Dans les sociétés, les associés ont besoin de rédiger un procès-verbal d’assemblée à l’occasion de chacune de leur décision. Ce document permet de constater les décisions qui ont été prises en assemblée et sert de preuve. Ce dossier vous explique comment rédiger un procès-verbal d’assemblée générale :
- Qu’est-ce qu’un procès-verbal d’assemblée générale ?
- Qui doit rédiger le procès-verbal d’assemblée générale ?
- Comment rédiger un procès-verbal d’assemblée générale ?
- L’enregistrement du procès-verbal d’assemblée générale
- Le registre des assemblées générales
Qu’est-ce qu’un procès-verbal d’assemblée générale ?
Le procès-verbal reprend par écrit toutes les décisions qui ont été prises par les associés de la société, à l’occasion d’une assemblée générale. Il permet d’apporter la preuve de la réalité et de la régularité des décisions qui ont été prises. À l’issue de chaque assemblée générale, dans une société commerciale ou dans une société civile, ce document doit donc être rédigé.
Lorsque des formalités doivent être effectuées auprès du greffe à la suite d’une décision en assemblée générale, un exemplaire du procès-verbal doit être systématiquement communiqué.
Qui doit rédiger le procès-verbal d’assemblée générale ?
Ce document est rédigé par les dirigeants de la société, qui préside généralement les assemblées générales. Sinon, sa rédaction peut également être déléguée au professionnel qui est en charge de la gestion juridique de la société (un avocat par exemple). L’utilisation d’un service juridique en ligne permet également d’élaborer facilement ce document, et de réaliser toutes les formalités annexes éventuelles.
Comment rédiger un procès-verbal d’assemblée générale ?
Un procès-verbal d’assemblée générale se compose de plusieurs parties. Voici les différentes parties à prévoir durant sa rédaction :
- L’en-tête du document rappelle les informations qui permettent d’identifier la société : dénomination sociale, forme juridique, adresse du siège social, montant du capital social, numéro d’inscription au registre du commerce et des sociétés et ville du greffe.
- Ensuite, une seconde partie reprend le contexte de la tenue de l’assemblée, en précisant la date, l’heure et le lieu de tenue de l’assemblée, ainsi que la forme de l’assemblée (ordinaire ou extraordinaire) et la personne qui l’a convoqué. Par exemple : « Le (date) à (heure), les associés de la société se sont réunis à (adresse), en assemblée (ordinaire ou extraordinaire), sur convocation de (organe de direction qui a convoqué l’assemblée).
- Le procès-verbal précise également qui sont les associés présents à l’assemblée, qui est la personne qui préside l’assemblée, quels sont les documents mis à disposition des associés, et quels sont les points inscrits à l’ordre du jour.
- Après cela, le procès-verbal reprend, une par une, toutes les résolutions inscrites à l’ordre du jour en expliquant le contenu de la décision. En dessous de l’explication, il est précisé si la résolution est adoptée ou non. Lorsque les statuts de la société doivent être mis à jour, le procès-verbal reprend le contenu de l’extrait modifié.
- Si des formalités sont nécessaires suite aux décisions prises (par exemple en cas de transfert de siège social ou d’augmentation de capital), le procès-verbal prévoit généralement une dernière résolution qui autorise une personne à les réaliser.
- Enfin, le procès-verbal est signé par le président de l’assemblée, ainsi que par tous les associés présents.
L’enregistrement du procès-verbal d’assemblée générale
Pour certaines décisions, le procès-verbal doit faire l’objet d’un enregistrement aux impôts. Cette formalité s’effectue auprès du service de la publicité foncière et de l’enregistrement dont dépend la société. Les droits d’enregistrement dus doivent être payés dans le même temps.
Les principales décisions qui nécessitent l’enregistrement du procès-verbal sont :
- la transformation de la forme juridique,
- l’augmentation de capital social par apport en nature,
- la procès-verbal de liquidation d’une société.
Le registre des assemblées générales
Dans les sociétés, un registre spécial des assemblées générales, coté et paraphé par le greffe du tribunal de commerce, doit être tenu. Il reprend tous les procès-verbaux des délibérations par ordre chronologique. Depuis octobre 2019, ce registre peut également être tenu de manière dématérialisée.
Ce registre doit être conservé pendant au moins 6 ans à compter de la date du dernier procès-verbal.
