Après la clôture de chaque exercice, le gérant doit préparer l’assemblée générale annuelle de la SARL. Il est donc nécessaire de bien appréhender le déroulement d’une assemblée générale annuelle, de sa préparation à l’exécution des démarches postérieures à sa tenue.
Nous vous expliquons dans ce dossier comment préparer l’assemblée générale annuelle de votre SARL en tenant compte de la présence ou non d’un commissaire aux comptes :
- L’assemblée générale annuelle d’une SARL sans commissaire aux comptes
- L’assemblée générale annuelle d’une SARL avec un commissaire aux comptes
Nous rappelons que l’assemblée générale annuelle d’une SARL doit se tenir dans les 6 mois qui suivent la date de clôture de l’exercice.
Préparer l’assemblée annuelle d’une SARL sans commissaire aux comptes
Voici le calendrier à respecter pour la préparation de l’assemblée générale annuelle d’approbation des comptes d’une SARL sans commissaire aux comptes, de la préparation des documents à la mise en paiement des dividendes éventuellement distribués.
Avant la date de convocation à l’assemblée : Préparation des documents
Le gérant de la SARL doit préparer le rapport de gestion et le texte des résolutions avant la date de convocation des associés à l’assemblée générale annuelle. Les comptes annuels ainsi que, le cas échéant, les comptes consolidés et le rapport de gestion du groupe doivent également être établis avant cette date.
15 jours minimum avant la date de l’assemblée : Convocation des associés
15 jours au plus tard avant la date de tenue de l’assemblée générale annuelle, le gérant de la SARL doit convoquer les associés de la société. Attention : les statuts de la SARL peuvent prévoir un délai minimum de convocation plus long.
Cette convocation doit être effectuée par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) ou par courrier électronique. La convocation est accompagnée des documents suivants :
- les comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe),
- le rapport de gestion (sauf si la SARL bénéficie d’une dispense),
- le texte des résolutions.
Le cas échéant, doivent également être fournis : les comptes consolidés, le rapport de gestion du groupe et le rapport sur les conventions réglementées.
Entre la date de convocation et la date de l’assemblée : Prérogatives des associés
Entre la date de convocation à l’assemblée générale annuelle et la date de sa tenue, les associés de la SARL peuvent consulter l’inventaire au siège social de la société et poser des questions écrites au gérant de la SARL.
Avant la date de l’assemblée : Demande de prolongation du délai de tenue de l’assemblée
En cas d’impossibilité de tenir l’assemblée générale annuelle dans les 6 mois suivants la date clôture de l’exercice, le gérant de la SARL peut demander au président du tribunal de commerce une prolongation du délai pour tenir l’assemblée.
Cette prolongation de délai est de 6 mois maximum.
Date de l’assemblée : Tenue de l’assemblée générale annuelle
L’assemblée générale annuelle de la SARL a lieu à la date prévue. Les associés se réunissent en vue de statuer sur :
- L’approbation, le rejet ou la modification des comptes annuels,
- L’affectation du résultat de l’exercice,
- L’approbation de certaines dépenses non déductibles,
- Et l’examen de tous les autres points inscrits à l’ordre du jour.
Cette assemblée peut être l’occasion de donner un quitus au gérant pour l’accomplissement de son mandat, de ratifier les conventions entre la société et un associé ou un gérant, et de prendre toute autre décision relevant de la compétence de la collectivité des associés.
1 mois ou 2 mois après la date de l’assemblée : Dépôt des comptes sociaux au greffe
Dans le mois qui suit la date de l’assemblée, le gérant de la SARL doit déposer au greffe du tribunal de commerce un exemplaire certifié conforme :
- Des comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe),
- De la proposition d’affectation du résultat soumise à l’assemblée et de la résolution votée,
- Et, le cas échéant, des comptes consolidés et du rapport de gestion du groupe.
Si le dépôt est effectué de manière électronique, il doit être effectué au plus tard dans les 2 mois qui suivent la date de l’assemblée.
A cette occasion, le gérant de la SARL peut demander la confidentialité des comptes annuels lorsque la société y est éligible. Les états ne seront ainsi pas rendus publics.
Lorsque les associés ont refusé d’approuver les comptes de l’exercice, une copie de la délibération doit être déposée au greffe.
9 mois maximum après la clôture de l’exercice : Mise en paiement des dividendes
Lorsque les associés de la SARL décident une distribution de dividendes lors de l’assemblée générale annuelle, la mise en paiement des dividendes doit intervenir au plus tard avant la fin du 9ème mois qui suit la date de clôture de l’exercice.
Préparer l’assemblée annuelle d’une SARL avec un commissaire aux comptes
Voici le calendrier à respecter pour la préparation de l’assemblée générale annuelle d’une SARL avec un commissaire aux comptes, de la préparation des documents à la mise en paiement des dividendes éventuellement distribués.
1 mois après la clôture de l’exercice : Information sur les conventions réglementées
Au plus tard 1 mois après la clôture de l’exercice, le gérant de la SARL doit informer le commissaire aux comptes sur les conventions réglementées conclues au cours des exercices antérieurs qui se sont poursuivies au cours de l’exercice clos.
1 mois avant la date de convocation à l’assemblée : Préparation des comptes annuels
Le gérant de la SARL doit établir les comptes annuels et le rapport de gestion 1 mois au moins avant la date de convocation des associés à l’assemblée générale annuelle, ainsi que, le cas échéant, les comptes consolidés et le rapport de gestion du groupe.
En effet, avant ce délai, le gérant doit avoir communiqué ces documents au commissaire aux comptes.
Avant la date de convocation à l’assemblée : Préparation du texte des résolutions
Le gérant de la SARL doit préparer le texte des résolutions avant la date de convocation des associés à l’assemblée générale annuelle.
15 jours minimum avant la date de l’assemblée : Convocation des associés
Les règles sont identiques à celles indiquées pour la SARL sans commissaire aux comptes (voir ci-dessus) sauf qu’il est nécessaire de joindre également le rapport du commissaire aux comptes en annexe de la convocation.
Entre la date de convocation et la date de l’assemblée : Prérogatives des associés
Les règles sont identiques à celles indiquées pour la SARL sans commissaire aux comptes (voir ci-dessus).
Avant la date de l’assemblée : Demande de prolongation du délai de tenue de l’assemblée
Les règles sont identiques à celles indiquées pour la SARL sans commissaire aux comptes (voir ci-dessus).
Date de l’assemblée : Tenue de l’assemblée générale annuelle
Les règles sont identiques à celles indiquées pour la SARL sans commissaire aux comptes (voir ci-dessus).
1 mois ou 2 mois après la date de l’assemblée : Dépôt des comptes sociaux au greffe
Les règles sont identiques à celles indiquées pour la SARL sans commissaire aux comptes (voir ci-dessus) sauf qu’il est également nécessaire de déposer au greffe :
- Le rapport du commissaire aux comptes sur les comptes annuels,
- Le cas échéant, les observations du commissaire aux comptes sur les modifications apportées par l’assemblée sur les comptes,
- Et, le cas échéant, le rapport du commissaire aux comptes sur les comptes consolidés.
9 mois maximum après la clôture de l’exercice : Mise en paiement des dividendes
Les règles sont identiques à celles indiquées pour la SARL sans commissaire aux comptes (voir ci-dessus).
