Dans le cadre de la création d’une entreprise de VTC, il est conseillé d’établir un prévisionnel pour plusieurs motifs : budgétiser les dépenses et les investissements prévisionnels, calculer le seuil de rentabilité, apprécier la fiabilité du projet d’entreprise VTC et vérifier que l’activité génère un revenu suffisant.
Ce dossier vous propose des informations et des conseils pour vous aider à réaliser votre prévisionnel de création d’une entreprise de VTC. Il comporte plusieurs parties :
- Le chiffre d’affaires prévisionnel
- Les investissements prévisionnels (le véhicule VTC)
- Les financements prévisionnels
- Les frais généraux prévisionnels
- Les salaires et charges sociales prévisionnels
- Les impôts et taxes prévisionnels
- Les tableaux financiers prévisionnels importants
Le chiffre d’affaires prévisionnel de l’entreprise de VTC
Le chiffre d’affaires prévisionnel de l’entreprise de VTC est l’élément le plus compliqué à déterminer étant donné qu’il est difficile d’évaluer le nombre de réservation probable sur plusieurs années. L’étude de marché doit permettre au futur chauffeur VTC d’estimer le nombre de réservations qu’il va obtenir sur la période des prévisions.
Ensuite, en fonction des réservations prévues et de la politique tarifaire envisagée, il convient de calculer le chiffre d’affaires prévisionnel. Il est important de tenir compte des saisonnalités dans le prévisionnel étant donné que cela impacte le plan de trésorerie.
Il est également possible de recenser toutes les dépenses nécessaires à l’exercice de l’activité, puis de déterminer un seuil de rentabilité afin de fixer un objectif minimal de chiffre d’affaires.
Les investissements prévisionnels de l’entreprise de VTC
L’investissement principal à budgétiser dans le prévisionnel d’une entreprise de VTC est le véhicule qui servira à exercer l’activité. Le véhicule pourra être pris neuf ou d’occasion, acheté ou pris en location / crédit-bail.
Suivant l’option retenue, la prise en compte de cet investissement dans le prévisionnel est différente.
Le véhicule du chauffeur de VTC est acheté par l’entreprise
Voici les principes applicables lorsqu’il est prévu d’acheter le véhicule devant servir à l’activité de VTC :
- Le véhicule est acheté neuf : il doit être budgétisé dans les investissements (ou immobilisations), à l’actif du bilan, et être amorti sur sa durée d’utilisation prévue, autour de 5 ans généralement.
- Le véhicule est acheté d’occasion : il doit être budgétisé dans les investissements et être amorti sur sa durée d’utilisation prévue, autour de 3 ans généralement.
Un décaissement de trésorerie doit figurer dans le plan de trésorerie prévisionnel à la date d’acquisition du véhicule. Les amortissements se traduisent par une charge à inscrire dans le compte de résultat prévisionnel (dans les dotations aux amortissements) et ne génèrent aucun décaissement de trésorerie.
Le véhicule du chauffeur de VTC est pris en location ou en crédit-bail
Lorsque le véhicule est pris en location ou en crédit-bail, les loyers ou redevances de crédit-bail doivent être budgétisés en frais généraux dans le compte de résultat prévisionnel. Au niveau trésorerie, chaque paiement de loyer ou de redevance de crédit-bail occasionne un décaissement dans le plan de trésorerie prévisionnel.
Le dépôt de garantie payé au départ du contrat de location ou de crédit-bail doit être intégré dans les investissements prévisionnels et il ne peut pas être amorti, on le retrouve donc à l’actif du bilan prévisionnel et en décaissement de trésorerie.
Le véhicule appartient déjà au chauffeur VTC avant la création de l’entreprise
Enfin, il se peut que le véhicule qui va être utilisé par l’entreprise de VTC appartiennent déjà à l’entrepreneur. Dans cette hypothèse, plusieurs options sont possibles :
- Si l’entrepreneur prévoit de céder le véhicule à sa nouvelle entreprise, il convient d’appliquer les principes indiqués ci-dessus en cas d’acquisition du véhicule (immobilisation et amortissement), sauf que l’achat n’occasionnera pas forcément un décaissement de trésorerie. C’est le cas si l’entrepreneur inscrit la créance qui en résulte dans son compte courant d’associé, au passif du bilan prévisionnel.
