Dès l’embauche de votre premier salarié, vous devez mettre en place une mutuelle au sein de votre entreprise. Cette tâche vous incombe, en tant que dirigeant ou chef d’entreprise. Pour l’effectuer correctement, vous devez suivre une procédure bien précise. La mise en place d’une complémentaire santé collective obéit à de nombreuses règles et à un formalisme assez important. Voici toutes les 5 étapes à suivre pour mettre en place une mutuelle d’entreprise pour ses salariés :
- S’informer sur les obligations en vigueur,
- Identifier les besoins des salariés et le budget prévu,
- Sélectionner la mutuelle la plus adaptée,
- Conclure un accord et rédiger un écrit,
- Informer les salariés et procéder à leur affiliation.
Se renseigner sur ses obligations légales et réglementaires
Cette étape présente un caractère essentiellement informatif. Elle consiste, pour le dirigeant, à prendre connaissance de ses obligations en matière de mutuelle.
En effet, un employeur ne doit pas seulement instaurer une mutuelle au profit de ses salariés. En effet, le contrat de prévoyance qu’il choisit doit satisfaire plusieurs critères :
- Être proposé à tous les salariés sans exception,
- Prévoir un zéro reste à charge (RAC0) pour certaines dépenses,
- Respecter des garanties minimales (panier de soins minimum),
- Exclure la prise en charge de certains frais de santé,
- Être pris en charge à hauteur d’au moins 50% par l’entreprise,
- Etc.
Vous devez donc prendre connaissance de l’étendue de vos obligations. Enfin, consultez la convention collective ou l’accord de branche applicable au sein de votre entreprise. L’un d’entre eux peut vous imposer un régime de prévoyance et de complémentaire santé (voire des garanties minimales). Dans ce cas, vous n’avez pas le choix : vous devez choisir l’organisme qui y figure.
Consulter les salariés et établir un cahier des charges
L’entreprise tenue de mettre en place une mutuelle dispose tout de même de certaines libertés. Ainsi, vous devez, en tant qu’employeur, identifier les besoins de vos salariés, faire un point préalable sur votre budget et vos souhaits en matière de garanties « frais de santé ». En effet, au plus la mutuelle proposera des garanties élevées, au plus la cotisation vous coûtera cher.
A ce niveau, il convient de souligner que vous disposez d’une totale liberté de choix au niveau de l’organisme d’assurance santé ainsi que des garanties proposées aux salariés (sauf cas d’imposition – voir précédemment). Toutefois, en pratique, il est indispensable d’échanger avec vos salariés pour comprendre leurs besoins en fonction de leurs situations.
Par ailleurs, vous pouvez également opter pour une assurance santé qui profite non seulement à vos salariés mais également à leurs ayants-droits (enfants et conjoint ou partenaire).
Choisir un organisme d’assurance santé
Au niveau du choix de la mutuelle d’entreprise, plusieurs solutions s’offrent à vous.
Si vous disposez d’une certaine liberté en la matière, vous pouvez contacter différents organismes. Ils vous communiqueront ainsi des propositions d’assurance que vous aurez à étudier et à comparer pour trouver la mutuelle d’entreprise adaptée à vos besoins..
Si vous avez une idée précise des garanties que vous souhaitez proposer à vos salariés, vous avez également la possibilité d’utiliser un comparateur d’assurances. Des plateformes en ligne existent et elles permettent parfois de gagner du temps.
Enfin, vous pouvez avoir recours à un courtier en assurance santé. La mission de ce professionnel consiste à dénicher le contrat que vous souhaitez aux meilleures conditions financières. Il saura, au passage, vous faire profiter de nombreux conseils et pourra vous accompagner une fois la mutuelle déployée.
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Formaliser la décision par écrit
Si rien n’est prévu au niveau de la branche ou de la convention collective, vous pouvez trouver un accord au niveau de l’entreprise. L’employeur et les représentants du personnel peuvent, en effet, négocier un accord collectif. Attention, plusieurs conditions sont à réunir pour que l’accord soit valable.
Lorsque les négociations n’aboutissent à aucun accord (ou si votre entreprise compte moins de 50 salariés), vous pouvez mettre en place la mutuelle d’entreprise grâce à une décision unilatérale de l’employeur (DUE). Ce document écrit doit notamment indiquer, à minima :
- Le caractère obligatoire de la couverture santé,
- Les modalités de révision et de dénonciation du contrat,
- Le taux de participation de l’employeur,
- Les cas de dispense d’affiliation…
L’employeur doit consulter, s’ils existent, le comité d’entreprise ou les délégués du personnel.
Dans tous les cas, c’est l’entreprise (ou la personne qu’elle mandate comme un courtier par exemple) qui négocie les dispositions prévues au contrat.
Informer les salariés de l’entreprise et les affilier
L’acte instaurant la mutuelle doit prévoir de nombreuses mentions, mais pas trop. A défaut, le moindre changement nécessiterait un formalisme assez contraignant.
En pratique, certaines informations sont communiquées à posteriori aux salariés. Il s’agit généralement du nom de l’assureur, des tarifs qu’il pratique et des garanties qu’il propose.
Au final, après avoir informé les salariés, il ne vous reste plus qu’à :
- Affilier tous les salariés de l’entreprise à la complémentaire santé collective,
- Prévenir votre expert-comptable et le service social afin qu’il en tienne compte dans les bulletins de paie,
- Gérer les entrées et sorties de personnel (et notamment la portabilité de la mutuelle).
