La notion de formalités d’entreprise englobe, en pratique, plusieurs formalités administratives. Ces dernières doivent être effectuées lors de la création, de la modification ou de la fermeture d’une entreprise. On dit qu’elles sont « légales ». Elles ont un caractère obligatoire. Voici les informations essentielles à retenir à leur sujet :
Les formalités d’entreprise : définition et typologie
Une formalité d’entreprise correspond à une tâche administrative qui doit être accomplie pour donner naissance à l’entreprise, au cours de son existence ou pour procéder à sa fermeture. Elle se traduit généralement par des obligations déclaratives. On parle de formalités légales obligatoires.
On distingue trois grands types de formalités d’entreprises :
- Les formalités de création d’entreprise
Elles ont pour objectif de constituer une entreprise (entreprise individuelle ou société) et d’obtenir son immatriculation au registre national des entreprises (RNE). Ce n’est que suite à leur accomplissement qu’une entreprise existe véritablement aux yeux du public.
- Les formalités de modification d’entreprise
Une entreprise peut, au cours de son existence, être affectée par certaines modifications. Il peut, par exemple, s’agir d’un changement de nom, d’adresse, d’activité, d’associé(s) ou de capital social. Elle doit alors mettre à jour ses informations au RNE et accomplir des formalités.
- Les formalités de fermeture d’entreprise
On parle, plus précisément, de cessation d’activité pour l’entreprise individuelle et de dissolution/liquidation pour la société. Ces formalités ont pour objectif de faire disparaître officiellement l’entreprise. Elles aboutissent à la radiation du RNE.
Les formalités légales regroupent, en réalité, plusieurs démarches obligatoires. Les principales sont :
- La publication d’une annonce légale dans un support habilité à diffuser de telles annonces (cette diffusion concerne essentiellement les sociétés civiles et commerciales et, plus rarement, les entreprises individuelles) ;
- Le dépôt d’un dossier en vue d’une immatriculation, d’une inscription modificative ou d’une radiation au registre national des entreprises (RNE) via le Guichet Unique (concerne toutes les entreprises, y compris les micro-entreprises).
Comment accomplir une formalité d’entreprise ?
Autorités compétentes
Depuis le 1er janvier 2023, toutes les formalités d’entreprises s’effectuent obligatoirement et exclusivement sur le portail du Guichet Unique.
Accessible uniquement en ligne, sur Internet à l’adresse procedures.inpi.fr, le Guichet Unique est une plateforme gérée par l’Institut National de la Propriété Industrielle (INPI).
Elle est entièrement gratuite et remplace les anciens centres de formalités des entreprises (CFE).
L’utilisation du Guichet Unique est obligatoire pour toutes les formes juridiques d’entreprises, et pour toutes les activités : commerciales, artisanales, libérales, agricoles, etc.
Les organismes qui traitent et valident les formalités effectuées sur le Guichet Unique sont :
- Les greffes des tribunaux de commerce pour les commerçants indépendants et les sociétés,
- Les chambres de métiers et d’artisanat pour les artisans,
- Les mutualités sociales agricoles pour les activités agricoles,
- Et les URSSAF pour les professionnels libéraux indépendants.
Déclarant en charge des formalités
Le représentant légal de l’entreprise peut accomplir lui-même les formalités qui incombent à son entreprise. Il s’agit :
- Du gérant pour les sociétés à responsabilité limitée (SARL/EURL) et les sociétés en nom collectif (SNC),
- Du président pour les sociétés anonymes (SA) et les sociétés par actions simplifiées (SAS/SASU),
- Du chef d’entreprise pour les entreprises individuelles (EI – exercice en nom propre).
Dans ce cas de figure, le représentant doit créer un compte pour son entreprise sur le site du Guichet Unique et accomplir la formalité en ligne. Il peut aussi donner la mission à toute personne de le faire. Un contrat de mandat doit alors être établi et signé par les parties.
En cas de délégation, le dirigeant a plusieurs choix. Il peut avoir recours à son expert-comptable (celui qui tient – ou va tenir – la comptabilité de son entreprise), à un avocat ou à un service juridique en ligne. Quelle que soit l’option choisie, la sous-traitance a un coût (par ordre croissant : service en ligne, expert-comptable, avocat).
Pour signer une formalité de modification ou de fermeture en ligne, le déclarant doit disposer d’une clé et d’un certificat de signature électronique. Il peut, pour cela, utiliser le service France Connect + ou tout autre dispositif spécifique payant. Le dirigeant doit donc, le cas échéant, se créer un compte au préalable.
