Pour procéder au paiement des salaires, les entreprises doivent respecter plusieurs règles impérativement.
Voici une note d’information sur les principales obligations en matière de paiement des salaires : les modes de paiement des salaires, possibilité de faire un paiement en espèces, les acomptes sur salaires, la périodicité de paiement des salaires, comment prouver que le paiement des salaires a été effectué ?…
Périodicité de paiement des salaires
Pour les salariés mensualisés, le paiement des salaires intervient une fois par mois. Sauf en cas de règlement par virement, le paiement doit être réalisé un jour ouvrable.
Pour les salariés non-mensualisés, l’employeur est tenu de procéder au paiement des salaires au moins 2 fois par mois, sans que ces deux paiements ne dépassent 16 jours d’intervalle.
Exemple : il est possible d’effectuer un paiement le 10 du mois puis un autre le 22 du mois. Par contre, il n’est pas possible d’effectuer un paiement le 5 du mois et un autre le 25 du mois.
Modes de paiement des salaires
L’employeur peut procéder au paiement des salaires de plusieurs manières :
- Par virement (solution la plus utilisée),
- Par chèque barré,
- Ou en espèces dans certaines limites (voir point ci-dessous).
Le montant à payer correspond au montant qui figure sur le bulletin de paie, remis obligatoirement à chaque salarié.
Le paiement des salaires en espèces
Il est procéder au paiement des salaires en espèces. Pour cela, deux conditions doivent obligatoirement être réunies :
- Le montant du salaire à payer est inférieur à 1 500 euros,
- Et le salarié a lui-même demandé à être payé en espèces.
Remarque : ce seuil doit être proratisé si la période payée est supérieure à un mois (il convient de ramener le salaire à un mois pour vérifier si ce dernier excède ou non 1 500 euros).
Dans les autres cas, le paiement en espèces du salaire n’est pas possible. Toute infraction à cette règle est punie d’une amende fiscale d’un montant égal à 5 % des sommes indûment réglées en espèces.
Si vous procédez au paiement des salaires en espèces, il faut surtout remettre le paiement uniquement au salarié et, pour des raisons de preuve, lui faire signer un reçu à chaque paiement. Ce dernier peut toutefois donner une procuration à un tierce personne pour récupérer le paiement.
Les acomptes sur les salaires
Les salariés ont la possibilité de demander des acomptes sur salaire qui sont pour une quinzaine d’un montant égal à la moitié de son salaire mensuel.
Prouver le paiement des salaires
Il appartient à l’employeur de prouver qu’il a bien procédé au paiement des salaires.
Le bulletin de paie ne suffit pas à prouver que le paiement est réalisé. Pour cela, les éléments suivants sont plus efficaces :
- un reçu signé du salarié pour les paiements effectués en espèces,
- et la trace en comptabilité des paiements des salaires avec à l’appui les pièces comptables justificatives.
L’employeur qui ne paie pas un salarié ou qui le paie avec du retard s’expose à des sanctions pénales (amende) et le salarié peut lui réclamer des dommages et intérêts auprès du conseil des prud’hommes.
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