Une société par actions simplifiée unipersonnelle (SASU) doit tenir un certain nombre de registres. Ils appartiennent à différents domaines : comptables, sociaux, juridiques, etc. Pour la plupart, ils sont communs à toutes les formes de sociétés commerciales. Cela dit, voici tous les registres légaux obligatoires d’une SASU.
Les registres juridiques obligatoires en SASU
Le registre des décisions de l’associé unique
Comme son nom l’indique, une SASU ne compte qu’un seul et unique associé. C’est donc lui qui prend toutes les décisions affectant la société : modification des statuts, approbation des comptes annuels, dissolution et liquidation, etc. Ici, les résolutions ne font pas l’objet d’un vote, comme on peut l’observer dans la SAS par exemple. L’associé unique prend des décisions unilatérales.
Chaque délibération de l’associé unique doit être retranscrite par écrit, dans un « procès-verbal de décision de l’associé unique », lui-même consigné dans un registre spécial appelé le registre des décisions de l’associé unique. C’est un classeur comportant des feuilles mobiles. Chaque feuille doit être côtée et paraphée par un juge du tribunal de commerce ou par le maire de la commune (ou son adjoint) du siège social de la SASU.
Le registre des bénéficiaires effectifs
Depuis 2017, la loi impose aux personnes qui exercent le contrôle effectif d’une société, de produire une déclaration. C’est le fameux registre des bénéficiaires effectifs (RBE). Ce document doit être complété lorsqu’une personne détient plus du quart des droits de vote ou du capital d’une société. Or, il s’agit bien du cas d’une SASU puisque l’associé unique détient 100% du capital.
La déclaration des bénéficiaires effectifs s’effectue auprès du greffe du tribunal de commerce (en ligne sur Internet ou par courrier). Il convient de remplir un document normé qui ne comprend qu’une seule page par associé. Plusieurs informations doivent y figurer : identité du bénéficiaire et de la société contrôlée, informations sur les modalités du contrôle exercé, date du contrôle, etc.
Le registre des mouvements de titres
Même si elle ne compte qu’un associé, une SASU doit obligatoirement tenir un registre des mouvements de titres. En effet, la loi prévoit que ce type de société peut accueillir de nouveaux associés sans remettre en cause sa forme juridique (société par actions simplifiée). Dans ce cas de figure, elle ne perd que son caractère unipersonnel et conserve la même personnalité juridique.
Le registre des mouvements de titres comprend un certain nombre d’informations. Il peut prendre la forme d’un cahier ou d’un classeur. Chaque opération portant sur les actions doit y être retranscrite : cession d’actions, création d’actions… Il convient également d’y indiquer la date de l’opération ainsi que l’identité de l’associé concerné et la valeur nominale des actions.
Les registres comptables obligatoires en SASU
Une SASU doit obligatoirement tenir une comptabilité sincère et régulière. Elle ne peut bénéficier que de peu d’allègements à ce niveau, sauf à opter pour une comptabilité de type « recettes-dépenses » (sous conditions). Mais cela n’a aucune conséquence sur les registres comptables qu’elle doit tenir : le livre-journal et le grand-livre. Rappelons que le livre d’inventaire ne fait plus partie des registres obligatoires depuis 2016.
Le livre-journal centralise tous les mouvements qui ont un impact sur le patrimoine de la SASU. Il comprend tous les journaux comptables de l’entreprise : non seulement les journaux centralisateurs mais également les journaux auxiliaires (ventes, achats, banque, opérations diverses, salaires…).
Le grand-livre recense les mêmes informations, mais il les retransmet d’une façon différente : par compte. Toutes les opérations sont imputées dans le compte concerné, en fonction du plan comptable utilisé par la SASU. Le grand-livre peut également se décomposer en un grand-livre général et un ou plusieurs grand(s)-livre(s) auxiliaire(s).
Les autres registres obligatoires en SASU
Il existe une multitude d’autres registres obligatoires en SASU. Leur nature dépend toutefois de plusieurs paramètres.
Par exemple, si la société embauche son premier salarié, elle doit tenir un registre unique du personnel ainsi qu’un document unique d’évaluation des risques professionnels. En fonction de son activité, la SASU peut être contrainte de tenir un registre des repos hebdomadaires.
Les activités liées au BTP ont, pour leur part, de nombreux registres à tenir, notamment en matière de prévention des risques, de sécurité, de surveillance médicale…
Enfin, si la SASU édite un site internet, elle doit respecter la réglementation qui s’applique pour le traitement des données personnelles (RGPD). A ce titre, elle doit remplir un registre des traitements.
