Contacter un comptableA partir du moment où une partie de la comptabilité de l’entreprise est gérée en interne, il est nécessaire d’utiliser un logiciel de comptabilité. En fonction des fonctionnalités dont vous avez besoin, il conviendra de choisir le logiciel de comptabilité adéquat.
Le coin des entrepreneurs fait le point sur les fonctionnalités importantes d’un logiciel de comptabilité ainsi que leur utilité pour l’entreprise.
Nous nous focalisons ici uniquement sur les fonctionnalités comptables du logiciel et n’aborderons donc pas les caractéristiques techniques (monoposte / multiposte, compatibilité, application en cloud, gestion des accès…).
Le logiciel doit permettre de tenir correctement la comptabilité
La tenue de la comptabilité est la fonctionnalité de base de tout logiciel comptable. Pour l’effectuer dans de bonnes conditions, le logiciel doit notamment permettre :
- de créer votre propre plan comptable ou d’adapter un plan fournit par défaut,
- de créer vos journaux comptables (journal des achats, journal des ventes, journal de banque…), et de gérer les journaux auxiliaires,
- de renseigner toutes les informations nécessaires lorsque vous enregistrez une écriture (date, nature, comptes, libellé, lien avec la pièce justificative, montant (HT, TVA, TTC)),
- de créer des modèles d’écritures comptables (écriture d’achat de marchandises, écriture de loyer immobilier, écriture d’abonnement téléphonique…),
- d’éditer à tout moment une balance comptable générale, une balance ciblée par comptes (balances auxiliaires clients et fournisseurs) et/ou par date, ou un extrait de compte,
- de clôturer des périodes provisoirement puis définitivement,
- d’ouvrir et de travailler sur l’exercice suivant avant que l’exercice précédent ne soit clôturé définitivement.
Notre avis : ces fonctionnalités de base sont primordiales si vous souhaitez gérer en interne la tenue de votre comptabilité.
Le logiciel doit être connecté à la gestion commerciale
Si vous utilisez une application de gestion commerciale externe au logiciel de comptabilité, il est recommandé d’utiliser une solution permettant de connecter les deux applications pour pouvoir déverser automatiquement dans la comptabilité les écritures comptables provenant de la gestion commerciale (facturations clients, voir certains fournisseurs).
A défaut, vous perdrez beaucoup de temps en mettant votre comptabilité à jour manuellement et le risque d’erreur est augmenté.
Notre avis : il est possible et préférable de s’équiper d’une application qui gère à la fois la gestion commerciale (devis, bon de commande, facturation) et la comptabilité. Ce n’est toutefois pas un critère important lorsque vos facturations clients sont limitées (c’est notamment le cas pour beaucoup de prestataires de services).
Le logiciel doit permettre l’import et l’export de données
La possibilité d’importer des données comptables ou de les exporter est une fonctionnalité importante, notamment lorsque l’entreprise travaille avec un expert-comptable ou en cas de changement de logiciel comptable.
Ainsi, il doit être possible de générer des fichiers d’écritures sous un format informatique permettant leur import dans d’autres logiciels de comptabilité (celui de l’expert-comptable notamment).
Notre avis : Cette fonctionnalité est indispensable lorsque l’entreprise a un expert-comptable, sauf si ce dernier travaille directement et uniquement sur place en utilisant le logiciel de comptabilité de l’entreprise.
Le logiciel doit permettre le lettrage des comptes de tiers
Le lettrage des comptes de tiers permet de rapprocher les montants qui figurent dans un compte de tiers (fournisseurs et clients notamment). Par exemple :
- Une dette provenant d’une facture d’un fournisseur est reliée à son règlement,
- Une créance provenant d’une facture émis à un client est reliée à son règlement.
Ainsi, votre comptabilité est « nettoyée », les comptes de tiers ne comporteront que les mouvements non lettrés. C’est également plus simple pour gérer vos paiements fournisseurs et vos relances clients d’après les informations issues de la comptabilité.
Notre avis : Il s’agit d’une fonctionnalité indispensable qui doit être proposée par votre logiciel de comptabilité.
Le logiciel doit permettre de gérer les immobilisations
Le logiciel de comptabilité doit permettre de gérer les immobilisations en comptabilité afin d’éviter d’utiliser un tableur. En effet, l’entreprise doit calculer des amortissements (avec parfois des schémas complexes comme les amortissements dégressifs), gérer les cessions d’immobilisation ainsi que les mises au rebut…
Notre avis : il s’agit d’une fonctionnalité indispensable, sauf si l’entreprise a un expert-comptable et que ce travail lui est attribué.
