Contacter un comptablePour gérer sa TPE, le chef d’entreprise a besoin d’un logiciel de comptabilité – gestion. Même lorsque l’on confie toute la comptabilité à un expert-comptable, il faut gérer la facturation ainsi que l’établissement des documents commerciaux (devis, bons de commande, bon de livraison, facture d’acompte…). Il est important que le logiciel de comptabilité – gestion choisi comporte toutes les fonctionnalités nécessaires.
Ce dossier sur le choix d’un logiciel de comptabilité – gestion pour une TPE se décompose en deux parties :
- Les fonctionnalités d’un logiciel de comptabilité – gestion
- Le choix du logiciel de comptabilité – gestion
Les fonctionnalités d’un logiciel de comptabilité – gestion
La plupart des logiciels de comptabilité – gestion proposent au minimum les services suivants : gestion de la facturation, enregistrement des écritures en comptabilité, synchronisation des comptes bancaires en comptabilité, suivi des comptes tiers (clients et fournisseurs notamment), gestion de la TVA, édition des livres comptables obligatoires, export de la comptabilité en fichier exploitable par l’expert-comptable.
Ensuite, en fonction de votre activité et de l’organisation de votre comptabilité, vous aurez des besoins spécifiques par rapport à votre logiciel de comptabilité – gestion.
Les besoins liés à la nature de votre activité
Voici plusieurs exemples de besoins spécifiques liés à la nature de l’activité :
- Si vous êtes prestataire de service, votre logiciel doit vous permettre d’établir des devis.
- Si vous exercez une activité d’achat-revente, vous aurez besoin de plus de fonctionnalités : gestion des stocks, gestion des prix et des marges, établissement des bons de commande et des bons de livraison…
- Si vous êtes dans le e-commerce, il est impératif que votre logiciel soit connecté à votre boutique en ligne. La facturation ne sera pas gérée par le logiciel de comptabilité, elle sera intégrée dans le système du site e-commerce. Il en est de même pour la gestion des stocks.
- Si vous travaillez dans le bâtiment, il est préférable de choisir un logiciel adapté à ce métier permettant notamment de calculer les devis, de suivre l’avancement des chantiers, de gérer les produits facturés aux clients…
Les besoins liés à l’organisation de votre comptabilité
Voici plusieurs exemples de besoins spécifiques liés à l’organisation de la comptabilité :
- Si vous tenez une comptabilité de trésorerie, il est préférable de choisir une application qui vous permet d’intégrer directement vos opérations bancaires en comptabilité puis de les catégoriser. C’est également le cas si vous tenez une comptabilité d’engagement, car cela permet de gagner du temps.
- Si vous déléguez toute la comptabilité à votre expert-comptable, vous aurez simplement besoin d’une application de facturation. Lorsque l’activité est simple et peu volumineuse, un tableur peut tout à fait convenir.
- Si vous gérez vous-même toute votre comptabilité, vous aurez besoin d’une application qui propose également l’établissement des déclarations fiscales, l’édition des comptes annuels, l’édition du fichier des écritures comptables.
- Si vous êtes en micro-entreprise, vous avez besoin d’un logiciel relativement simple qui doit vous permettre d’établir votre facturation (et éventuellement les devis, les bons de commande, les bons de livraison suivant les besoins) et de tenir votre livre des recettes ainsi que votre registre des achats.
Choisir un logiciel de comptabilité – gestion pour une TPE
Il y a une offre conséquente en matière de logiciel de comptabilité – gestion, notamment avec la présence de nombreuses applications en ligne sur le marché. Pour choisir votre logiciel de comptabilité – gestion, vous devez :
- Lister les fonctionnalités dont vous avez besoin dans votre logiciel,
- Rechercher et catégoriser les logiciels que vous avez trouvé pour ne sélectionner que ceux qui répondent à vos besoins,
- Choisir un logiciel parmi ceux que vous avez sélectionné.
Lister les fonctionnalités dont vous avez besoin dans votre logiciel
Avant de vous lancer dans une recherche sur internet, vous devez préalablement lister toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin dans votre logiciel de comptabilité – gestion. Nous avons abordé ce sujet dans la première partie de ce dossier.
