Le transfert de siège social requiert l’accomplissement de formalités légales obligatoires. Elles s’achèvent avec le dépôt d’une demande d’inscription modificative au greffe du tribunal de commerce, par l’intermédiaire du site du guichet unique. Le dossier comprend un certain nombre de justificatifs, que Le Coin des Entrepreneurs a choisi de vous présenter ici. Voici les justificatifs à fournir pour déclarer un transfert de siège social.
Les documents juridiques relatifs au transfert
Le transfert de siège social est une opération exceptionnelle. Il occasionne un formalisme juridique plutôt conséquent. Les documents qui en résultent constituent les premiers justificatifs à communiquer au greffe du tribunal de commerce, par l’intermédiaire du guichet unique.
Le procès-verbal de transfert de siège social
Les associés doivent, en premier lieu, se prononcer sur le transfert lors d’un vote ou d’une consultation. Dans certaines formes juridiques (comme la société par actions simplifiée par exemple), les statuts peuvent prévoir qu’un autre organe soit habilité à prendre la décision. Quoiqu’il en soit, la décision prise doit figurer dans un écrit. Il s’agit, en général, d’un procès-verbal d’assemblée générale (pour les sociétés à plusieurs associés) ou de décision de l’associé unique (pour les sociétés unipersonnelles).
Les statuts mentionnant la nouvelle adresse du siège
La deuxième étape d’un transfert de siège social consiste à mettre à jour les statuts de la société. L’objectif de cette démarche est très simple. Il consiste à faire en sorte que ce soit la nouvelle adresse qui figure dans les statuts. Pour cela, il suffit de remplacer l’ancienne adresse par la nouvelle. La mention doit être reprise du procès-verbal préalablement établi. Il convient de joindre au dossier une copie des statuts mis à jour certifiée conforme et signée par le dirigeant de la société.
Les attestations de parution d’annonce(s) légale(s)
Une société qui transfère son siège social doit, après avoir fait approuver le transfert par ses associés et modifier ses statuts, publier une annonce légale dans un support habilité (un journal d’annonces légales ou un service de presse en ligne disposant d’une autorisant).
Lorsqu’elle change de ressort de greffe de tribunal de commerce, elle doit publier deux annonces légales distinctes. La première doit couvrir le département du greffe de l’ancien siège social. La seconde, quant à elle, couvre le département du greffe du nouveau ressort.
Le support d’annonces légales remet, à la société, une (ou, le cas échéant, deux) attestation(s) de publication. Ce justificatif doit obligatoirement être téléchargé sur le site du guichet unique.
La déclaration de modification de la société (formulaire M2)
La dernière étape d’un transfert de siège social est la demande de modification de l’extrait Kbis de la société. Il s’agit, plus précisément, de demander au greffe du tribunal de commerce qu’il rectifie les informations de l’entreprise telles qu’elles figurent dans le registre national des entreprises (RNE). Pour cela, le greffier a notamment besoin que la société remplisse et lui communique une déclaration de modification.
Le formulaire M2 est utilisé pour déclarer un changement de siège social. Intitulé « Déclaration de modification(s) personne morale » et correspondant au Cerfa n°11682, il comprend plusieurs informations sur la société (caractéristiques, modification(s) effectuée(s), déclaration relative à un établissement et à l’activité exercée, etc.). En pratique, s’agissant du transfert de siège, ce document ne présente pas de complexité particulière à remplir.
La déclaration de modification d’une société s’effectue en ligne et à l’écran, sur le site du guichet unique.
Les autres justificatifs à fournir
Enfin, quelle que soit la situation de la société, cette dernière doit fournir un justificatif d’occupation du local qui lui sert de nouveau de siège social. Il peut s’agir d’une photocopie de son titre de propriété (acte d’acquisition), de son de bail commercial ou encore de factures (électricité, eau ou gaz par exemple).
Lorsque la société change de département et de ressort de greffe de tribunal de commerce, elle doit également remplir un document qui recense toutes les adresses des sièges sociaux qu’elle a occupés antérieurement. On l’appelle la liste des sièges sociaux antérieurs.