- Si l’entrepreneur prévoit d’apporter en nature le véhicule, il convient d’immobiliser le véhicule et de l’amortir. En contrepartie, la valeur du véhicule apporté s’ajoute au montant du capital social, qui figure au passif du bilan prévisionnel dans les capitaux propres.
Les financements prévisionnels apportés à l’entreprise de VTC
Plusieurs types de financement peuvent être sollicités dans le cadre de la création d’une entreprise de VTC, principalement pour financer le véhicule servant à l’activité et pour constituer le capital social lorsque l’entreprise créée est une société.
Dans le prévisionnel de l’entreprise de VTC, les apports en capital social doivent être inscrits au passif du bilan prévisionnel, dans les capitaux propres. En contrepartie, ils viennent augmenter le montant de la trésorerie qui figure à l’actif. Cela se traduit également par un encaissement dans le plan de trésorerie.
Le cas échéant, les montants empruntés doivent être inscrits au passif du bilan prévisionnel et ils viennent augmenter d’autant la trésorerie figurant à l’actif. Au niveau du plan de trésorerie, le déblocage de l’emprunt se traduit par un encaissement.
Ensuite, à chaque échéance d’emprunt :
- un décaissement doit figurer dans le plan de trésorerie,
- le montant de l’emprunt au passif du bilan est diminué à hauteur du capital remboursé sur l’échéance payée,
- la trésorerie à l’actif du bilan est diminuée à hauteur de l’échéance d’emprunt,
- et les intérêts d’emprunt compris dans l’échéance doivent figurer dans les charges financières du compte de résultat prévisionnel.
Les frais généraux prévisionnels de l’entreprise de VTC
Il faut ensuite tenir compte, dans le prévisionnel de création d’une entreprise de VTC, de tous les frais généraux prévisionnels nécessaires à l’exercice de l’activité.
Voici une liste des principaux frais généraux dont il faut tenir compte pour une activité de VTC, avec des indications sur les montants à budgétiser (données à titre indicatif, il faut réaliser votre propre étude) :
- le coût du stage de préparation à l’installation : environ 250 euros,
- les frais d’immatriculation de l’entreprise : environ 300 euros au titre des frais de greffe et d’annonce légale,
- les frais d’immatriculation au registre des VTC : 170 euros,
- les frais de carburant, variable suivant les prestations prévues et la consommation du véhicule,
- les frais d’entretien du véhicule,
- les frais liés aux vêtements professionnels (achat puis entretien le cas échéant),
- les frais liés au contrôle technique annuel obligatoire : entre 50 et 100 euros hors taxes,
- les primes d’assurance spécifique du véhicule et de l’activité professionnelle : entre 2000 et 3000 euros par an,
- les frais de publicité, variable mais important pour l’activité de VTC,
- les frais d’abonnement à des plateformes de réservation de VTC,
- les frais d’abonnement téléphonique, quelques centaines d’euros par an,
- les divers frais administratifs et de petit équipement (ordinateur, imprimante, fournitures administratives…),
- les honoraires de l’expert-comptable et éventuellement de l’avocat (si vous externalisez la comptabilité et le suivi juridique de l’entreprise) : entre 1500 et 2000 euros hors taxes par an,
- les frais d’adhésion à un centre de gestion agréé (en cas d’imposition des bénéfices à l’IR) : environ 150 euros hors taxes par an
- les frais de stationnement, de péage et de parking : variable suivant l’activité prévue,
- les frais de nettoyage du véhicule, variable suivant la fréquence,
- les frais de repas et de boisson lorsque vous devez vous restaurer à l’extérieur,
- les frais bancaires : environ 200 euros par an pour le compte professionnel, plus les commissions bancaires en cas de paiement par carte.
Les frais généraux figurent en charge d’exploitation dans le compte de résultat prévisionnel et occasionnent des décaissements dans le plan de trésorerie. Les frais non payés à la clôture de l’exercice figurent en dette fournisseur au passif du bilan prévisionnel.
