Contacter un comptableLa gestion de la facturation est très importante pour une entreprise dans le cadre de ses échanges avec ses clients. La facture permet notamment de matérialiser la transaction financière liée à la vente ou la prestation délivrée, et elle constitue une pièce justificative en comptabilité et en fiscalité.
Le coin des entrepreneurs vous propose un dossier pratique sur la gestion de la facturation de l’entreprise qui aborde les thèmes suivants :
- Les règles à respecter en matière de facturation
- L’organisation de la facturation
- L’utilisation d’un logiciel pour gérer la facturation
Quelles sont les règles à respecter pour gérer la facturation ?
La gestion de la facturation est encadrée par la loi à plusieurs niveaux, notamment en matière d’obligation de facturation, de date de remise de la facture, de support à utiliser pour la facturation, de logiciel (à compter de 2018), de mentions obligatoires à indiquer sur les factures et de conservation des factures.
L’obligation de facturation pesant sur les entreprises
Tout d’abord, les professionnels ont une obligation de facturation. La facturation est obligatoire :
- pour tout achat de produits ou toute prestation de services réalisés pour des besoins professionnels,
- pour les ventes à distance,
- pour les livraisons aux enchères publiques de biens d’occasion, d’œuvres d’art, d’objets de collection ou d’antiquité,
- pour les prestations de services délivrées à des particuliers dont le montant TTC s’élève à au moins 25 euros, ou si les particuliers demandent une facture.
- pour les ventes délivrées à des particuliers qui demandent une facture.
Si nécessaire, vous avez la possibilité de sous-traiter votre facturation en donnant mandat à une autre personne de les établir en votre nom et pour votre compte.
La date d’établissement de la facturation
Concernant la date à laquelle la facture doit être établie, voici les règles applicables :
- Pour les ventes : la facture est en principe établie lors de l’acceptation de la commande ou lors de la livraison si elle intervient plus tard.
- Pour les prestations de services : la facture est en principe établie le jour où la prestation est achevée.
Les factures doivent être établies en au moins deux exemplaires, avec un exemplaire remis au client et un autre exemplaire conservé par l’entreprise.
Pour plus d’informations : la date de remise des factures aux clients.
Les supports à utiliser pour la facturation
Les factures peuvent être établies en format papier ou en format électronique. L’administration fiscale tolère l’utilisation de la facturation électronique à condition d’employer l’une des méthodes suivantes :
- en recourant à la signature électronique,
- en utilisant l’échange de données informatisées pour télétransmettre les factures,
- en recourant à une solution technique autre que la signature électronique ou sous forme papier, dès lors que des contrôles documentés et permanents sont mis en place par l’entreprise et permettent d’établir une piste d’audit fiable entre la facture émise ou reçue et la livraison de biens ou la prestation qui en est le fondement.
De plus, l’administration fiscale admet qu’une facture établie sous format papier puis numérisée, envoyée et reçue électroniquement soit considérée comme étant une facture électronique. Une signature électronique doit sécuriser la facture numérisée. La facture de départ (sous format papier) doit toutefois être conservée.
Les informations obligatoires en matière de facturation
Les factures que vous établissez dans le cadre de votre activité professionnelle doit comporter plusieurs informations obligatoires. Chaque mention manquante peut être sanctionnée par une amende et par une sanction pénale.
Nous vous précisons l’ensemble de ces informations dans ce dossier : les mentions obligatoires sur une facture.
La certification obligatoire du logiciel de facturation à compter de 2018
Pour établir vos factures à compter du 1er janvier 2018, vous devrez obligatoirement utiliser un logiciel de gestion satisfaisant aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données, attestées par un certificat délivré par un organisme accrédité ou par une attestation individuelle délivrée par l’éditeur.
Les obligations de conservation au niveau de la facturation
En matière de conservation des factures, voici les règles applicables :
- La loi 2008-561 précise que les obligations nées à l’occasion de leur commerce entre commerçants ou entre commerçants et non commerçants se prescrivent par 5 ans.
- Sur le plan comptable, les factures doivent être conservées pendant 10 ans étant donné qu’il s’agit de pièces justificatives.
- Sur le plan fiscal, les factures doivent être conservées pendant au moins 6 ans à compter de la date de leur établissement.
Une réglementation spécifique est également prévue pour le recours à l’archivage électronique des factures. Nous vous expliquons cela dans ce dossier : la conservation des factures.
Comment organiser correctement la facturation ?