Un liste précise de fonctionnalités vous permettra ensuite, lorsque vous réaliserez votre recherche, de sélectionner uniquement les logiciels qui sont adaptés à vos besoins.
Voici une liste non exhaustive de fonctionnalités courantes dans un logiciel de comptabilité – gestion pour une TPE :
- Création et suivi des factures clients, des devis, des bons de commande,
- Suivi des règlements clients et fournisseurs,
- Synchronisation des comptes bancaires avec la comptabilité,
- Enregistrement automatique des factures de vente en comptabilité,
- Enregistrement des factures d’achats et des autres dépenses,
- Édition des livres comptables,
- Édition des comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe)
- Export des données issues de la comptabilité en format exploitable par l’expert-comptable,
- Édition du fichier des écritures comptables,
- Comptabilité analytique,
- Création de tableaux de bord personnalisés,
- Suivi budgétaire,
- Gestion de la TVA et envoi des déclarations.
Si vous gérez vous-même toute votre comptabilité, vous devez absolument avoir un logiciel qui permet d’éditer le fichier des écritures comptables et les comptes annuels. En effet, l’administration fiscale en demandera la communication en cas de contrôle.
Rechercher, catégoriser et sélectionner les logiciels de comptabilité – gestion
Lorsque vous entamerez votre recherche d’un logiciel sur internet, vous tomberez sur une offre conséquente d’applications. Il faudra alors catégoriser les différents logiciels de comptabilité – gestion trouvés pour ne sélectionner que ceux qui contiennent toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin (voir étape 1). Ensuite, d’autres critères peuvent être pris en compte pour dégrossir les options possibles
La catégorisation des logiciels peut être effectuée grâce à quelques questions :
- Le logiciel propose-t-il toutes les fonctionnalités dont j’ai besoin ?
- Le logiciel est-il adapté à mon métier ?
- L’éditeur du logiciel est-il fiable ?
- Le prix du logiciel entre-t-il dans mon budget ?
Vous opèrerez ainsi une sélection parmi tous les logiciels disponibles et ne retiendrez que ceux qui correspondent à vos besoins.
Concernant la dernière question, méfiez-vous des éditeurs qui proposent des prix très bas. Il se peut que vous n’ayez accès qu’à une version limitée de l’application et vous serez quasiment obligé d’évoluer vers une version plus coûteuse. Également, il peut s’agir d’une offre à prix réduit temporaire.
Choisir votre logiciel de comptabilité – gestion
Une fois que vous avez sélectionné plusieurs logiciels qui correspondent à vos besoins, vous allez devoir en choisir un. Pour cela, vous devez tenir compte de plusieurs critères. Voici une liste de critères que vous pouvez utiliser pour choisir votre logiciel de comptabilité – gestion :
- Le type d’application. Il s’agit soit d’un logiciel à installer sur votre ordinateur, soit d’une application en ligne.
- Le nombre d’utilisateurs possibles et la gestion des droits. Ce point est particulièrement important si vous êtes plusieurs dans l’entreprise à devoir utiliser le logiciel et les utilisateurs ne doivent pas avoir les mêmes droits.
- Les modalités de mise à jour de l’application. Cela permet de disposer d’une application à jour des dernières évolutions de la loi.
- La possibilité de bénéficier d’un service support et ses modalités. Il s’agit d’un autre point important, afin de ne pas vous retrouver bloqué trop longtemps en cas de problème et de pouvoir contacter un interlocuteur afin de le résoudre.
- La possibilité de suivre une formation pour la prise en main du logiciel. Cet élément est important si vous ne parvenez pas à maîtriser correctement l’application au début.
Enfin, voici deux conseils :
- Beaucoup de logiciels proposent des essais gratuits, n’hésitez donc pas à tester différentes applications pour choisir celle qui vous plaît le plus.
- Comme pour beaucoup d’autres services, les logiciels font l’objet d’avis sur internet et sont notés par les utilisateurs. Il est intéressant de consulter les notes et les critiques des utilisateurs.
Une fois que vous avez choisi votre logiciel de comptabilité, vous allez pouvoir mettre en place votre comptabilité.
