Le registre unique du personnel (RUP) a pour objectif de s’assurer de la transparence des emplois dans le ou les établissements d’une entreprise. En pratique, il doit exister autant de registres uniques du personnel que d’établissements que compte l’entreprise. Dès lors qu’un chef d’entreprise emploie une personne ou sollicite un travailleur intérimaire, il doit tenir obligatoirement un registre unique du personnel. Voici tout ce qu’il faut savoir sur celui-ci :
- Quelles sont les entreprises concernées par l’obligation ?
- Qui doit figurer sur le registre unique du personnel ?
- Que contient exactement le registre du personnel ?
- Comment remplir le registre du personnel ?
- Quelles sont les sanctions applicables ?
Quelles entreprises doivent tenir un registre unique du personnel ?
Tous les employeurs doivent tenir un registre unique du personnel, quel que soit l’effectif de l’entreprise. En pratique, une entreprise doit donc mettre en place ce document dès l’embauche de son premier salarié.
La Loi prévoit toutefois deux exceptions. La première concerne les particuliers employeurs, et la seconde les associations utilisant le dispositif chèque emploi associatif (CEA).
Quelles sont les personnes à inscrire sur le registre unique du personnel ?
Tous les salariés de l’entreprise doivent être inscrits sur le registre unique du personnel. Cela concerne donc les salariés sous contrat de travail (CDD ou CDI par exemple), mais également le personnel mis à disposition par les entreprises de travail temporaire ainsi que les travailleurs à domiciles. Les titulaires d’un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation sont aussi visés par l’obligation.
Les stagiaires de l’entreprise doivent également figurer dans le registre du personnel. Cela dit, ils ne doivent pas apparaître à la suite des salariés de l’entreprise, mais dans une partie spécifique du registre. En général, les entreprises leur consacrent les dernières pages du registre. Elles doivent préciser, en plus de l’identité du stagiaire et de la date de début et de fin de son stage, l’identité du tuteur ainsi que le lieu de présence.
Quelles sont les mentions obligatoires du registre unique du personnel ?
Les mentions qui doivent obligatoirement figurer sur le registre unique du personnel sont, pour chaque salarié ou travailleur temporaire, les suivantes :
- Le nom et prénom, le sexe, la nationalité et la date de naissance ;
- L’emploi et la qualification ;
- La date d’entrée et, le cas échéant, de sortie de l’entreprise ;
- Une mention spécifique relative au type de contrat (« Apprenti », « Contrat à durée déterminée », « Travailleur à temps partiel », « Contrat d’insertion professionnelle », « mis à disposition par un groupement d’employeurs », etc.) ;
Pour les travailleurs étrangers, il convient également de préciser le type et le numéro d’ordre qui font office d’autorisation de travail.
Enfin, pour les travailleurs intérimaires, des renseignements supplémentaires sont nécessaires :
- La mention « Travailleur temporaire » doit apparaître ;
- Le nom et l’adresse de l’entreprises de travail temporaire sollicitée.
Comment remplir le registre unique du personnel ?
L’entreprise doit inscrire le personnel dans son registre unique en respectant l’ordre chronologique des embauches. Les mentions doivent apparaître distinctement et de façon indélébile. L’utilisation d’un crayon de bois est, par exemple, interdite car le texte est effaçable. Les informations demeurent, dans ce cas, falsifiables à posteriori.
La Loi n’impose aucune forme pour la tenue du registre unique du personnel. Cela signifie qu’il ne doit pas être obligatoirement établi au format papier. Il peut très bien être tenu informatiquement à l’aide d’un logiciel de paie par exemple.
Lorsqu’un salarié quitte l’entreprise, les renseignements contenues dans le registre et qui le concernent doivent être conservés pendant 5 ans à compter de la date de son départ.
Que se passe-t-il si l’entreprise ne met pas à jour le registre du personnel ?
Toute entreprise doit se trouver en mesure de présenter son registre du personnel. Celui-ci doit notamment être communiqué, en cas de contrôle, aux agents de l’inspection du travail ainsi qu’aux agents de l’URSSAF et aux délégués du personnel (DP).
Une entreprise qui ne tient pas de registre unique du personnel ou qui insère des mentions erronées ou incomplètes s’expose à une amende de 750 € (pour une personne physique) ou de 3 750 € (pour une société). L’amende s’applique autant de fois qu’il y a de salariés concernés.
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