L’organisation de la facturation implique de mettre en place un processus qui va du déclenchement de l’établissement de la facture au client jusqu’au suivi de son recouvrement complet.
Le fait générateur de la facturation
Il faut tout d’abord définir clairement le fait générateur de la facturation, c’est-à-dire le moment à partir duquel un client doit être facturé.
Plus le client est facturé rapidement, plus l’entreprise peut recevoir rapidement le paiement de ce dernier.
Le processus de facturation
Ensuite, il faut également définir clairement le processus de facturation :
- qui est en charge de la facturation ?
- quelle est l’application que la personne habilitée doit utiliser pour établir la facture ?
- comment les informations utiles à la facturation lui sont communiquées ?
- comment la facture doit-elle être transmise au client ?
- comment la facturation est-elle contrôlée ?
Le suivi de la facturation et des règlements clients
Le suivi du règlement des factures émises et, le cas échéant, la relance des clients en retard de paiement sont des tâches particulièrement importantes pour l’entreprise. Une procédure bien définie doit être mise en place à ce niveau pour optimiser les encaissements clients, et donc la trésorerie de l’entreprise.
La relance client doit intervenir rapidement dès qu’un retard de paiement est constaté. De plus, après quelques relances, il est conseillé de prendre contact avec le client pour faire le point puis, le cas échéant, de lui envoyer une mise en demeure.
Lorsque l’entreprise travaille avec plusieurs profils de clients (des particuliers, des entreprises…), il est nécessaire de les catégoriser afin de regrouper ceux qui ont les mêmes conditions de facturation. Ce travail permet de simplifier le suivi du paiement des factures et la relance des clients.
Pourquoi utiliser un logiciel pour gérer la facturation ?
Afin de gagner du temps, il est préférable d’utiliser un logiciel professionnel de facturation pour établir vos factures. Une fois que les modèles sont paramétrés, l’établissement d’une facture client est simple et rapide. A partir du 1er janvier 2018, un logiciel certifié devra être utilisé.
Les limites de la gestion de la facturation avec un tableau
En utilisant un tableur comme Excel par exemple, vous pouvez être confronté à plusieurs difficultés et perdre du temps dans l’établissement de vos factures :
- vous allez devoir créer entièrement vos propres modèles de factures,
- les mentions obligatoires sont gérées manuellement et il faut être attentif à chaque changement de législation en matière de facturation,
- le chemin de révision entre les devis, les bons de commande, les factures d’acomptes et la facture finale n’est pas automatique, ce qui en complexifie la gestion,
- aucune information n’est intégrée automatiquement (les dates, les numéros de factures…), il faut donc être attentif,
- les factures ne sont pas transmissibles automatiquement dans votre logiciel de comptabilité,
- le suivi des règlements clients ne peut pas être effectué facilement à partir de votre facturation.
Enfin, à compter du 1er janvier 2018, l’utilisation d’un tableau pour gérer la facturation ne sera plus possible avec l’entrée en vigueur de l’article 88 de la loi de finance pour 2016.
La conformité obligatoire des logiciels de gestion à compter du 1er janvier 2018
A partir du 1er janvier 2018, vous devrez obligatoirement utiliser un logiciel de gestion satisfaisant aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données, attestées par un certificat délivré par un organisme accrédité ou par une attestation individuelle délivrée par l’éditeur.
Cette nouvelle obligation est prévue par l’article 88 de la loi de finance pour 2016.
Les logiciels professionnels de facturation
Les éditeurs fiables proposent des solutions qui vous permettent d’établir des factures conformes aux règles en vigueur et d’obtenir toutes les mises à jour nécessaires à chaque changement de législation. De plus, ces éditeurs obtiendront très certainement la certification obligatoire à compter du 1er janvier 2018.
Selon votre activité, il peut être nécessaire d’utiliser un logiciel de facturation adapté à votre métier. C’est par exemple le cas :
- Pour les entreprises de négoce, où la facturation doit être reliée aux bons de commande, aux bons de livraison et au mouvement de stock.
- Pour les entreprises de bâtiment, où la facturation doit être reliée aux devis et où l’établissement de factures d’acomptes est souvent nécessaire.
De préférence, il est conseillé d’utiliser un logiciel de comptabilité contenant également un module de gestion de la facturation permettant l’enregistrement immédiat et automatique dans la comptabilité des factures établies. Cela permet de bénéficier d’un gain de temps considérable et de réduire le risque d’erreur en comptabilité.
A lire également sur la facturation :
- La numérotation des factures
- Comment faire une facture ?
- Les pénalités de retard sur les factures impayées
