À la clôture de l’exercice comptable, il conviendra d’enregistrer en comptabilité des écritures spécifiques pour la fin de l’exercice. Ces écritures comptables sont nécessaires pour établir les comptes annuels de l’entreprise, afin que ces derniers reflètent réellement ce qu’il s’est passé sur l’exercice comptable.
Nous allons vous présenter dans ce dossier les étapes importantes à effectuer en comptabilité en fin d’exercice comptable.
Les travaux préalables à la fin de l’exercice comptable
Avant de se lancer dans les opérations comptables qui vont permettre de dresser les comptes annuels de l’entreprise, il est nécessaire de terminer plusieurs travaux :
- Enregistrer en comptabilité tous les mouvements de l’exercice (achat, vente, banque, paie…),
- Vérifier et justifier les soldes des comptes importants en comptabilité,
- Lettrer tous les comptes de tiers (comptes clients, comptes fournisseurs) et vérifier les incohérences,
- Éditer le grand-livre des comptes et vérifier la cohérence des enregistrements.
Lors du lettrage des comptes de tiers, il sera possible de détecter les éventuelles erreurs dans les écritures comptables. Il pourra notamment s’agir des erreurs suivantes : une même facture enregistrée à plusieurs reprises, un oubli d’enregistrement d’une facture, une erreur d’imputation comptable…
Ensuite, il est important de parcourir chaque compte grâce au grand-livre pour vérifier que chaque mouvement est enregistré dans le bon compte.
Rattacher les charges à l’exercice comptable
À la clôture de l’exercice, il conviendra ensuite de vérifier que toutes les charges enregistrées en comptabilité concernent bien l’exercice comptable clos, et également qu’il n’y ait pas de charges enregistrées sur l’exercice suivant qui concerne l’exercice clos. Pour neutraliser ces problèmes, des écritures de fin d’exercice sont comptabilisées.
Tout d’abord, si une charge enregistrée en comptabilité concerne, totalement ou partiellement, l’exercice comptable suivant, une charge constatée d’avance doit être enregistrée à la clôture de l’exercice. C’est par exemple le cas si une facture de loyer est enregistrée sur l’exercice mais qu’elle concerne, en tout ou partie, une période liée à l’exercice suivant.
Ensuite, même si toutes les factures d’achat sont enregistrées en comptabilité, il se peut que certaines charges se rapportant à l’exercice comptable clos ne soient pas dans la comptabilité, car la facture n’est pas encore arrivée, ou lorsque celle-ci a une date postérieure à celle de la clôture de l’exercice. Il est alors nécessaire de comptabiliser des charges à payer. C’est par exemple le cas pour les régularisation de cotisations sociales pour les travailleurs indépendants, ou si l’entreprise a reçu des marchandises qui n’ont pas été facturées sur l’exercice. Pour que les comptes annuels soient justes, ces charges doivent figurer dans la comptabilité de l’exercice clos.
L’objectif de ce travail est que les charges qui figurent dans les comptes annuels correspondent à l’activité de l’exercice en question. Dans les entreprises soumises à l’IS, l’impôt sur le résultat est souvent la dernière charge à payer enregistrée en comptabilité.
Rattacher les produits à l’exercice comptable
Les explications qui ont été précédemment fournies au niveau des charges s’appliquent également au niveau des produits. Il sera donc peut être nécessaire de comptabiliser des produits constatés d’avance, et/ou des produits à recevoir.
Lorsque toutes vos factures de vente sont enregistrées en comptabilité, il se peut que certains produits inscrits dans la comptabilité concernent en réalité l’exercice comptable suivant. Il s’agit des produits constatées d’avance. Par exemple, il peut s’agir d’une facture de prestation de services enregistrée en comptabilité mais dont les prestations seront réalisées sur l’exercice comptable suivant.
Ensuite, il se peut que certains produits se rapportant à l’exercice comptable clos ne soient pas constatés en comptabilité, par exemple lorsqu’une prestation ou une vente est réalisée mais qu’elle n’a pas été facturée avant la date de clôture de l’exercice. Il est alors nécessaire de comptabiliser des produits à recevoir.
L’inventaire et l’enregistrement du stock
Lorsqu’une entreprise détient des stocks de marchandises, de matériaux et/ou de matières premières à la clôture de l’exercice comptable, il faut en évaluer le montant puis enregistrer le stock en comptabilité.
En effet, pour que les comptes annuels traduisent correctement l’activité de l’entreprise durant l’exercice comptable, les soldes des comptes d’achat de marchandises, de matériaux et/ou de matières premières doivent correspondre au montant total des achats qui ont été consommés (en production ou en vente aux clients). Les achats présents en stock à la date de clôture de l’exercice, qui seront donc consommés sur une période postérieure, sont donc neutralisés en comptabilité.
Les dotations aux amortissements à la clôture de l’exercice
Si l’entreprise détient des actifs, il est nécessaire de constater les dotations aux amortissements à la clôture de l’exercice. En effet, la charge relative à un actif est étalée sur sa durée d’utilisation (plusieurs années). C’est la dotation aux amortissements qui permet de constater la charge.
