Si la croissance des revenus est primordiale pour augmenter les résultats, la maîtrise des dépenses l’est tout autant. Les économies réalisées sur les frais généraux entraînent une réduction globale des dépenses de l’entreprise qui sera profitable à sa rentabilité. L’impact de ces économies est non-négligeable, car les frais généraux représentent, en moyenne, entre 15 et 20 % du chiffre d’affaires d’une entreprise.
- Les frais généraux : qu’est-ce que c’est ?
- L’importance de réaliser des économies sur les frais généraux
- Nos conseils pour réaliser des économies sur les frais généraux
Les frais généraux : qu’est-ce que c’est ?
Les frais généraux correspondent à l’ensemble des dépenses nécessaires au fonctionnement quotidien de l’entreprise. Il s’agit de tous les frais en dehors de ceux qui sont directement liés à l’exploitation de l’activité (achats de marchandises, achats de matières premières…). Voici quelques exemples de dépenses appartenant à la catégorie des frais généraux :
- les abonnements pour l’eau, le gaz et l’électricité,
- le loyer du local professionnel et les charges locatives,
- les locations de matériels,
- l’achat de petits matériels et d’équipements,
- les achats de fournitures consommables,
- l’entretien du local et du matériel,
- les assurances,
- les honoraires des avocats et des experts-comptables,
- les abonnements et les licences de logiciels ou d’applications
- les dépenses de publicité,
- les abonnements téléphoniques et internet,
- les frais de déplacement (restauration, hôtel, transport).
L’importance de réaliser des économies sur les frais généraux
Pour développer son entreprise et ses revenus, la solution la plus évidente consiste à augmenter le chiffre d’affaires. Toutefois, la croissance de l’activité ne doit pas être le seul objectif du chef d’entreprise. La rentabilité est autre paramètre également très important pour pérenniser son activité, et qui ne s’obtient pas forcément avec davantage de chiffre d’affaires. La réduction des charges est un autre levier actionnable.
Les frais généraux constituent un domaine dans lequel l’entrepreneur peut parfois réaliser des économies non-négligeables, ce qui lui permet d’augmenter sa rentabilité, et donc ses revenus ou sa capacité à investir.
En pratique, peu d’entrepreneurs réalisent un véritable travail de réduction des frais généraux, par manque de temps et parfois par négligence. Les négociations de prix concernent généralement les principaux fournisseurs de l’entreprise, qui l’approvisionnent en marchandises, en matériaux ou en matières premières.
Après avoir réalisé un travail de fonds sur les frais généraux, il n’est pas rare qu’un entrepreneur puisse réaliser une économie globale supérieure à 15 %. Ce travail passe principalement par la maîtrise des consommations et par les renégociations.
Nos conseils pour réaliser des économies sur les frais généraux
Voici plusieurs conseils qui peuvent potentiellement permettre à une entreprise de réaliser des économies au niveau de ses frais généraux.
Faire systématiquement jouer la concurrence
Tout d’abord, le premier conseil plutôt logique consiste à faire jouer la concurrence. Pour chaque dépense, l’entrepreneur ne doit pas hésiter à contacter plusieurs fournisseurs en vue d’obtenir une proposition de prix. Se sachant en concurrence, les fournisseurs seront alors plus enclins à effectuer une proposition intéressante.
Que ce soit pour une assurance, un compte bancaire, un expert-comptable ou un contrat d’entretien, l’entrepreneur doit systématiquement solliciter plusieurs fournisseurs.
Enfin, dans la mesure du possible, il ne faut jamais donner son accord avant d’avoir obtenu toutes les propositions. Cela permet de rester dans une position de force vis-à-vis de chaque fournisseur, qui se sait en compétition avec ses concurrents.
Mutualiser les achats et les contrats avec d’autres entreprises
En se regroupant avec d’autres entreprises pour réaliser un achat, un entrepreneur pourra augmenter son pouvoir de négociation avec un fournisseur grâce à l’effet de groupe. Cela permet d’avoir accès à des conditions plus avantageuses que celles qu’il aurait obtenu en négociant seul.
Il existe des entreprises spécialisées dans la mutualisation des achats. En adhérant à un tel service, l’entrepreneur bénéficie des conditions avantageuses négociées par le réseau (sans compter l’économie en terme de temps).
Solliciter les services d’un professionnel
Tout d’abord, il existe aujourd’hui de nombreux services de courtage dans des domaines très variés. Par exemple, l’entrepreneur peut solliciter un courtier pour négocier ses contrats d’assurance professionnelle. Ce professionnel obtiendra normalement des conditions et des prix très avantageux.
Des consultants sont spécialisés dans la réduction des frais généraux des entreprises. Toutefois, ces professionnels interviennent plutôt dans des grandes entreprises où les enjeux peuvent s’élever à plusieurs millions d’euros. Il ne s’agit donc pas d’une option pour les jeunes entreprises et les TPE.
Travailler avec peu de fournisseurs
Plus une entreprise a de fournisseurs, moins elle a de poids dans les négociations avec ces derniers. En faisant davantage appel aux mêmes fournisseurs, l’entrepreneur deviendra un client plus important pour eux et pourra donc plus facilement négocier des conditions avantageuses.
Avoir une attitude économique
Pour réaliser des économies au niveau des frais généraux, l’entrepreneur peut également travailler sur les comportements au sein de l’entreprise. Il s’agit par exemple :
- d’éviter le gaspillage d’énergie (électricité, chauffage…),
- d’éviter d’imprimer systématiquement des documents, et de privilégier le noir et blanc,
- de faciliter le travail de l’expert-comptable pour qu’il passe moins de temps sur sa mission,
- de supprimer les déplacements inutiles,
- de suivre attentivement les notes de frais des salariés.
En présence de salariés, la responsabilisation du personnel de l’entreprise est importante pour obtenir des résultats.
Favoriser la dématérialisation des processus
Un autre domaine important correspond à la dématérialisation des processus dans l’entreprise, qui permet également de réaliser des économies. Idéalement, il faut informatiser le plus grand nombre possible de procédures dans le but d’éviter les transferts physiques de documents :
- génération des bons de commande, des devis et des factures en format électronique,
- catalogue de produits en ligne,
- contrats commerciaux en ligne avec signature électronique,
- envoi des documents par mail plutôt que par courrier,
- transmission des bulletins de paie par mail,
- …
Faire la chasse aux dépenses inutiles
Plus une entreprise grandit, plus la liste des frais généraux devient importante et l’entrepreneur n’aura pas forcément le temps de les analyser en détail. Des dépenses inutiles peuvent donc facilement perdurer et passer totalement inaperçues. Il faut donc vérifier régulièrement l’utilité de chaque dépense afin de supprimer celles qui sont inutiles.
De même, certains contrats engendrant des frais généraux peuvent, en réalité, s’avérer complètement inadéquats. Si c’est le cas, le contrat doit être renégocié avec un prix adapté aux vrais besoins de l’entreprise.
Suivre les frais généraux dans le temps
Enfin, notre dernier conseil consiste à suivre l’évolution des frais généraux année après année, ce qui permet de mettre en évidence les augmentations. Ensuite, il faut rechercher la justification de chaque augmentation. En l’absence de motifs, il faut demander des explications aux fournisseurs et ne pas hésiter à faire jouer la concurrence.
