Lorsqu’une entreprise déménage et change de locaux, elle doit accomplir plusieurs formalités. La plus connue est la demande de modification de l’extrait K bis. Mais ce n’est pas la seule. Il convient également de prévenir les partenaires de l’entreprise (par courrier ou e-mail), de résilier et/ou de transférer certains contrats et de mettre à jour tous les documents administratifs et commerciaux. Voici la check-list des formalités à effectuer pour déménager son entreprise.
Remarque : toutes les règles que nous présentons ci-dessous concerne le déménagement du siège social, c’est-à-dire du lieu où se trouve la direction effectivement de l’entreprise. Cette adresse peut être différente du lieu d’exploitation de l’activité. Dans ce dernier cas, les formalités légales sont moins contraignantes (on parle de modification d’un établissement principal ou secondaire).
Déclarer officiellement le déménagement des locaux de l’entreprise
Après avoir effectué son déménagement, l’entreprise doit déclarer ses nouveaux locaux. Pour cela, elle doit déposer un dossier auprès du centre de formalités des entreprises (CFE). Sur le plan administratif, la formalité de transfert du siège social est très importante. C’est une démarche officielle à l’issue de laquelle l’entreprise reçoit un nouvel extrait K bis, comportant notamment sa nouvelle adresse. Voici les étapes à suivre :
- L’organe compétent décide du transfert siège social (en général, ce sont les associés),
- Un procès-verbal d’assemblée générale extraordinaire – de décisions de l’associé unique – est dressé,
- La clause des statuts de l’entreprise mentionnant le siège social est mise à jour,
- L’entreprise diffuse une annonce légale de transfert social dans un support habilité,
- Le dirigeant remplit une déclaration de modification (Cerfa n° 11682, appelé formulaire « M2 »),
- Une demande d’inscription modificative est déposée au centre de formalités des entreprises.
La demande d’inscription modificative prend la forme d’un dépôt de dossier. Ce dernier comprend :
- Le PV décidant le transfert du siège social de la société,
- Un exemplaire des statuts de la société mis à jour,
- La déclaration de modification complétée et signée (formulaire M2),
- L’attestation de parution de l’annonce légale de transfert de siège social,
- Un justificatif d’occupation du nouveau local (copie du bail, facture d’électricité…),
- Si l’entreprise change de département, la liste des sièges sociaux antérieurs.
Les règles présentées ci-dessus s’appliquent lorsque l’entreprise est une société. Si elle revêt la forme d’une entreprise individuelle, il suffit de remplir un formulaire P2 (formulaire n° 11678) et de fournir quelques justificatifs.
Résilier et ouvrir ou transférer certains contrats au nom de l’entreprise
L’entreprise doit identifier tous les contrats qui concernaient l’ancien établissement et prendre une décision quant à leur poursuite. Elle peut, en effet, choisir de les résilier afin de souscrire de nouveaux contrats. Cela dit, il est parfois intéressant de transférer simplement les contrats en cours pour ne pas avoir à resouscrire les mêmes ensuite.
Cela concerne notamment les contrats d’assurance (multirisques, local professionnel), de fourniture d’énergie (électricité et gaz), de fourniture d’eau… S’agissant des lignes téléphoniques, l’entreprise peut demander à son opérateur un transfert sans avoir à résilier ses abonnements ; ce qui présente plusieurs avantages.
Enfin, il est généralement conseillé de mettre en place une redirection de courrier auprès de La Poste (réexpédition définitive nationale). La redirection peut durer jusqu’à 24 mois au maximum.
Prévenir les partenaires du déménagement des locaux de l’entreprise
Les formalités légales présentées dans le premier point ont notamment pour objectif de prévenir les tiers, et notamment les partenaires de l’entreprise. En effet, l’avis de transfert de siège social est publique, ce qui permet à toute personne qui le souhaite de prendre connaissance du déménagement de l’entreprise.
Toutefois, cela suffit rarement, en pratique. L’entreprise doit signaler à tous ses partenaires qu’elle déménage. Ainsi, elle peut adresser à son banquier et à ses clients / fournisseurs un courrier (ou un e-mail) indiquant le changement d’adresse de son siège social. Parfois, cette mention est inscrite distinctement sur les factures.
L’entreprise doit également signaler son déménagement à l’administration fiscale pour qu’elle puisse calculer la nouvelle imposition en matière de contribution foncière des entreprises (CFE). Elle doit, pour cela, remplir une déclaration 1447-C avant le 31 décembre de l’année en cours.
Mettre à jour les documents commerciaux et administratifs de l’entreprise
L’entreprise doit mettre à jour l’ensemble de ses supports de communication et ses documents administratifs. Elle doit simplement y remplacer l’ancienne adresse par la nouvelle.
Cette formalité concerne non seulement les mentions légales du site Internet de l’entreprise (site « vitrine » et/ou site e-commerce), mais également les documents commerciaux (flyers, plaquettes, brochures publicitaires, cartes de visites, etc.).
Enfin, l’entreprise doit mettre à jour les mentions qui figurent dans ses documents administratifs : courriers à en-tête, devis, factures, fiches de paie, etc. Si l’entreprise possède une flotte de véhicules, elle doit mettre à jour ses cartes grises.
