Le siège social est l’adresse administrative d’une société. Il doit, comme la plupart des autres caractéristiques, faire l’objet d’une déclaration à l’organisme compétent : le guichet unique. Cela dit, quand faut-il précisément déclarer le siège social de son entreprise ? En pratique, il convient de fixer le siège social au cours de la phase préparatoire de création de l’entreprise. La déclaration du siège social, quant à elle, n’intervient qu’à l’issue du processus, lorsque les associés fondateurs demandent l’immatriculation de la société au registre du commerce et des sociétés (RCS). Ils doivent, pour cela, accomplir plusieurs formalités.
Le siège social : une caractéristique importante des sociétés
Le siège social d’une entreprise correspond à son adresse administrative. C’est, en principe, à cet endroit que doit se trouver sa direction effective. Tous les courriers à destination d’une société sont normalement envoyés à l’adresse de son siège social. Cette information est fondamentale. Elle est, par ailleurs, publique. Toute personne peut prendre connaissance de l’adresse du siège d’une société, même si elle n’a pas la qualité d’associée au sein de celle-ci. Toutes les sociétés doivent donc obligatoirement déclarer leur siège social.
L’endroit où est établi le siège social doit être choisi avec précaution. Il est, en effet, important et déterminant dans de nombreux domaines. Il permet, par exemple, de connaître la nationalité de la société, de prendre connaissance de la nature du droit qui lui est applicable, de déterminer les tribunaux et les organismes compétents pour l’accomplissement des formalités légales et le traitement des litiges.
La déclaration du siège social de l’entreprise
La déclaration du premier siège social a lieu lors de la constitution de la société. Les associés fondateurs doivent, à cette occasion, identifier les principales caractéristiques de leur entreprise communes. Parmi ces dernières, on retrouve notamment la dénomination sociale (le nom), l’objet social (l’activité), le capital social (les apports des associés), la durée, l’identité des dirigeants… Et le siège social ! Ils rédigent ensuite des statuts constitutifs qui reprennent ces informations. Ils doivent enfin accomplir des formalités légales pour immatriculer leur société (voir ci-dessous).
Les associés peuvent très bien, en cours de vie sociale, transférer le siège de leur société. Cette opération s’appelle, en termes juridiques, un transfert de siège social. Dans ce cas de figure, le nouveau siège social doit être déclaré, en lieu et place de l’ancien siège. Il convient alors de modifier les statuts pour tenir compte de la nouvelle adresse, et d’accomplir plusieurs formalités légales, dont la publication d’une annonce légale et le dépôt d’une demande d’inscription modificative sur le site du guichet unique.
Les étapes à suivre pour déclarer le premier siège social de son entreprise
Pour déclarer le premier siège social de leur société, les associés fondateurs doivent :
- Identifier toutes les caractéristiques de leur société (recensées ci-dessus),
- Rédiger un projet de statuts (lorsqu’un des associés au moins effectue des apports en numéraire),
- Nommer les dirigeants dans un acte séparé (si cela n’a pas été effectué dans les statuts),
- Trouver une banque afin d’y déposer une partie des apports en numéraire (s’il y en a),
- Finaliser les statuts et les faire signer par tous les associés,
- Publier un avis de constitution dans un support habilité à diffusion des annonces légales,
- Remplir une déclaration de constitution de personne morale (formulaire M0),
- Créer un compte sur le site du guichet unique (plateforme gérée par l’INPI),
- Télécharger plusieurs documents et justificatifs sur le guichet unique,
- Valider la formalité et payer les frais de greffe correspondants.
On remarque donc que le choix du siège social intervient dès la première étape de création d’une société. Sa déclaration n’est toutefois officielle qu’à l’issue de la démarche d’immatriculation. La société reçoit alors un extrait Kbis (une sorte de « carte d’identité ») sur lequel figure l’adresse du siège qu’elle a choisie.
