Pour embaucher un salarié, vous allez devoir accomplir plusieurs formalités. S’il s’agit de votre premier recrutement, votre nouveau statut d’employeur vous imposera de respecter toutes les dispositions prévues par le Code du travail.
Vous avez trouvé votre futur salarié et vous souhaitez le recruter ? Ce guide vous explique toutes les formalités à accomplir pour embaucher un salarié :
- Récapitulatif des formalités pour embaucher un salarié
- La déclaration préalable à l’embauche (DPAE)
- La rédaction du contrat de travail
- L’information et la prévention à la sécurité
- La mise à jour du registre unique du personnel
- La visite d’information et de prévention
- L’adhésion à la mutuelle d’entreprise
- La mise en place de la paie
Récapitulatif des formalités pour embaucher un salarié
Le tableau ci-dessous récapitule les formalités que vous allez devoir accomplir pour embaucher un salarié.
| Formalité | Quand ? | Utilité |
|---|---|---|
| Déclaration préalable à l’embauche | 8 jours minimum avant l’embauche | Enregistrement du salarié auprès des organismes de protection sociale |
| Rédaction et signature du contrat de travail | Dans un délai maximum de 2 jours suivant l’embauche pour les CDD | Définir les relations contractuelles entre l’employeur et le salarié |
| Information et prévention à la sécurité | Dès le premier jour dans l’entreprise | Informer précisément sur les précautions à prendre afin d’assurer sa propre sécurité et celle des autres. |
| Mise à jour du registre unique du personnel | Dès le premier jour dans l’entreprise | Registre permettant de s’assurer de la transparence des emplois dans chaque établissement de l’entreprise |
| Visite d’information et de prévention | Dans un délai maximum de 3 mois suivant l’embauche | Examen visant à s’assurer que le salarié n’a pas de problèmes de santé l’empêchant d’effectuer le travail demandé |
| Adhésion à la mutuelle d’entreprise | Dès le premier jour dans l’entreprise | Permettre au salarié de bénéficier d’une couverture sociale complémentaire |
| Mise en place de la paie | Dès le versement du premier salaire | Établissement des bulletins de paie et déclaration des cotisations sociales |
La déclaration préalable à l’embauche (DPAE)
À propos de la déclaration préalable à l’embauche
Une déclaration préalable à l’embauche doit être obligatoirement réalisée pour chaque recrutement, peu importe la nature du contrat de travail que vous proposez, sauf si vous utilisez le service TESE (Titre Emploi-Service Entreprise). La DPAE permet de réaliser plusieurs formalités simultanément :
- en cas de première embauche, de vous enregistrer en tant qu’employeur au régime général de la sécurité sociale,
- d’établir la déclaration nominative préalable à l’embauche,
- de déclarer le salarié auprès de plusieurs organismes : CPAM, assurance chômage, santé du travail.
Cette déclaration doit être envoyée à l’Urssaf (ou à la MSA pour le régime agricole), avant l’embauche et au plus tôt 8 jours avant. En cas d’utilisation du service TESE, cette formalité est accomplie.
Comment faire ?
Vous pouvez effectuer cette déclaration gratuitement sur le site internet net-entreprises.fr ou sur celui de l’Urssaf. Pour le régime agricole, la déclaration se fait sur le site internet de la MSA.
La rédaction du contrat de travail
À propos de la rédaction du contrat de travail
Le contrat de travail formalise l’engagement du salarié et de l’employeur. Lorsque le contrat prend la forme d’un CDD ou d’un CDI à temps partiel, un écrit est obligatoire. Pour les CDI à temps plein, même si la loi ne l’exige pas, il reste préférable de rédiger le contrat par écrit. Enfin, certaines conventions collectives rendent le contrat écrit obligatoire.
Dans un contrat de travail, on retrouve notamment les informations suivantes :
- la qualification professionnelle et l’emploi occupé par le salarié,
- l’intitulé de la convention collective,
- la durée de la période d’essai s’il y en a une,
- la durée de travail,
- les horaires de travail,
- le montant de la rémunération,
- et, le cas échéant, la date de fin du contrat s’il s’agit d’un CDD.
Comment faire ?
Vous pouvez vous en charger vous-même en vous basant sur un modèle (attention à sa fiabilité), sous-traiter la rédaction à un professionnel, ou utiliser un service en ligne qui propose cette prestation. Attention, pour les CDD, plusieurs mentions sont obligatoires.
