Le reçu pour solde de tout compte récapitule les sommes dues au salarié lors de la rupture de son contrat de travail et doit lui être remis.
Tout chef d’entreprise doit comprendre comment fonctionne le solde de tout compte au cas où il embauche des salariés, bien qu’un prestataire spécialisé puisse l’assister dans ces formalités.
Voici une fiche d’information complète sur le solde de tout compte : son calcul, sa remise au salarié, son paiement et le reçu du solde de tout compte.
Qu’est-ce qu’un solde de tout compte ?
Un solde tout de compte doit être effectué à l’occasion de la cessation d’un contrat de travail, qu’il s’agisse d’un licenciement, d’une démission ou d’une rupture conventionnelle.
Le solde de tout compte sert à récapituler l’ensemble des sommes que l’employeur doit au salarié
Le document qui formalise le solde de tout compte est appelé le reçu pour solde de tout compte.
Le calcul du solde de tout compte
Le reçu pour solde de tout compte doit contenir l’ensemble des sommes versées au salarié à l’occasion de la rupture du contrat de travail.
Le solde de tout compte reprend donc :
- les salaires restants dus jusqu’à la fin du contrat,
- toutes les primes acquises,
- le solde des congés payés et autres heures non récupérées,
- les indemnités de licenciement,
- les indemnités de rupture conventionnelle,
- toutes les autres indemnités liées à la rupture du contrat de travail,
- et toutes les autres sommes.
Nous ne reviendrons pas dans cet article sur le calcul de chacun de ces éléments, ce qui serait bien trop long.
Conseil : il est préférable d’être accompagné par un professionnel pour l’établissement du reçu pour solde de tout compte, ou de demander à votre expert-comptable d’y jeter un oeil (si ce dernier accepte).
Le reçu pour solde de tout compte
Le reçu pour solde de tout compte correspond à l’acte établi par l’employeur qui est remis au salarié et normalement signé par ce dernier. Néanmoins, le salarié a la possibilité de refuser de signer le reçu pour solde de tout compte.
On doit retrouver sur le reçu l’ensemble des sommes dues par l’entreprise au salarié.
Aucune condition de forme n’est prévue pour le solde de tout compte. Toutefois, il est conseillé d’y indiquer les éléments suivants :
- l’intitulé « Reçu pour solde de tout compte »,
- les coordonnées de l’entreprise,
- les coordonnées du salarié,
- la liste détaillée des différentes sommes dues au salariés,
- la mention « établi en double exemplaire dont un remis au salarié »,
- la date d’établissement,
- et les signatures de l’employeur et du salarié (si ce dernier accepte de le signer).
En signant le reçu pour solde de tout compte, le salarié atteste avoir reçu les sommes qui y figurent. Il a toutefois la faculté de le dénoncer par courrier recommandé dans les 6 mois qui suivent sa signature.
La remise du reçu pour solde de tout compte
La remise du reçu pour solde de tout compte doit intervenir à la date de fin du contrat. Il peut être remis en main propre ou en courrier recommandé avec avis de réception.
Voici, pour ces principaux cas de rupture, quand doit être délivré le reçu pour solde de tout compte :
- le jour de la notification du licenciement dans le cadre d’un licenciement sans préavis (pour faute lourde par exemple),
- à l’issue du préavis pour un licenciement avec préavis,
- après la notification de la démission par le salarié,
- ou le jour de l’homologation dans le cadre d’une rupture conventionnelle.
Le solde de tout compte est ensuite payé par chèque ou virement.
La contestation du solde de tout compte
Le salarié a la possibilité de contester le reçu pour solde de tout compte qui lui est adressé.
Pour cela, il doit adresser à l’employeur un courrier en recommandé avec avis de réception contenant les motifs de sa contestation.
Pour être valable, la contestation doit intervenir :
- dans les 6 mois qui suivent la signature du reçu pour solde de tout compte,
- dans les 5 ans de l’établissement du reçu pour solde de tout compte si ce dernier n’a pas été signé par le salarié.
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