Une micro-entreprise rencontre, comme tout type d’entreprise, des frais. Ces derniers font l’objet d’une gestion particulière. Certains doivent être, en principe, pris en compte dans le calcul de la marge de l’entreprise, tandis que d’autres peuvent faire l’objet d’un remboursement. Il peut alors s’agir de remboursement de frais professionnels, ou alors de débours. La différence entre les deux notions est importante, puisque les remboursements de frais constituent du chiffre d’affaires (imposable), tandis que les débours non. Voici comment gérer, en micro-entreprise, les frais et leur remboursement.
Les frais ne sont jamais déductibles sous le régime micro-entreprise
Le régime micro-entreprise (qui n’est pas un statut juridique, mais bien un régime fiscal/social optionnel) se caractérise par de nombreuses simplifications. En effet, un micro-entrepreneur ne doit pas tenir de comptabilité, ni remplir de déclaration de résultat chaque année. Il bénéficie d’une exonération, car les modalités de calcul de ses impôts et de ses cotisations sociales sont très simples. En pratique :
- L’impôt sur le revenu se calcule sur une base nette (chiffre d’affaires – abattement), en appliquant le barème progressif de l’impôt sur le revenu (sauf option pour le versement libératoire) ;
- Les cotisations sociales se calculent en appliquant un taux au chiffre d’affaires brut, sans abattement (le taux tient compte du fait qu’aucun montant ne soit déduit du chiffre d’affaires).
Par conséquent, les frais rencontrés par un micro-entrepreneur ne peuvent venir en déduction de son chiffre d’affaires. Cette règle concerne toutes les dépenses professionnelles, quelle que soit leur nature : petits équipements, fournitures, frais de déplacement, abonnements téléphoniques et Internet, amortissement de matériel, etc.
Se pose alors légitimement la question des remboursements de frais. Étant donné que les frais ne sont pas déductibles, les remboursements de ces derniers sont-ils non-imposables ? Eh bien pas toujours…
Les remboursements de frais constituent du chiffre d’affaires
La plupart des frais exposés par un professionnel entrent normalement dans le calcul de sa marge commerciale. De façon générale, on considère qu’il faut tenir compte de toutes les charges – directes et indirectes – pour calculer un prix de vente. Les frais « traditionnels » font référence aux dépenses qu’un entrepreneur réalise en son nom, mais dans le cadre de l’accomplissement de l’une de ses missions ou ventes.
Les factures correspondantes à ce type de frais professionnels sont établies au nom du micro-entrepreneur lui-même. Comme indiqué ci-dessus, pour se les faire rembourser, le professionnel doit en tenir compte dans son devis initial ou dans le prix facturé. Ils ne peuvent, en principe, faire l’objet d’un remboursement à part. Ces remboursements de frais constituent, dans ce cas, du chiffre d’affaires imposable.
Les frais professionnels concernés par ce traitement sont, par exemple, les frais de déplacement, les frais de mission/réception, les indemnités kilométriques, etc.
Les débours : des remboursements de frais non-imposables
Les débours constituent une exception au principe d’imposition des remboursements de frais. En pratique, ils n’entrent pas dans la composition du chiffre d’affaires d’un micro-entrepreneur sous certaines conditions. Tout d’abord, la dépense doit, bien évidemment, être engagée pour le compte d’un client. Enfin, et c’est le plus important, la facture doit obligatoirement être libellée à l’ordre du client.
La refacturation du débours doit s’effectuer pour la somme exacte, c’est-à-dire au centime d’euro près. L’arrondi n’est, par exemple, pas autorisé. Il faut en faire mention à part, c’est-à-dire faire figurer l’information sur une ligne particulière de la facture du micro-entrepreneur. Il convient, au passage, de conserver l’ensemble des justificatifs (facture au nom du client, facture du micro-entrepreneur…).
En général, et même si ce n’est obligatoire qu’au-delà d’un certain montant de chiffre d’affaires, on recommande au micro-entrepreneur d’ouvrir un compte bancaire dédié à son activité. Ce dernier permet d’isoler les transactions professionnelles et de pouvoir retrouver plus facilement certaines opérations financières. Par ailleurs, le client et le micro-entrepreneur doivent se mettre d’accord sur le principe de refacturation.
