Pour immatriculer une entreprise, il faut obligatoirement avoir une domiciliation, c’est-à-dire une adresse administrative. Pour cela, il existe plusieurs solutions parmi lesquelles nous retrouvons la domiciliation commerciale.
Le contrat de domiciliation est le document qui encadre les relations entre une entreprise (le domicilié) et une société de domiciliation (le domiciliataire). Ce dossier vous informe au sujet de ce contrat :
- Qu’est-ce qu’un contrat de domiciliation ?
- Le contenu du contrat de domiciliation
- Les obligations de la société de domiciliation
- Les obligations de l’entreprise domiciliée
- La rupture du contrat de domiciliation
Qu’est-ce qu’un contrat de domiciliation ?
Le contrat de domiciliation est une convention qui encadre les relations entre une société spécialisée dans la domiciliation et une entreprise domiciliée. L’objet principal d’un tel contrat est de fixer, chez le domiciliataire :
- Pour les sociétés clientes, l’adresse de leur siège social,
- Pour les entreprises individuelles clients, l’adresse du principal établissement.
Une copie du contrat de domiciliation doit être fournie au registre du commerce et des sociétés lors de la demande d’immatriculation. Il permet de justifier l’adresse du siège social de l’entreprise.
Pour conclure un contrat de domiciliation, le domiciliataire a besoin de justificatifs. Le domicilié doit notamment fournir un justificatif d’identité et un justificatif de domicile.
Le contenu du contrat de domiciliation
Un contrat de domiciliation est conclu pour chaque entreprise cliente de la société. Ce contrat, rédigé par écrit, est encadré par la loi.
Tout d’abord, il mentionne l’identité des parties au contrat (la société de domiciliation commerciale et l’entreprise domiciliée) et contient plusieurs informations à leur propos. Les références de l’agrément de la société de domiciliation doivent être obligatoirement mentionnées dans le contrat de domiciliation.
Concernant la durée, le contrat doit avoir une durée minimale d’au moins 3 mois. Il est renouvelable par tacite reconduction. Le contrat précise également quelles sont les modalités de résiliation.
Le contrat doit stipuler l’intégration du siège social de l’entreprise dans des locaux partagés avec d’autres sociétés. Le prix de service doit être indiqué ainsi que les modalités de paiement.
Ensuite, en plus de la domiciliation de l’entreprise, le domiciliataire propose généralement de nombreux services annexes : gestion du courrier, accueil téléphonique, location de salles de réunions, espace de co-working… Chaque service additionnel souscrit doit figurer dans le contrat, avec ses conditions, son prix et les modalités de paiement.
Enfin, le contrat précisé normalement les obligations de chacune des parties (voir ci-dessous).
Les obligations de la société de domiciliation
Pour exercer valablement son activité, le domiciliataire doit détenir un agrément délivré par le préfet du département (ou le préfet de police à Paris).
Le domiciliataire doit mettre à la disposition de la personne domiciliée des locaux dotés d’une pièce propre à assurer la confidentialité nécessaire et à permettre une réunion régulière des organes chargés de la direction, de l’administration ou de la surveillance de l’entreprise ainsi que la tenue, la conservation et la consultation des livres, registres et documents prescrits par les lois et règlements.
Ensuite, le domiciliataire doit détenir, pour chaque entreprise domiciliée, un dossier contenant les pièces justificatives relatives :
- s’agissant des personnes physiques, à leur domicile personnel et à leurs coordonnées téléphoniques,
- s’agissant des personnes morales, au domicile du représentant légal et à ses coordonnées téléphoniques,
- et les justificatifs relatifs à chacun des lieux d’activité des entreprises domiciliées et au lieu de conservation des documents comptables lorsqu’ils ne sont pas conservés chez le domiciliataire.
Enfin, le domiciliataire doit informer le greffier du tribunal de commerce :
- à l’expiration du contrat de domiciliation,
- lorsque l’entreprise domiciliée n’a pas pris connaissance de son courrier depuis trois mois.
Les obligations de l’entreprise domiciliée
Tout d’abord, l’entreprise domiciliée doit prendre l’engagement d’utiliser effectivement et exclusivement les locaux, soit comme siège de l’entreprise, soit, si le siège est situé à l’étranger, comme agence, succursale ou représentation.
Ensuite, l’entreprise domiciliée doit déclarer le contrat de domiciliation au registre du commerce et des sociétés. Elle est également tenue de signaler au domiciliataire toute modification concernant son activité.
Enfin, l’entreprise doit respecter les conditions générales du contrat, notamment payer le prix de la prestation de domiciliation, ainsi que le prix de tous les services annexes auxquels elle a souscrit.
La rupture du contrat de domiciliation
L’entreprise domiciliée a la possibilité d’arrêter le contrat à tout moment. Pour cela, elle doit le résilier en respectant le préavis prévu. La résiliation s’opère normalement par lettre recommandée avec accusé de réception.
Un justificatif de transfert de siège ou de radiation, délivré par le greffe du tribunal de commerce, doit être transmis à la société de domiciliation.
La rupture du contrat, lorsqu’elle n’est pas motivée par la fermeture de l’entreprise domiciliée, implique un transfert de siège social. Des formalités seront nécessaires puisque le changement entraîne une modification des statuts. Pour éviter les problèmes de courrier liés au changement d’adresse, il est préférable de transférer son siège social avant le terme du contrat et de mettre en place une redirection de courrier.
Il est donc important de bien choisir sa société de domiciliation dès le départ, car un changement ultérieur de domiciliataire implique un transfert de siège social.
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