Lorsqu’une société change d’adresse administrative – ou, plus précisément, de siège social – elle doit effectuer plusieurs démarches. Ces dernières consistent notamment à rédiger des actes juridiques (notamment un procès-verbal), à publier une annonce légale et à déposer une demande d’inscription modificative sur le site du Guichet Unique. Ce dossier vous détaille la procédure à suivre pour effectuer vous-même les formalités liées au transfert de siège social de votre entreprise.
Choisissez bien votre nouveau siège social
Le siège social correspond à l’adresse administrative de votre société. C’est le lieu où doit se trouver la direction effective de l’entreprise ; il ne s’agit pas nécessairement du local d’exploitation. De nombreuses règles encadrent le choix du siège social et vous devez être attentif quant à leur respect.
Différentes possibilités s’offrent à vous pour fixer le nouveau siège de votre société. Vous pouvez, bien évidemment, l’établir dans un local que possède votre entreprise, ou bien encore dans un local qu’elle loue. Dans ce dernier cas, des conditions supplémentaires existent.
Autrement, vous pouvez très bien avoir recours aux services d’une société de domiciliation commerciale afin, par exemple, de bénéficier d’une adresse située dans un endroit prestigieux (Champs Elysées…). Des bureaux partagés (coworking) répondent également à cette condition.
Enfin, vous pouvez domicilier votre société dans le local d’habitation de son dirigeant (pas de ses associés, mais bien de son dirigeant : le gérant ou le président). La durée est illimitée si aucune disposition de la Loi ou du bail du dirigeant s’il est locataire ne s’y oppose. Sinon, elle ne peut dépasser 5 ans.
Rédigez un procès-verbal et modifiez vos statuts
Lorsque vous avez choisi votre nouveau siège social, vous devez convoquer les associés de votre société et les réunir dans une assemblée générale extraordinaire (AGE). L’objectif est de les faire statuer sur le transfert du siège social. Pour cela, il faut leur envoyer une convocation par courrier (en fonction des dispositions prévues dans les statuts de la société), accompagnée d’un rapport de gestion précisant les résolutions sur lesquelles les associés devront se prononcer.
Lors de l’assemblée, les associés peuvent accepter ou rejeter la proposition. La décision fait l’objet d’une retranscription dans un document juridique écrit appelé un procès-verbal. Le PV d’AGE (ou de décision de l’associé unique pour les SASU/EURL) comporte plusieurs mentions obligatoires. Pour n’en oublier aucune, vous pouvez télécharger un modèle de PV de transfert de siège social et le personnaliser. Voici un extrait de la clause la plus importante à y faire figurer :
L’assemblée générale décide, après avoir entendu lecture du rapport du [Titre du dirigeant], de transférer le siège social de [Ancienne adresse du siège] à [Nouvelle adresse du siège] à compter de [Date d’effet du transfert de siège social].
L’article [Numéro de l’article concerné] des statuts est donc modifié comme suit :
« ARTICLE NUMERO [NUMERO] : SIEGE SOCIAL
Le siège social est fixé à [Nouvelle adresse du siège]. »Les autres informations figurant dans l’article demeurent inchangées.
Cette résolution mise aux voix est adoptée à [Majorité obtenue pour le votre de la résolution].
Il ne vous reste plus qu’à modifier les statuts de votre société. Pour cela, munissez-vous des derniers statuts à jour au format éditeur de texte (Word par exemple). Puis, faites un copier-coller du paragraphe contenu dans le PV d’AGE et remplacer l’ancienne mention dans les statuts.
Publiez une annonce légale de transfert de siège social
Une fois le PV rédigé et les statuts rectifiés, vous devez publier une annonce légale dans un support disposant des habilitations nécessaires. Il s’agit d’un journal d’annonces légales (JAL) ou d’un service de presse en ligne expressément habilité. Le support que vous choisissez doit obligatoirement couvrir le département du lieu du siège social. Si votre société change de département, elle doit effectuer deux publications : la première dans un support couvrant le département de l’ancien siège, et l’autre dans un support couvrant le département du nouveau siège.
L’annonce légale de transfert de siège social comprend plusieurs mentions obligatoires. Son contenu exact dépend de plusieurs paramètres, et notamment du journal à qui elle est destinée (cas du changement de département par exemple). Voici un exemple d’annonce légale dans le cas classique du transfert de siège dans le même département :
Dénomination sociale : [dénomination sociale de votre société]
Forme : [forme juridique de votre société]
Siège social : [lieu de l’ancien siège social de votre société]
Capital social : [montant du capital de votre société] euros
Numéro SIREN [numéro SIREN] RCS [ville d’immatriculation]Aux termes d’une assemblée générale extraordinaire en date du [date de l’assemblée], les associés ont décidé de transférer le siège social qui était à [Ancienne adresse du siège social] à l’adresse suivante [Nouvelle adresse du siège social], à compter du [date d’effet] .
L’article [numéro] des statuts a été modifié, en conséquence.
Le dépôt légal sera effectué au registre du commerce et des sociétés de [ville].
Pour avis et mention.
Le JAL ou le service de presse en ligne vous remet ensuite une attestation de parution d’annonce légale. Conservez précieusement ce document puisqu’il vous servira à accomplir les formalités légales, et plus précisément la demande d’inscription modificative au registre du commerce et des sociétés (RCS).
Réunissez tous les documents et justificatifs nécessaires
La dernière étape consiste à déposer un dossier au greffe afin qu’il procède à l’inscription du nouveau siège social sur le Kbis de votre société. Avant cela, vous devez réunir de nombreux justificatifs.
Dans le cas du transfert de siège social, vous devez notamment rassembler :
- Un exemplaire des statuts mis à jour de votre société,
- Un exemplaire du PV de transfert de siège social,
- Un justificatif d’occupation du local faisant office de nouveau siège (bail, facture, etc.),
- L’attestation de parution au journal d’annonces légales.
- Un état récapitulant les sièges sociaux antérieurs de votre société (en cas de changement de département).
Créez un compte sur le guichet unique et envoyez votre dossier
Toutes les formalités juridiques des sociétés s’effectuent dorénavant en ligne, sur le site du Guichet Unique. Cette plateforme, mise en place par le Gouvernement et géré par l’INPI, est accessible à l’adresse https://procedures.inpi.fr/?/. Elle est l’interlocutrice privilégiée et obligatoire des entreprises.
Pour envoyer votre dossier au greffe, vous devez d’abord vous inscrire sur le guichet unique. Il vous faut indiquer les caractéristiques de votre société, y compris son numéro unique d’identification (SIREN). Vous sélectionnez le service souhaité, en l’occurrence « modification des statuts ».
La plateforme vous indique ensuite la démarche à suivre. Vous devez télécharger les justificatifs demandés, et remplir le formulaire M2 à l’écran. Si vous ne savez pas comment le faire, vous pouvez vous faire aider par notre dossier gratuit : compléter le formulaire M2 pour un transfert de siège.
Enfin, si vous n’êtes pas à l’aise avec le juridique, mais que vous n’avez pas assez de budget pour avoir recours à un professionnel, vous pouvez utiliser un service juridique en ligne (comme LegalPlace par exemple). Il s’agit d’une plateforme qui génère automatiquement les actes juridiques des sociétés.
