Lors de l‘assemblée générale annuelle d’une société, les associés vont délibérer sur un certain nombre de points : approbation des comptes annuels, affectation du résultat, ainsi que tous les autres points inscrits à l’ordre du jour. C’est d’ailleurs à travers les réunions en assemblée générale que les associés exercent leur pouvoir de décision et de contrôle sur la société. Ensuite, un procès-verbal est rédigé pour relater l’intégralité des débats et des décisions prises par les associés :
- Rappels sur l’approbation des comptes annuels
- L’utilité du procès-verbal d’approbation des comptes annuels
- Le contenu du procès-verbal d’approbation des comptes annuels
Rappels sur l’approbation des comptes annuels
Les dirigeants de sociétés commerciales doivent obligatoirement, une fois par an et au plus tard dans les 6 mois de la date de clôture du dernier exercice écoulé, soumettre les comptes annuels de cet exercice au vote de la collectivité des associés ou actionnaires, réunie en assemblée générale. La décision des associés est ensuite retranscrite dans un procès-verbal.
Une exception est toutefois prévue dans les sociétés qui ne comptent qu’un seul associé (les sociétés unipersonnelles de type EURL ou SASU). Dans celles-ci, l’approbation des comptes annuels par l’associé unique est matérialisée par le simple dépôt des comptes annuels au greffe du Tribunal de commerce.
L’utilité du procès-verbal d’approbation des comptes annuels
Une fois que les débats ayant eu lieu durant l’assemblée d’approbation des comptes annuels sont clos, un document écrit sous format papier reprend toutes les décisions qui ont été prises par les associés de la société. Il s’agit du procès-verbal d’approbation des comptes annuels.
Le procès-verbal est le document qui sert de preuve quant à l’approbation des comptes annuels de l’exercice, ou leur refus d’approbation par les associés. Il s’agit du seul document reconnu par la loi pour retranscrire les décisions prises par l’assemblée des associés.
Le contenu du procès-verbal d’approbation des comptes annuels
Pour être valable, le procès-verbal d’approbation des comptes annuels doit respecter un certain formalisme. Son contenu doit être suffisamment complet et structuré. On y retrouve notamment les informations suivantes :
- Identification de la société concernée : forme juridique, dénomination sociale, adresse du siège social, montant du capital social, numéro d’inscription au registre du commerce et des sociétés et identification du greffe du tribunal de commerce dont la société dépend.
- Intitulé du document : procès-verbal d’assemblée générale annuelle des associés
- Informations relatives à l’assemblée : date, heure et lieu de tenue de l’assemblée générale des associés, rappel du mode de convocation des associés.
- Identification du président de séance : nom, prénom usuel et qualité. Dans les sociétés par actions, identification des membres du bureau.
- Rappel des documents soumis à l’assemblée des associés : comptes annuels, rapport de gestion, rapport du commissaire aux comptes…
- Résumé de l’intégralité des débats qui ont eu lieu durant la tenue de l’assemblée générale. Pour chaque point à débattre par les associés, résultat des votes et indication de l’adoption ou non de la décision. Ces points concernent obligatoirement l’approbation des comptes annuels et l’affectation du résultat. Ensuite, on retrouve également tous les autres points inscrits à l’ordre du jour.
- Signature du procès-verbal d’assemblée générale par le président de séance, ou par tous les membres du bureau.
Un exemplaire original du procès-verbal doit ensuite être reporté sur le registre spécial tenu au siège social de la société. Ce registre correspond à un classeur comportant des feuilles mobiles. Chaque feuille doit être cotée et paraphée par un juge du tribunal de commerce ou par le maire de la commune.
Le dirigeant ne doit pas obligatoirement rédiger lui-même le procès-verbal d’assemblée. Cette tâche peut être déléguée à un cabinet d’avocat ou à l’expert-comptable de la société, qui se chargera également de toutes les autres démarches entourant l’assemblée générale annuelle (rédaction des lettres de convocation et du rapport de gestion, dépôt des comptes annuels…). Le dirigeant peut également utiliser une plateforme juridique en ligne qui l’assistera dans la rédaction de ses documents juridiques.
