Lorsque l’on crée un organisme de formation, une déclaration d’activité auprès de la Direccte est obligatoire. Cette formalité permet à l’entreprise d’obtenir un numéro d’enregistrement. Ce guide vous explique tout ce qu’il faut savoir au sujet de la déclaration initiale d’activité pour créer un organisme de formation :
- L’obligation de déclaration d’activité des organismes de formation
- Quand faut-il envoyer la déclaration d’activité à la Direccte ?
- Comment faire la déclaration d’activité de formation à la Direccte ?
- Le contrôle de la déclaration d’activité par l’administration
- L’information sur le numéro d’enregistrement de l’organisme de formation
- Le bilan pédagogique et financier annuel
L’obligation de déclaration d’activité des organismes de formation
L’article L. 6351-1 du code du travail précise que la déclaration d’activité est une obligation légale qui s’impose à toute personne physique ou morale, de droit public ou privé, dès la conclusion de la première convention de formation professionnelle ou du premier contrat de formation professionnelle. Sont donc concernées les sociétés de formation ainsi que les professionnels qui exercent en nom propre.
L’obligation de déclaration ne concerne pas :
- les entreprises qui réalisent des formations en interne pour son personnel et par ses propres moyens,
- et les organismes qui proposent des formations à des particuliers dans leurs activités de loisirs.
Suite au dépôt du dossier, l’administration remet un numéro d’enregistrement à l’organisme de formation.
Enfin, la déclaration d’activité ne correspond en aucun cas à un agrément. En effet, il n’existe aucun agrément pour les prestataires de formation.
Quand faut-il envoyer la déclaration d’activité à la Direccte ?
La déclaration d’activité doit être transmise dans les 3 mois qui suivent la conclusion de la première convention ou du premier contrat de formation avec un client. Cette déclaration peut donc être effectuée postérieurement à la création de l’entreprise de formation.
En cas de modification ultérieure de l’un des éléments figurant sur la déclaration initiale d’activité, une déclaration rectificative doit impérativement être souscrite sous 30 jours. Cette formalité est également nécessaire en cas de cessation d’activité de l’organisme de formation.
Comment faire la déclaration d’activité de formation à la Direccte ?
La déclaration d’activité s’effectue à l’aide du formulaire Cerfa n° 10782*03 « bulletin de déclaration d’activité d’un prestataire de formation », téléchargeable ici : Formulaire / service-public.fr. Cette démarche permet d’obtenir un numéro d’enregistrement.
Ce document doit être dûment complété, daté et signé. Ensuite, l’organisme de formation doit joindre au formulaire tous les justificatifs demandés. La liste des documents est précisée par l’article R6351-5 du Code du travail (accessible ici).
Le dépôt du dossier de demande de numéro de déclaration d’activité se fait uniquement par mail ou par courrier, en fonction de la Direccte régionale dont dépend l’entreprise. Il faut donc consulter le site internet de la région pour obtenir les renseignements sur les modalités d’envoi. Pour y accéder, il faut se rendre sur ce site internet : direccte.gouv.fr/.
L’administration peut refuser l’enregistrement de la déclaration d’activité pour certains motifs précis, comme l’oubli d’un justificatif par exemple.
Dès que l’organisme de formation obtient son numéro d’enregistrement de déclaration d’activité, il doit respecter toute la réglementation applicable aux prestataires de formation (bilan pédagogique et financier, TVA, comptabilité spécifique…).
Le contrôle de la déclaration d’activité par l’administration
Pour apprécier la conformité de la déclaration, l’administration peut demander un justificatif relatif :
- à la première prestation de formation réalisée, au public bénéficiaire ou à la nature de cette prestation.
- et aux titres et qualités des personnes qui interviennent dans la réalisation de la formation, et à la relation entre ces titres et qualités et la prestation.
La demande de justificatifs complémentaires est adressée à l’organisme de formation dans le délai de 10 jours à compter de la réception de la déclaration d’activité. L’organisme dispose d’un délai de 15 jours à compter de la réception de la demande pour fournir les justificatifs à l’administration.
Suite au contrôle, l’administration peut décider d’annuler l’enregistrement de la déclaration si une irrégularité est constatée. Par exemple :
- les prestations ne correspondent pas à des actions de formation professionnelle,
- l’entreprise ne respecte pas les règles relatives aux actions de formation (existence d’un programme, attestation de fin de formation…).
Enfin, comme nous le verrons dans la dernière partie de ce dossier, l’organisme de formation est tenu de produire chaque année un bilan pédagogique et financier.
L’information sur le numéro d’enregistrement de l’organisme de formation
L’organisme de formation doit mentionner son numéro d’activité sur toutes les conventions et, en l’absence de conventions, sur tous les bons de commandes, devis ou factures, ou les contrats de formation professionnelle qu’il conclut, sous la forme suivante : Déclaration d’activité enregistrée sous le numéro (indiquer le numéro) auprès du préfet de région (indiquer la région).
Le bilan pédagogique et financier annuel
Avant le 30 avril de chaque année, l’organisme de formation doit établir un bilan pédagogique et financier (BPF) retraçant son activité sur l’année précédente. Ce bilan est obligatoire. Il doit être accompagné des comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexes), sauf pour les organismes de petite taille.
Enfin, d’autres obligations spécifiques concernent les entreprises de formation. Nous vous expliquons tout en détail ici : formateurs indépendants, la réglementation.
