La facturation constitue une tâche importante pour les entreprises, car elle permet de réclamer aux clients le montant à payer en contrepartie de la prestation qui a été réalisée ou de la vente qui a été effectuée. Au niveau de la facturation, de nombreuses règles sont imposées par la loi et l’entreprise doit s’y conformer impérativement, sous peine de sanctions.
Ce dossier vous informe sur les principales règles à respecter en matière de facturation.
Les obligations en matière de facturation
En matière d’obligation de facturation, les règles vont dépendre de la qualité du client de l’entreprise :
- Si le client est un professionnel, une facture doit obligatoirement être établie pour chaque vente de bien ou prestation de services. Cette obligation s’impose peu importe le montant de la facture.
- Si le client est un particulier, une facture doit être obligatoirement remise au client dans les cas suivants : le client en a fait la demande, l’opération facturée correspond à une vente à distance, l’opération concerne une livraison intracommunautaire exonérée de TVA, ou l’opération correspond à une prestation de services d’un montant supérieur à 25 € TTC.
En principe, l’entreprise doit délivrer sa facture au moment de la livraison du bien ou de la réalisation de la prestation de services.
Enfin, des règles de facturation électronique se mettent progressivement en place et les entreprises doivent s’y conformer. Pour plus d’informations : la facturation électronique.
Les informations obligatoires sur les factures
En matière de facturation, une autre règle très importante concerne les informations à y faire figurer. En effet, ce domaine est réglementé de manière très stricte. Sur chaque facture, la loi impose une liste d’informations obligatoires. Parmi celles-ci, on retrouve notamment :
- l’identité du professionnel et du client, en indiquant les adresses de facturation si celles-ci sont différentes,
- le numéro individuel d’identification à la TVA du professionnel, et du client lorsqu’il auto-liquide la TVA (opération réalisée à l’étranger),
- la date d’émission de la facture,
- le numéro de la facture,
- la date de la vente ou de la prestation de services,
- la quantité, la dénomination précise, et le prix unitaire hors TVA des produits vendus et des services rendus,
- les réductions de prix acquises à la date de la vente ou de la prestation de services et directement liées à cette opération,
- le taux de TVA applicable (ou les taux applicables à chaque ligne de service en cas de taux différents),
- le montant total de la TVA,
- le montant total à payer hors taxes (HT) et toutes taxes comprises (TTC),
- les conditions de règlement,
- les conditions d’escompte en cas de paiement anticipé,
- le taux des pénalités exigibles en cas de retard de paiement,
- le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement due par le créancier professionnel en cas de retard de paiement.
Cette liste n’est pas exhaustive, il peut également y avoir d’autres informations obligatoires en fonction de l’activité de l’entreprise ou de caractéristiques fiscales.
Les règles de numérotation sur les factures
Les factures doivent être numérotées selon des règles strictes : il convient d’utiliser un numéro unique basé sur une séquence chronologique continue, sans rupture. Deux factures ne peuvent pas avoir le même numéro et il est impossible d’avoir des trous dans la séquence de facturation.
Les factures émises par une entreprise doivent être rangées par ordre chronologique dans la comptabilité. Les dates d’émission et la numérotation des factures doivent se suivre et être cohérentes.
L’absence de modification ou de suppression sur les factures émises
Une règle à respecter impérativement correspond aux modifications et aux suppressions. Les factures ne peuvent pas être supprimées.
En cas d’erreurs sur une facture, il est impossible de la supprimer pour la remplacer par une facture corrigée. Dans cette situation, l’entreprise doit réaliser un avoir, puis établir une nouvelle facture.
Les règles de conservation des factures émises
Enfin, une entreprise doit respecter des règles de conversation au niveau des factures émises. Les factures doivent être conservées pendant une durée de 10 ans minimum.