Le logiciel doit permettre d’éditer un bilan et un compte de résultat
Toute entreprise soumise à un régime réel d’imposition doit produire des comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe dans certains cas). Il faut donc que votre logiciel permette de produire ces documents comptables.
En pratique, la plupart des applications proposent l’édition du bilan et du compte de résultat de l’entreprise.
Par contre, la possibilité d’établir et d’éditer l’annexe comptable est une fonctionnalité que l’on retrouve plus difficilement. Toutefois, les entreprises ne franchissant pas deux des trois seuils ci-dessous en sont dispensées :
- Total bilan inférieur ou égal à 350 000 euros ;
- Chiffre d’affaires inférieur ou égal à 700 000 euros ;
- Nombre de salariés inférieur ou égal à 10.
Les entreprises qui font appel à un expert-comptable pour l’établissement de leurs comptes annuels peuvent se passer de cette fonctionnalité car les comptes annuels sont établis et édités par le cabinet.
Notre avis : Cette fonctionnalité est intéressante lorsque l’entreprise gère en interne l’ensemble de sa comptabilité. Si un expert-comptable intervient, il se chargera normalement d’établir vos comptes annuels. Egalement, l’annexe comptable peut être réalisée manuellement avec un éditeur de texte.
Le logiciel doit générer le fichier des écritures comptables
Les entreprises soumises à un régime réel d’imposition doivent être en mesure de transmettre à l’administration fiscale leur fichier informatique des écritures comptables. Ce fichier est généré grâce au logiciel de comptabilité.
Notre avis : Cette fonctionnalité est indispensable lorsque l’entreprise gère en interne l’ensemble de sa comptabilité. Si un expert-comptable intervient, il peut se charger d’éditer le fichier des écritures comptables lorsqu’il reprend l’ensemble de vos écritures dans son application professionnelle.
Le logiciel doit proposer l’édition des livres comptables obligatoires
Toute entreprise soumise à un régime réel d’imposition doit également tenir des livres comptables obligatoires : un livre-journal, un grand-livre et un livre d’inventaire (ce dernier est néanmoins supprimé pour les exercices ouverts à compter du 1er janvier 2016). Ces livres sont générés à partir du logiciel de comptabilité.
Les entreprises qui font appel à un expert-comptable peuvent demander au cabinet de leur éditer ces livres comptables lorsque le professionnel intègre dans son application l’ensemble des écritures comptables enregistrées dans le logiciel de comptabilité utilisé par l’entreprise.
Notre avis : Cette fonctionnalité est indispensable lorsque l’entreprise gère en interne l’ensemble de sa comptabilité. Si un expert-comptable intervient, il peut se charger d’éditer vos livres comptables lorsqu’il reprend l’ensemble de vos écritures dans son application professionnelle.
Le logiciel doit permettre l’intégration des données bancaires
L’intégration des données bancaires permet à l’entreprise de transférer automatiquement les informations de ses relevés bancaires en comptabilité, ce qui se traduit par un gain de temps et un risque d’erreur moindre.
Plusieurs logiciels de comptabilité permettent l’intégration de vos données bancaires.
Notre avis : Il s’agit d’une fonctionnalité intéressante pour les entreprises d’une certaine taille. Cela n’est pas indispensable si vos opérations bancaires sont limitées.
Les fonctionnalités d’importance aléatoire pour une entreprise
Il existe une multitude d’autres fonctionnalités possibles pour votre logiciel de comptabilité mais il faut vraiment en avoir l’utilité pour les retenir en tant que critères de choix.
Voici quelques exemples de fonctionnalités dont vous pouvez vous passer dans certains cas :
- La télédéclaration de la TVA qui peut être effectuée gratuitement dans votre espace professionnel sur le site impôt.gouv.fr
- La télédéclaration de la liasse fiscale, lorsqu’elle est simple, qui peut également être effectuée gratuitement dans votre espace professionnel sur le site impôt.gouv.fr
- L’édition des comptes annuels et des livres comptables obligatoires, si votre expert-comptable peut s’en charger,
- La gestion des immobilisations, lorsque vous avez confié cette mission à votre expert-comptable,
- La génération du fichier informatique des écritures comptables, si votre expert-comptable peut s’en charger,
- La gestion commerciale ou un import des données issues de la gestion commerciale, si votre activité génère peu de factures clients.