Les salaires et charges sociales prévisionnelles du chauffeur VTC
Lorsque l’activité VTC est exercée par le biais d’une entreprise soumise à l’impôt sur les sociétés, il faut budgétiser les rémunérations du dirigeant et les charges sociales afférentes dans le compte de résultat prévisionnel, et prévoir les décaissements liés dans le plan de trésorerie. Pour calculer et prévoir les charges sociales, voici quelques indications :
- Si le dirigeant est affilié au régime général (notamment en cas d’exercice en SASU), il faut budgétiser approximativement 85% de cotisations sociales (retenues salariales et patronales) par rapport au salaire net, ou 45% de cotisations sociales (retenues patronales) par rapport au salaire brut (salaire net + retenues salariales). Ces charges sont payées chaque mois ou chaque trimestre suivant la prise de rémunération.
- Si le dirigeant est affilié au RSI, les règles sont plus complexes. Nous vous invitons à vous référer à ces dossiers : les cotisations au RSI pour les commerçants (en sachant que les principes de calcul sont les mêmes que pour les artisans) et le paiement des cotisations au RSI. Les charges sociales représentent entre 40% et 45% du montant de la rémunération.
Le choix du statut juridique de l’entreprise de VTC impacte donc directement le prévisionnel au niveau des charges sociales.
Ensuite, lorsqu’il est prévu d’embaucher des salariés, la méthode pour budgétiser les coûts est la même que celle appliquée pour les dirigeants affiliés au régime général. Toutefois, le poids des cotisations sociales peut être inférieur en cas de bas salaire compte tenu de l’application des dispositifs de réduction. Pour obtenir une estimation exacte, nous vous conseillons d’utiliser l’outil cogilog.com
Les impôts et taxes prévisionnels du chauffeur VTC
L’imposition prévisionnelle des bénéfices
L’intégration de l’imposition des bénéfices dans le prévisionnel de l’entreprise de VTC dépend du régime fiscal choisi :
- Si l’entreprise est à l’IR, il ne faut rien budgétiser étant donné que l’imposition est supportée par l’entrepreneur directement,
- Si l’entreprise est à l’IS, il faut budgétiser l’impôt sur les sociétés dans le compte de résultat prévisionnel, au passif du bilan (en dette fiscale) et dans le plan de trésorerie lorsque le solde d’IS puis les acomptes seront payés. Nous vous conseillons de lire ces articles : le calcul et le paiement de l’IS – les acomptes d’IS.
Enfin, il ne faut pas oublier d’intégrer les distribution de bénéfices dans votre prévisionnel, qui génèrent des décaissements de trésorerie et une diminution des capitaux propres.
La TVA prévisionnelle
La TVA est une taxe qui impacte votre plan de trésorerie prévisionnel, étant donné que l’on paie les dépenses pour leur montant TTC et que les clients règlent les prestations pour leur montant TTC. On retrouve également la TVA dans le bilan prévisionnel, soit au passif lorsqu’un solde de TVA est dû à la clôture de l’exercice, soit à l’actif si l’entreprise est en crédit de TVA.
Il s’agit d’un taxe difficile à budgétiser dans le prévisionnel, il est nécessaire d’utiliser un logiciel qui calcule automatiquement la TVA prévisionnelle.
Nous vous informons sur les règles liées à la TVA dans ce dossier : La TVA pour les activités de VTC.
Les autres impôts et taxes prévisionnels
Il faut également tenir compte, dans le prévisionnel, de tous les autres impôts et taxes pouvant concerner l’activité professionnelle.
Nous faisons un point à ce sujet dans ce dossier : La fiscalité applicable aux chauffeurs VTC.
Les tableaux financiers à intégrer dans le prévisionnel de l’entreprise de VTC
Le prévisionnel établi dans le cadre de la création d’une entreprise de VTC doit au moins contenir les tableaux financiers suivants :
- Un compte de résultat prévisionnel, afin d’apprécier la rentabilité du projet et la formation du résultat,
- Un bilan prévisionnel, afin d’apprécier l’équilibre financier du projet,
- Un plan de trésorerie, afin de vérifier que la trésorerie soit toujours positive et anticiper les périodes délicates,
- Un plan de financement, afin de s’assurer que l’ensemble des besoins inhérents au projet soit couvert pas des ressources financières suffisantes.
Des indicateurs financiers, tels que la CAF, le BFR et des indicateurs métiers (taux de réservation, nombre de réservation par jour…) peuvent ensuite enrichir le prévisionnel établi par le chauffeur de VTC.
