Certaines associations doivent tenir des livres comptables obligatoires. L’obligation ne concerne donc pas toutes les associations, mais seulement une partie d’entre elles. Les critères d’assujettissement dépendent de la taille de l’association, de son mode de financement ou de son activité. Cela dit, une association assujettie à l’obligation de tenir une comptabilité doit tenir un livre-journal et un grand-livre. Par ailleurs, elle doit réaliser un inventaire et établir un état détaillé. Enfin, elle doit, une fois par an, établir des comptes annuels composés d’un bilan, d’un compte de résultat et d’une annexe. Voici les livres comptables obligatoires d’une association.
Obligations comptables d’une association : rappels utiles
Une association assujettie aux règles du plan comptable des organismes sans but lucratif (OSBL) doit tenir plusieurs livres comptables obligatoires. Elle doit respecter les dispositions prévues dans un règlement de l’Autorité des Normes Comptables (règlement n° 2018-06 de l’ANC).
Pour rappel, voici les principales associations concernées par cette obligation :
- Associations faisant appel à la générosité du public et collectant plus de 153 000 € de dons, legs, donations… ;
- Associations recevant plus de 153 000 € de subventions publiques (hors subventions européennes) ;
- Associations émettant des titres de créances négociables ou des obligations ;
- Associations dépassant 2 des 3 seuils : 3 100 000 € de ressources, 1 550 000 € de bilan, 50 salariés ;
- Associations ayant volontairement nommé un commissaire aux comptes.
Ces associations doivent obligatoirement tenir les livres comptables présentés ci-dessus. Les autres associations n’ont, en revanche, aucune obligation en la matière. Cela dit, l’application des règles du plan comptable reste fortement recommandée…
Le livre-journal d’une association
Le livre-journal est un document qui recense tous les mouvements affectant le patrimoine de l’association. Chaque opération y apparaît distinctement, jour par jour. Les écritures figurant dans les journaux doivent être centralisées au moins une fois par mois sur le livre-journal.
En général, le livre-journal se divise en plusieurs journaux auxiliaires. On retrouve le journal auxiliaire des achats, des ventes, de la banque, de la caisse, des opérations diverses, etc. Ces journaux sont fusionnés au sein d’un unique journal : c’est le journal centralisateur.
Les enregistrements comptables qui figurent dans le livre-journal doivent apporter de nombreuses informations sur chaque opération : origine, contenu et imputation de chaque donnée. Il convient également d’indiquer les références de la pièce justificative correspondante.
Le livre-journal peut, sur demande de l’association, faire l’objet d’une cotation et de paraphes par le greffier du tribunal de commerce. Cette disposition est une possibilité, et non une obligation.
Le grand-livre d’une association
Le grand-livre reprend les écritures du livre-journal, mais il les agrège de façon différente. En effet, les données sont, ici, présentées selon le plan de comptes de l’association (plan comptable des associations).
Comme pour le livre-journal, les écritures figurant dans les journaux doit être centralisées au moins une fois par mois sur le grand-livre.
Le livre d’inventaire d’une association
Le livre d’inventaire ne fait plus partie des livres comptables obligatoires des associations depuis 2016.
Toutefois, la procédure d’inventaire reste, quant à elle, obligatoire. Toutes les données qui en résultent doivent être minutieusement conservées par la structure.
Ainsi, une association doit contrôler, au moyen d’un inventaire, l’existence et la valeur des éléments de son patrimoine (actifs et passifs) au moins une fois tous les 12 mois. Un relevé détaillé est établi à cette occasion.
Les comptes annuels d’une association
Les associations tenues d’appliquer les règles du plan comptables des OSBL doivent établir des comptes annuels. Ces derniers se composent d’un bilan, d’un compte de résultat et d’une annexe.
À la différence des sociétés commerciales, les associations ne peuvent, en principe, bénéficier des mesures de dispense (notamment d’annexe comptable), ni même de présentation simplifiée.
Le livre de paie d’une association
Lorsqu’une association emploie un ou plusieurs salariés, elle doit tenir un livre de paie. Une dispense de tenue du livre de paie existe lorsque l’association conserve les bulletins de paie de ses salariés pendant une durée d’au moins 5 années.