L’information et la prévention à la sécurité
À propos de l’information et de la prévention à la sécurité
Dès l’embauche, un employeur est tenu d’informer précisément le salarié embauché sur les précautions à prendre afin d’assurer sa propre sécurité et celle des autres. Si ce dernier est exposé à des travaux dangereux, sa formation doit être renforcée. La formation à la sécurité porte sur trois domaines :
- Les conditions de circulation dans l’entreprise ;
- Les conditions d’exécution du travail ;
- La conduite à tenir en cas d’accident ou de sinistre.
Il s’agira notamment de fournir au salarié le document unique d’évaluation des risques et, le cas échéant, de l’informer sur le règlement intérieur et sur les consignes de sécurité et de premiers secours en cas d’incendie.
Comment faire ?
Vous devez informer le salarié sur les risques pour sa santé et sa sécurité. En cas de première embauche, vous devrez également établir le document unique d’évaluation des risques professionnels (DUER).
La mise à jour du registre unique du personnel
À propos de la mise à jour du registre unique du personnel
Dès l’embauche, l’employeur doit inscrire les informations concernant le salarié embauché sur le registre unique du personnel. Ces informations correspondent :
- à l’identité du salarié ;
- aux fonctions exercées : emploi, qualification, date d’entrée et de sortie et, le cas échéant, date de l’autorisation d’embauche ou de licenciement ;
- et à des mentions spécifiques dans certaines situations.
Lorsqu’il s’agit de la première embauche, il faudra établir le registre.
Comment faire ?
Si vous n’avez pas encore mis en place votre registre unique du personnel, votre prestataire en charge de votre paie peut s’en charger. En cas d’utilisation d’une application de paie, cette fonctionnalité est généralement proposée. Sinon, vous pouvez très bien l’établir vous-même en format papier ou en format informatique.
La visite d’information et de prévention
À propos de la visite d’information et de prévention
La visite d’information et de prévention a remplacé la visite médicale d’embauche. Cette visite doit se dérouler dans un délai maximum de 3 mois suivant l’embauche. Elle permet de s’assurer que le salarié qui débute à un nouveau poste n’a pas de problèmes de santé l’empêchant d’effectuer le travail demandé. Dans certains cas, un salarié peut en être dispensé.
Les examens médicaux sont réalisés sur le temps de travail du salarié et sa rémunération est maintenue.
Comment faire ?
La visite est automatiquement programmée suite à la déclaration d’embauche du salarié. Une convocation vous sera transmise.
L’adhésion à la mutuelle d’entreprise
À propos de la mutuelle d’entreprise
Un employeur doit obligatoirement proposer une couverture complémentaire santé collective (mutuelle) à tous ses salariés qui n’en bénéficient pas. Cette mutuelle permet au salarié d’obtenir une couverture intervenant en complément ou supplément de l’assurance-maladie.
Si ce n’est pas encore fait, vous devez donc souscrire un contrat de complémentaire santé collective auprès d’un assureur (choix libre).
Comment faire ?
Vous devez transmettre un bulletin d’adhésion au salarié, qui n’a aucune démarche à faire de son côté. Il reçoit ensuite une attestation d’affiliation à la complémentaire santé. Si ce n’est pas encore fait, vous devez préalablement souscrire un contrat de mutuelle d’entreprise.
La mise en place de la paie
À propos de la paie
Un employeur est tenu de gérer la paie de ses salariés. La gestion de la paie comprend notamment les travaux suivants : édition des bulletins de paie, paiement des salaires, déclaration et paiement des cotisations sociales.
La déclaration et le paiement des cotisations sociales s’effectuent grâce à la déclaration sociale nominative (DSN), qui peut être effectuée sur le site internet net-entreprises.fr.
Comment faire ?
Vous devez choisir comment vous allez gérer la paie de vos salariés. Pour cela, il sera nécessaire de trouver un prestataire qui s’en chargera, ou vous abonner à une application ou à un logiciel qui permet de réaliser toutes ces formalités. Si vous utilisez le TESE, ce service comprend ces formalités. Dans ce dossier, nous vous donnons plusieurs conseils pour faire votre choix : choisir son logiciel de paie.
