attestation doit être conforme au modèle établi par l’organisme gestionnaire du régime de l’assurance chômage. On doit y retrouver les informations suivantes :
- l’identité et la qualification du salarié,
- le motif de la rupture du contrat de travail,
- la durée de l’emploi,
- le montant des rémunérations brutes soumises aux cotisations sociales des 12 derniers mois (salaires, primes, indemnités…),
- la caisse de retraite complémentaire à laquelle le salarié est affilié,
- le nom et la qualité du signataire, et sa signature.
L’attestation peut être saisie directement en ligne à partir du site www.pole-emploi.fr. Elle doit être envoyée par voie dématérialisée. Si l’employeur a moins de 10 salariés, l’envoi peut également être effectué par courrier.
L’état récapitulatif de l’épargne salariale
L’employeur doit remettre un état récapitulatif de l’ensemble des sommes et valeurs mobilières épargnées ou transférées au sein de l’entreprise dans le cadre de la participation, de l’intéressement ou des plans d’épargne, au salarié qui quitte l’entreprise.
Cet état récapitulatif doit contenir les informations suivantes :
- l’identité du bénéficiaire,
- la description des avoirs du salarié acquis ou transférés dans l’entreprise par accord de participation et plans d’épargne,
- l’identité et l’adresse des teneurs de registre auprès duquel le salarié à un compte,
- les modalités de prise en charge des frais de tenue de compte-conservation et l’indication de qui en a la charge (l’entreprise ou le salarié).
L’état doit distinguer les actifs disponibles et les actifs affectés au PERCO (plan d’épargne pour la retraite collectif).
Le reçu pour solde de tout compte
L’employeur doit délivrer au salarié un reçu pour solde de tout compte, document qui indique l’ensemble des sommes que l’entreprise doit au salarié. Le reçu pour solde de tout compte doit être signé par l’employeur mais pas obligatoirement par le salarié qui a le choix de le signer, ce qui signifie dans ce cas qu’il atteste avoir reçu les sommes y figurant, ou de refuser de le signer.
Le contenu du solde de tout compte n’est pas réglementé par la loi mais il est préférable d’y faire figurer les informations et mentions suivantes :
- l’intitulé « Reçu pour solde de tout compte »,
- les coordonnées de l’entreprise et du salarié,
- la liste détaillée des sommes dues au salariés,
- la mention « établi en double exemplaire dont un remis au salarié »,
- la date d’établissement du reçu pour solde de tout compte,
- la signature de l’employeur, ainsi que celle du salarié lorsqu’il accepte de le signer.
Nous vous informons en détail à propos de ce document dans ce dossier : le reçu pour solde de tout compte.
