Une EURL est titulaire de plusieurs obligations administratives. Elle doit notamment, à ce titre, tenir différents registres. Certains sont obligatoires dans tous les cas – c’est-à-dire quelles que soient les caractéristiques de la société – tandis que d’autres dépendent de l’activité exercée. L’embauche du premier salarié déclenche également des obligations particulières… Alors, quels registres une EURL doit-elle tenir ? Les voici en détail.
Le registre des décisions de l’associé unique
Une EURL est une société à responsabilité à associé unique. On l’appelle également la SARL unipersonnelle. Dans ce type de société, c’est l’associé unique qui prend toutes les décisions. Par exemple, il approuve les comptes annuels et ratifie la rémunération du gérant. Il détient également le pouvoir de dissoudre la société de façon anticipée.
Chaque décision est donc une décision unilatérale. Elle doit être retranscrite dans un procès-verbal, lui même consigné dans un registre appelé le registre des décisions de l’associé unique. Ce dernier doit obligatoirement être côté et paraphé au greffe du tribunal de commerce dont dépend l’EURL, au tribunal d’instance ou à la mairie de la commune de son siège social.
Le registre des décisions de l’associé unique peut être tenu au format papier (il s’agit d’un classeur ou d’un cahier) ou au format électronique (le registre est dématérialisé). Attention toutefois, dans ce dernier cas, un mécanisme de signature électronique doit sécuriser la procédure. Un horodatage doit offrir toute garantie en matière de preuve.
Le registre des bénéficiaires effectifs
Cela peut paraître incohérent, étant donné qu’une EURL ne comporte qu’un seul associé ; et pourtant, elle doit obligatoirement tenir un registre des bénéficiaires effectifs. Le RBE est un document qui, comme son nom l’indique, dévoile l’identité de la personne qui contrôle la société. Il faut, en théorie, y indiquer les coordonnées de l’associé qui détient plus de 25 % du capital ou des droits de vote de la société.
Pour ce qui est de l’EURL, le remplissage de ce registre ne pose généralement aucun problème. En effet, l’associé unique détient à lui seul 100 % du capital de l’EURL. C’est donc lui qui doit être déclaré en tant que « bénéficiaire effectif ». Depuis 2021, toute personne intéressée peut prendre connaissance de certaines informations du RBE.
En principe, la déclaration des bénéficiaires effectifs s’effectue lors de la constitution de l’EURL. Elle fait partie des formalités légales à accomplir par la société au titre de sa demande d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés (RCS). Le registre est tenu par le greffier du tribunal de commerce, ce n’est donc pas à l’EURL de s’en occuper.
Les livres comptables
Une EURL doit, comme toute société, tenir deux livres comptables. Il s’agit du livre-journal et du grand-livre. Elle peut gérer elle-même ces registres ou déléguer leur tenue à un expert-comptable. Le format peut être papier ou dématérialisé (des conditions existent pour les registres électroniques).
Le livre-journal recense, par ordre chronologique, tous les mouvements qui ont affecté le patrimoine de l’EURL. On y enregistre les opérations une par une et jour par jour. Chaque enregistrement doit, par ailleurs, indiquer l’origine de l’opération ainsi que les références de la pièce justificative.
Le grand-livre, quant à lui, reprend les mêmes informations que le livre-journal et les présente différemment. Il les ventile selon le plan comptable utilisé par la société, compte par compte et également par ordre chronologique. Ce document n’obéit à aucune condition de forme particulière.
Les autres registres
Une EURL peut avoir à tenir d’autres registres en fonction de la nature de l’activité qu’elle exerce. Les entreprises de bâtiment ont, par exemple, de nombreuses obligations en la matière.
Également, si elle emploie des salariés, elle doit tenir un registre unique du personnel ainsi qu’un document unique d’évaluation des risques.
Enfin, si la société dispose d’un site Internet qui traite des données personnelles, elle doit se conforter aux dispositions du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et tenir un registre des traitements.
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